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Fakturierung ohne Papier

Ein digitales Format für alle Rechnungen

Der neue Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen im Format 'ZUGFeRD' kommt langsam im produzierenden Mittelstand an. Die Umstellung papierbasierter Rechnungsprozesse auf eine digitale Verarbeitung verspricht jedoch der gesamten Wirtschaft Vorteile. Schon jetzt gibt es Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP), die den Standard unterstützen. Dieser Beitrag zeigt, wie sich die betrieblichen Abläufe am neuen Format ausrichten lassen und worauf es bei der Umstellung ankommt.




Bild: ©contrastwerkstatt/Fotolia.com; Industrial Application Software GmbH

ZUGFeRD steht für den ‚Zentralen User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland‘ und soll gerade kleinen und mittelständischen Betrieben den Zugang zum elektronischen Datenaustausch erleichtern. Der übergreifende Standard ergänzt bestehende Electronic Data Interchange (EDI)-Standards und gestattet Unternehmen aller Branchen, ihre Rechnungen automatisiert und papierlos zu erstellen, zu versenden, zu empfangen und zu verarbeiten. Bei allen daraus resultierenden Vorteilen ist die technische Umstellung ohne große Investitionen in zusätzliche Systeme möglich. Da ZUGFeRD auf gängigen Dateiformaten wie PDF und XML aufsetzt, beschränkt sich der systemseitige Aufwand auf die Einrichtung einer Schnittstelle. Im Gegensatz zu den reinen Enterprise Content Management-Lösungen (ECM) haben bis heute nur wenige ERP-Anbieter ihre Systeme an den ZUGFeRD-konformen Rechnungsaustausch angepasst. Deshalb sehen sich die Softwarehäuser, deren Lösungen bereits E-Rechnungen nach dem neuen Standard verarbeiten können, umso stärker in der Pflicht, aktiv Aufklärungsarbeit zu betreiben und repräsentative Erfahrungen aus dem Echtbetrieb in ihren Systemen zu berücksichtigen.

Funktionalität und Spezifikationen

Eine Rechnung gemäß ZUGFeRD wird üblicherweise dann erzeugt, wenn sie gedruckt beziehungsweise eingescannt wird. Für die zu druckenden oder zu digitalisierenden ZUGFeRD-Rechnungen gilt das neue Format PDF/A3. Dieses enthält – für den Benutzer unsichtbar – eine strukturierte XML-Datei. Darin sind alle relevanten Informationen gespeichert, welche dem Anwender in der PDF-Ansicht dargestellt werden und ihm für die sofortige elektronische Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen. Auf diese Weise können die Daten aus der XML-Datei direkt von der empfangenden, respektive der ausgehenden Software ein- und ausgelesen sowie bearbeitet werden. Selbstverständlich ist auch bei Rechnungen im ZUGFeRD-Format darauf zu achten, dass die gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung erfüllt sind. Innerhalb dieses Standards sind drei Modelle definiert – Basic, Comfort und Extended. Diese ‚Pakete‘ unterscheiden sich in ihrem Informationsgehalt, ihrer Automatisierungstiefe und dem erforderlichen Integrationsgrad in gegebenfalls vorhandene Fakturierungsprogramme. Deshalb sollten individuelle Anforderungen und bestehende technische Gegebenheiten des Unternehmens vor der Umstellung analysiert werden, um auf ein geeignetes Datenmodell zu setzen. Die Übersicht ‚Wissenswertes‘ fasst die vorgeschriebenen Mindestanforderungen zusammen und grenzt die Varianten Basic, Comfort und Extended voneinander ab (siehe Bild oben). Von der technischen Seite abgesehen ist es ratsam, alle Geschäftspartner über die Möglichkeit zur Nutzung von E-Rechnungen im neuen Format vor der Einführung schriftlich zu informieren.



ZUGFeRD-Modelle Basic, Comfort und Extended. Die Darstellung der aufgeführten Inhalte ist beispielhaft und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
Bild: Industrial Application Software GmbH

Das Format im ERP-System abbilden

Der ZUGFeRD-Standard ist branchenunabhängig und kann sowohl beim Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, als auch von Behörden und öffentlichen Verwaltungsorganisationen verwendet werden. Für die Benutzer von E-Rechnungen in diesem Format ergeben sich aus der digitalen Weiterverarbeitung von Rechnungsdaten zahlreiche Vorteile. Durch den elektronischen Austausch von Rechnungsinformationen können Zahlungsvorgänge automatisiert und verschlankt werden. Fehler, wie sie bei einer manuellen Rechnungserfassung passieren, werden vermieden und gleichzeitig der Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich minimiert. Somit können Unternehmen in einem Schritt die Kosten senken und die Liquidität verbessern: Einerseits entfallen zum Beispiel Bearbeitungs-, Papier-, Druck- sowie Kopier- und Portokosten fast vollständig. Andererseits führt eine schnellere Zustellung als auf dem Postweg zu einem früheren Geldeingang. Da bei E-Rechnungen alle Fachabteilungen sofort Zugriff auf die entsprechenden Rechnungsdokumente haben, lassen sich auch interne Abläufe verbessern. Es ergibt sich darüber hinaus die Chance, Zugang zu größeren Geschäftspartnern zu erhalten, weil diese ihre zentralen Prozesse in der Regel elektronisch abwickeln. Das neue PDF/A3 ist zudem ein Format zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente. In der Struktur des Formates erstellte Rechnungen erfüllen die gesetzlichen Anforderungen zur Revisionssicherheit und lassen sich leicht durchsuchen.

Um 60 Prozent geringere Kosten



Bild: Industrial Application Software GmbH

„Ein Unternehmen, welches das ZUGFeRD-Datenmodell auf der Rechnungsausgangsseite einsetzt, spart durch den Einsatz des Datenformats verbunden mit einer Prozessoptimierung rund 10 Euro. Es senkt die Kosten um 60 Prozent je Rechnung. Darüber hinaus werden die Rechnungen im Durchschnitt 5,3 Tage früher bezahlt. Beim Rechnungseingang geht das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie von einer Kostenersparnis in gleicher Höhe aus. ERP-Systeme, wie etwa auch caniasERP, die das neue einheitliche ZUGFeRD-Format unterstützen und sich aufgrund ihres modularen Aufbaus und der technologischen Flexibilität gut für mittlere Unternehmen eignen, bergen ein großes Potenzial für die Digitalisierung von Prozessen im Mittelstand“, sagt Dr. Friedrich Wilhelm Haug, Ministerialrat des BMWi, zu den ersten Praxiserfahrungen.

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Bild: ©contrastwerkstatt/Fotolia.com; Industrial Application Software GmbH



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