Bestellvorgänge auf elektronischem Wege abzuwickeln, gehört für die meisten Unternehmen mittlerweile zum erklärten Standard. Doch in der Praxis wird selbst der ‚klassische‘ elektronische Datenaustausch häufig nur mit den wenigen, wichtigen Geschäftspartnern durchgeführt.

Bild: Prozeus

Der elektronische Datenaustausch (EDI) wird für Unternehmen immer wichtiger: Betriebe die umfassend auf EDI setzen und auch aufwandsintensive Kleinstbestellungen über das System abwickeln, können nicht nur von einer spürbaren Fehlerreduktion ihrer Bestellvorgänge profitieren, sondern auch von Kostensenkungen und schlankeren Arbeitsabläufen. Zudem fällt in der Regel die Gestaltung von Geschäftsbeziehungen mit Partnern leichter – insbesondere für die Integration von Lieferanten lassen EDI-Lösungen erhebliche Synergiepotentiale erkennen. Denn ein Produkt kann nur dann hergestellt werden, wenn die dafür notwendigen Teile oder Rohstoffe vorhanden sind. Fehlt etwas, muss die Produktion warten und Liefertermine können nicht eingehalten werden, wodurch finanzielle Einbußen drohen.

Keine Frage der Unternehmensgröße

Gerade bei Unternehmen mit vielen verschiedenen Lieferanten und häufigen kleinteiligen Bestellungen kann sich daher ein zeitgemäßes EDI-System schnell als profitabel erweisen. So kann beispielsweise ein Pharmaunternehmen mit Hilfe maschinengestützter Bestellabwicklungsprozesse eine höhere Sicherheit schaffen, dass Lieferzusagen eingehalten werden, indem Dokumente, wie beispielsweise Bestellungen oder Auftragsbestätigungen, zeitnah ausgetauscht werden. Zu den Nutzern gehören sowohl Großunternehmen als auch mittelständische Firmen.

Der standardisierte Datenaustasch kann sich aber auch für Betriebe lohnen, die schnell und ohne große Vorarbeit Dokumente mit Großkunden austauschen wollen. Dazu bietet beispielsweise das Softwarehaus Actina-Interchange die Lösung Sico Office an, um kleinen und mittelständischen Unternehmen bei der gleichberechtigten und sicheren elektronischen Kommunikation mit Geschäftspartnern zu unterstützen. Dabei werden die Dokumente in der Software erstellt und verschlüsselt über das Netz des Anbieters übertragen.

Eine integrierte Formulardatenbank enthält Dokumentvorlagen für Geschäftsvorgänge wie Bestellungen, Bestellbestätigungen, Rechnungen und andere Belege. Durch das dahinterliegende System kann jeder mit jedem auf elektronischem Wege kommunizieren, ohne in eine aufwändige Softwarelösung oder proprietäre EDI-Verbindungen investieren zu müssen. Inwieweit sich die elektronische Übertragung von Auftragsdaten, deren automatische Verbuchung oder eine elektronische Rechnungsstellung positiv auf die Abwicklung der Arbeitsprozesse in Unternehmen auswirkt, können potenzielle EDI-Anwender selbst beeinflussen.

Insbesondere die Kostenreduktion durch die EDI-geförderte Verschlankung bislang gepflegter Arbeitsprozesse ist für viele Unternehmen ein großer Vorteil, wie das Beispiel einer Bestellabwicklung zeigt: Die Bestellung des Kunden wird fast in Echtzeit, sicher und fehlerfrei als Auftrag im System des Lieferanten erfasst; zudem spart das Ablösen papierbasierter Prozesse durch den elektronischen Datenaustausch Rohstoffe.

Höhere Reaktionsfähigkeit im Produktionsnetzwerk

Auch im Unternehmensbereich Produktion können durch den Einsatz lieferkettenübergreifenden Datenaustauschs Vorteile sichtbar werden. Denn durch die integrative Informationsverarbeitung einer EDI-ausgerichteten Bestellabwicklung wird beispielsweise eine ‚Just-in-time‘-Produktion überhaupt erst möglich, zudem lässt sich auf diese Weise die Logistik in Produktionsunternehmen vielfach stringenter gestalten.

