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Mit ChatGPT und Co. gegen das Chaos

Künstliche Intelligenz für Projektleiter

Lassen sich die Daten in den Händen der Projektleiter nur mit Mühe aktuell halten, lohnt der Blick auf künstliche Intelligenz. Unternehmen können heute ein individuelles KI-System aufsetzen, das die Verantwortlichen etwa bei Priorisierung und Prozessgestaltung unterstützt.

(Bild: ©Diane Munropeopleimages.com/stock.adobe.com)

Gerade die Konzeptsteuerung erweist sich als eine sehr zeitintensive und komplizierte Arbeit, bei der Unternehmen mit einer Reihe an schwierigen Herausforderungen kämpfen. Auch in der Zukunft scheinen diese Schwierigkeiten auf den ersten Blick kaum so einfach zu verschwinden. Viele kommen mit dem Schreiben von Plänen überhaupt nicht hinterher. Fast die Hälfte aller Betriebe gab an in einer Techconsult-Umfrage zum Thema Projektmanagement an, dass ihre wichtigen Dokumentationen oft schnell komplett überholt sind und nicht mehr dem neuesten Stand entsprechen. „Im schlimmsten Fall führt dies sogar so weit, dass sich eine vollständige Aktualisierung der Daten überhaupt nicht mehr gestalten lässt. Dies sorgt jedoch für eine starke Überlastung des restlichen Teams und bedeutet häufig ein vermehrtes Auftreten von Schwierigkeiten in den zusammenhängenden Prozessen“, sagt Sebastian Dörr-Willken, Geschäftsführer von Semantic Applications. „Besonders anfängliche Aufwandsschätzungen, wiederkehrende Status-Updates oder auch die stetige Ressourcenanpassung kosten die zuständigen Führungskräfte häufig Unmengen an Zeit und sorgen gleichzeitig dafür, dass andere, ebenso wichtige Aufgaben einfach liegen bleiben.“ In diesem Zusammenhang gewinnt daher der Einsatz von digitalen Werkzeugen wie beispielsweise entsprechende Software oder künstliche Intelligenz (KI) immer mehr an Bedeutung, um die Prozessabläufe effektiver zu gestalten.

Richtige Unterstütung?

Im ersten Moment scheint KI in diesem Feld eher ungeeignet, da sich die meisten Projekte zu stark voneinander unterscheiden. In den letzten Jahren hat vor allem aber das maschinelle Lernen eine schnelle Entwicklung durchgemacht und Programme können sich nun auf solche Situationen einstellen. KI-Systeme werten innerhalb kurzer Zeit besonders wiederkehrende Muster oder große Datensätze aus und bearbeiten dazugehörige Aufgaben. Mit der Zeit-, Aufwands- oder Ressourcenplanung übernimmt das System viele technisch aufwendige Tätigkeiten selbstständig. „Somit unterstützt künstliche Intelligenz den Projektleiter bei seinen vielen täglichen Herausforderungen, damit er seine Aufmerksamkeit vor allem auf die kommunikativen und menschlichen Bereiche des Jobs, wie das Arbeitsgruppen- oder Stakeholdermanagement, konzentrieren kann“, sagt Dörr-Willken.

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Projektverlauf prognostiziert

Bei der Masse an Aufgaben geht der entscheidende Teamgedanke oder die wichtige Beziehungspflege ansonsten schnell verloren. Zugleich besitzt KI auch die Fähigkeit, den weiteren Projektverlauf in Teilen zu prognostizieren. Systeme haben die Chance, durch die Analyse der gesammelten Daten schon im Vorfeld abzuschätzen, wann oder wo es zu Problemen und Verzögerungen kommt, bevor sie überhaupt erstmals auftreten. Hier kann der Projektleiter dann umgehend eingreifen und drohende Schwierigkeiten schon im Keim ersticken.

Entscheidende Lösungshilfe

Künstliche Intelligenz hat gerade in den letzten Jahren enorme Fortschritte gemacht und Programmierer haben ihre nützlichen Fähigkeiten verstärkt für solche Einsätze ausgebaut. ChatGPT bildet hier nur die Spitze eines gigantischen Eisbergs an Möglichkeiten. Dörr-Willken erläutert: „Aktuell findet diese Technologie noch wenig Einsatz im täglichen Projektmanagement, da viele Unternehmen die Vorteile überhaupt nicht im Blick haben. Manchen fehlte bisher auch die Möglichkeit, sich mit diesem Thema zu beschäftigen. Dies sollte sich in der nächsten Zeit unbedingt ändern. Mit immer komplexeren Projekten im digitalen Umfeld und einer ungeheuren Masse an Daten sind Projekte ansonsten schnell zum Scheitern verurteilt oder ziehen sich unnötig in die Länge. Dies sorgt auch für erhöhte Kosten, die sich in der aktuellen wirtschaftlichen Lage kein Unternehmen leisten kann.“

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Spezielle Datenbank nötig

Durch eine entsprechende Anpassung der KI an die betriebsinternen Aufgaben und Abläufe arbeiten Projektverantwortliche entspannter und der Betrieb muss häufig weniger Ressourcen aufwenden. Wie ein digitaler Assistent hilft das Programm mit seinen Algorithmen u.a. dabei, Prioritäten zu setzen, die Prozesse klar zu definieren und ein hohes Maß an Genauigkeit bei der Datenerfassung zu erreichen. Solche Systeme benötigen im Vorfeld jedoch oft den Aufbau einer dazugehörigen Datenbank, um die gesammelten Informationen vernünftig auswerten zu können. Daher sollten sich Unternehmen schon bald mit dem Thema beschäftigen, wenn sie den Anschluss an die Digitalisierung nicht verlieren wollen.

Zur Firma Semantic Applications
Als Spezialist für semantische Technologien und Softwareentwicklung agiert die 2011 gegründete Firma Semantic Applications von den Standorten Fulda und Našice (Kroatien) aus. Neben IT-Dienstleistungen und Beratung zu Open Source bietet das Unternehmen auch eigene Software aus dem Bereich des semantischen Web an. Mit dem Resource Manager hat der Anbieter zudem eine eigene Software für das interne Personalmanagement kleiner und mittelständischer Unternehmen auf den Markt gebracht. Die Anwendung lässt sich individuell zuschneiden und bringt Funktionalitäten für Zeiterfassung oder direkte Rechnungserstellung mit.

Datum:8. November 2023

Autoren:Sebastian Dörr-Willken ist Geschäftsführer der Semantic Applications GmbH & Co. KG

Themen: Produktionsmanagement

Webseite: www.semantic-applications.de

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