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Externe Konsignationslager kontrollieren und steuern

Der Hersteller von Medizinprodukten Julius Zorn setzt seit einiger Zeit im Außendienst auf mobile Barcode-Scanner. Mit einer eigens entwickelten Software werden externe Inventurdaten direkt an die Unternehmensplanung des Aichacher Zentrallagers übertragen. Die Funktionen werden mittlerweile vom gesamten Vertrieb genutzt.

Bild: Julius Zorn GmbH

Ob Bandagen, Orthesen oder Kompressionsstrümpfe – in Sachen Kompressionstherapie für medizinische Anwendungen gibt es kaum einen größeren Spezialisten am Markt als das Aichacher Unternehmen Julius Zorn GmbH. Der Mittelständler verfügt über 100 Jahre Erfahrung, beschäftigt weltweit über 800 Mitarbeiter und beliefert 13.000 internationale Fachhandelskunden. Diese können auf über 10.000 Produkte zurückgreifen, die von dem Medizintechnik-Fertiger entwickelt, hergestellt und vertrieben werden. Eine derart große Produktpalette erfolgreich zu vermarkten, bleibt eine Herausforderung für jeden Vertrieb. Um einen steten Warenfluss zu gewährleisten, nutzt das Unternehmen Konsignationsläger, bei denen Vertrieb und Lagerhaltung eine Einheit bilden. Die Kontrolle dieser Lagereinheiten gestaltete sich jedoch lange Zeit als aufwändig. Außendienstmitarbeiter klagten über schlecht sortierte Läger, und nach der Inventur wurden häufig Fehler festgestellt.

Konsignationslager für schnelle Verfügbarkeit

Konsignationsläger befinden sich direkt beim Kunden. Buchhalterisch ähnelt dies dem Minibarsystem in Hotels – der Kunde zahlt letztlich nur die Ware, die er tatsächlich dem Lager entnimmt. Der Zeitpunkt der Entnahme markiert somit die Lieferung und diese wiederum das Kaufgeschäft. Sache des Einlagerers ist es nun, den Lagerbestand regelmäßig zu erfassen und zu kontrollieren, um hohe Lieferbereitschaft sicherzustellen. Das geschieht im Rahmen turnusmäßiger Inventuren, bei denen genau festgestellt wird, wie viel Ware noch auf Lager ist und wie viel fehlt. Auf die Fehlmenge wird eine Rechnung ausgestellt, und der Restbestand wird entweder nachbestellt und produziert oder sofort wieder aufgefüllt. Bei dem Herstelller von Medizinprodukten übernehmen die Außendienstmitarbeiter die Inventur der Konsignationsläger. Jeder einzelne Vertriebler verfügt über ein definiertes Liefergebiet und einen festen Stamm an Fachhandelskunden. In einer deutschen Großstadt können sich bis zu 70 Konsignationsläger befinden, die alle von einem einzigen Mitarbeiter verwaltet werden.

Von den Vorzügen dieser Art der Lagerhaltung profitieren beide Seiten: Der Fachhändler hat die Ware schneller zur Hand und bezahlt lediglich das, was er an den Endkunden weiterverkauft – bis zur Entnahme liegt das Warenrisiko allein beim Lieferanten. Durch den verzögerten Eigentumsübergang kann Kapital freigesetzt werden. Die betrieblichen Prozesskosten lassen sich ebenfalls reduzieren, da sich die Lieferflexibilität ohne Zutun des Händlers erhöht. Auf Seite des Herstellers greift hingegen das ‚Hase-und-Igel-Prinzip‘: Während die Ware der Mitbewerber lange Lieferwege gehen muss, liegen seine Artikel permanent auf Lager. Im Zweifelsfall wird der Händler eher den transaktionsärmsten Weg wählen und auf die verfügbaren Artikel zurückgreifen. „Die Konsignationsläger bieten Vorteile für beide Seiten. Als Unternehmen erzielen wir damit vor allem eine langfristige Kundenbindung“, sagt Silvia Mangold, IT-Organisationsleiterin bei Julius Zorn. „Dennoch ist die Führung und Kontrolle der Läger aufwendig. Wenn ein Außendienstler, mit Klemmbrett und Bleistift bewaffnet, nacheinander 70 Inventurstellen überprüfen muss, dann können sich immer wieder Fehler einschleichen.“

Herausforderung Chaotische Lagerhaltung

Ein Grundproblem sieht Mangold in der chaotischen Lagerhaltung, die von Kunde zu Kunde unterschiedlich gehandhabt wird und vielerorts über keine festen Zuordnungen verfügt: „Wir können nicht davon ausgehen, dass unsere Kunden ihre Läger optimal führen oder uns jedes Mal anrufen, wenn sie dem Lager etwas entnehmen. Wir wollen es dem Kunden ja auch so einfach wie möglich machen.“ So geschieht es häufig, dass der Fachhändler die Konsignationsware an einen beliebigen Platz im Lager zurücklegt. Eine rein visuelle Bestandsaufnahme wird auch dadurch deutlich erschwert, das sich viele Medizintechnik-Erzeugnisse in Verpackung und Format ähneln. Zeitaufwändige und manchmal auch fehlerhafte Inventuren sind die Folge. Auch bei der Bestellannahme bestanden Möglichkeiten zur Verbesserung: „Unser Außendienstler füllt nach, was vom Händler verkauft worden ist. Der Kunde hat außerdem die Möglichkeit, zusätzliche Bestellungen bei uns aufzugeben. Diese Mengen wurden bisher manuell erfasst und mussten im Kundenservice nachbearbeitet werden. Hier schwebte uns schon lange eine einheitliche und schnell zu verarbeitende IT-Lösung vor“, schildert Mangold.

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