Für die beteiligten Unternehmen kann die verbesserte Durchgängigkeit des Datenflusses über mehrere Stufen der Lieferkette hinweg mehr Stabilität in der Auftragnehmerkette bedeuten. Eventuell auftretende Engpässe lassen sich durch die enge Abstimmung der Informationsprozesse zwischen Abnehmern und Lieferanten frühzeitig erkennen, was Raum für Gegenmaßnahmen schafft und so verbesserte Leistung und Verfügbarkeit für die Produktionskette bedeuten kann.

In Fertigungsnetzwerken der Luft- und Raumfahrt beispielsweise dient die Integration der gesamten Lieferantenkette in EDI-Strukturen dazu, die Nachverfolgbarkeit von allen Teilen in einer Maschine zu gewährleisten. Treten etwa Fehler auf, lässt sich so quasi ‚auf Knopfdruck‘ erkennen, wer welche Schraube hergestellt hat. Das Thema ‚Nachvollziehbarkeit‘ wird auch in der Lebensmittelproduktion groß geschrieben: Gemäß der EU-Verordnung 178/2002 muss die Rückverfolgbarkeit von Produkten in allen Produktionsstufen sicher gestellt sein. Alle am Produktionsprozess beteiligten Unternehmen müssen jederzeit identifiziert werden können.

Der elektronische Datenverkehr hilft daher maßgeblich, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Andernfalls wären der administrative Aufwand und die Fehlerwahrscheinlichkeit um ein Vielfaches höher. Auch beim Einsatz von Enterprise Resource Planning-Software (ERP) wie zum Beispiel SAP kann der Einsatz von EDI die bessere Ausnutzung des Systems unterstützen: Viele Funktionalitäten können erst dann voll ausgeschöpft werden, wenn Belege nicht mehr manuell erfasst werden. Dazu zählen beispielsweise die Definition von Freigabeverfahren, die Freischaltung von Workflows zur Behandlung von eventuellen Abweichungen zur ursprünglich im System angelegten Bestellung sowie die automatische Aktualisierung von Einkaufsinformationen.

Klare Rahmenbedingungen erforderlich

Wird der ‚Schalter‘ für den Informationsfluss in der Lieferkette erst einmal auf EDI umgelegt, läuft der Datenaustausch weitgehend selbständig. Das entlastet beispielsweise Mitarbeiter im Einkauf, da eine tiefere Kenntnis des Warenwirtschaftssystem des Partnerunternehmens oder dessen technischer Modalitäten nicht mehr erforderlich ist. Inwieweit sich EDI und die dadurch mögliche papierlose Bestellabwicklung in Produktionsunternehmen positiv auf das Zusammenspiel mit Zulieferern auswirkt, hängt aber nicht zuletzt von der Qualität der Vorarbeit und den geschaffenen Rahmenbedingungen ab.

Zur Klärung der Frage, welche Unternehmensbereiche von der Einführung des elektronischen Dokumentenaustauschs profitieren können, sollten Unternehmen zusammen mit dem Systemanbieter Rahmenbedingungen und Lösungsszenarien erarbeiten, um Bestell- und Lieferprozesse später in der gewünschten Form abwickeln zu können. Neben den organisatorischen Voraussetzungen müssen die technischen Rahmenbedingungen geschaffen werden – etwa im Hinblick auf Protokolle, Formate und Software – um die übertragenen Daten via Schnittstellen zum Warenwirtschaftssystemen direkt in die Unternehmenssoftware fließen zu lassen.

Eine notwendige Teilaufgabe dabei stellt etwa die Abstimmung der Artikelstammdaten der Kommunikationspartner dar. Erfahrungen aus Implementierungsprojekten zeigen, dass Produktionsunternehmen auch kurzfristig von der EDI-Integration ihrer Lieferketten profitieren können: Allein mit der Umstellung einer Belegart auf die elektronische Übertragung lässt sich der Abwicklungsaufwand um bis zu 20 Prozent senken.

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