Projektcontrolling ist mehr als ein reaktives Instrument zur Planerfüllung: aufeinander abgestimmte Methoden und IT-Anwendungen leisten einen Beitrag, um unternehmensstrategische Auswirkungen von Projektabläufen auch dann nicht aus den Augen zu verlieren, wenn die Zahl der jährlichen Projekte in die Hunderte geht.

Bild: Prevero Aktiengesellschaft

Das Management von Projekten, Investitionen und unternehmerischer Vorhaben ist zentraler Bestandteil in der Steuerung jeder Firma. Schon in mittelständischen Unternehmen sammelt sich in der Regel jedes Jahr ein Portfolio von mehreren hundert Projekten an. Die Liste der unterschiedlichen Projekttypen ist lang und umfasst Investitionsprojekte, Bauprojekte, IT-Projekte, Kundenprojekte, Strategieprojekte genauso wie Produktentwicklungen. Nicht minder lang ist die Liste der Faktoren, die über den Erfolg eines Projektes entscheiden. Zudem führt der wachsende Kostendruck häufig zu geringeren Projektbudgets. Angesichts dieser Herausforderungen kann die richtige Auswahl an Projekten maßgeblich zum Unternehmenserfolg beitragen. Der Auswahlprozess lässt sich dabei etwa durch Erfassung, Bewertung und Priorisierung der unternehmerischen Vorhaben steuern. Für Projektleiter und Management kommt es letztlich darauf an, ob einerseits die richtigen Projekte und Investitionen verfolgt und andererseits die ausgewählten Projekte auch richtig durchgeführt werden.

Daher erwägen viele Unternehmen die Einführung eines Projektcontrollings in Verbindung mit spezifischen IT-Systemen, denn die Organisation dieser Aufgaben mithilfe von Excel-Tabellen stößt ab einem Punkt an Grenzen: Wenn zum Beispiel die Aktualisierung und Pflege der Datenbestände insgesamt unwirtschaftlich geworden ist, kann sich der Griff zu einer spezifischen IT-Lösung lohnen. Da sich bereits das Reporting über Projekte und Projektportfolio durch geeignete Software in der Regel deutlich beschleunigen lässt, setzen viele Projektcontrolling-Konzepte an dieser Stelle an. Den Erfolg dieser Methoden belegen Entwicklungen bei Unternehmen wie der Schweizer Swisscom AG, die auf diese Weise 25 Prozent an Zeit oder rund 240.000 Schweizer Franken pro Jahr einsparen konnte. In diesem Fall wurden mehr als 800 Projekte mit einer durchschnittlichen Laufzeit von rund einem Jahr mit der klassischen Projektplanung verknüpft. Zu den erzielten Vorteilen zählte zum Beispiel, dass die Pflege der projektbezogenen Finanzdaten im Data Warehouse des Unternehmenssystems sowie einer überdimensionierten und schwer wartbaren Excel-Lösung durch den Einsatz einer spezifischen Projektcontrollingsoftware überflüssig wurden.

Projektcontrolling am Produktportfolio ausrichten

Projektcontrolling lässt sich in gewisser Weise mit dem Fahren eines Autos vergleichen, dessen komplexer Bordcomputer ständig eine Vielzahl von Parametern abfragt, überwacht und bewertet. Dem Fahrer werden aber nur die wichtigsten Daten angezeigt, wie etwa Geschwindigkeit, Drehzahl oder Tankanzeige. Würden alle erfassten Daten ständig zur Verfügung gestellt werden, wäre der Fahrer mit den vielen Informationen überfordert und würde unter Umständen ein höheres Unfallrisiko auf sich ziehen. Übertragen auf das Projektcontrolling in der Fertigungsindustrie bedeutet dies, ebenfalls stets Zugriff auf zentrale Projekt-Parameter zu erhalten. Dazu zählen die Informationen, die Chancen und Risiken für das Projektportfolio betreffen und somit Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens haben.

Neben Überwachungsaufgaben kann IT-gestütztes Projektcontrolling durch die Analyse der zusammengeführten Daten einen Beitrag leisten, die Methoden der Projektabwicklung weiterzuentwickeln. Umfassendes Controlling unterstützt somit das Projektmanagement bei Planung, Realisation und Abschluss der Projekte. Das Ziel ist, begrenzte Mittel an Zeit und Ressourcen optimal einzusetzen, die Zielvorgaben mit dem Projektportfolio oder einzelner Projekte zu vergleichen sowie Abweichungen zu ergründen und Gegenmaßnahmen zu entwickeln. Planung, Steuerung und Kontrolle sowie Bericht und Dokumentation auf Ebene des Projektportfolios beziehungsweise auf Einzelprojektebene bilden damit zentrale Teilaspekte des Projektcontrollings.

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