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Dynamische Formulare

Wider die Papierwut

Formulare sind in der Fertigungsindustrie ein wesentlicher Bestandteil der Dokumentation von Prozessen in der Instandhaltung von Maschinen und Anlagen. Nicht selten stellt die Vielzahl der existierenden Formulare deshalb auch eine Hürde bei einer konsequenten und digitalen Umsetzung der Unternehmensprozesse dar. Dynamische Formulare, die sich einfach erstellen und variieren lassen, können hier Abhilfe schaffen.



Bild: Mobilex AG

Ob es sich um ein Protokoll zur Inbetriebnahme, eine Retourenerfassung, eine Zustandsbewertung von Anlagen oder Checklisten handelt – Formulare existieren heute in vielfacher Ausprägung in den Instandhaltungsprozessen der Fertigungsindustrie. Treiber dieser ‚Formularwut‘ sind auf der einen Seite der Gesetzgeber, das Instandhaltungsmanagement, die interne Qualitätssicherung oder das Controlling, auf der anderen Seite der Kunde selbst. Die Senkung von Kosten, die mit der Papiererfassung und späteren elektronischen Nachbearbeitung verbunden sind, spielt oftmals eine zentrale Rolle bei der Einführung mobiler IT-Lösungen für den technischen Außendienst. Gefragt ist hier eine einfache Technologie, die Papierformulare in elektronische Dialoge umwandelt, deren Daten sofort in digitaler Form ins Unternehmen zurückfließen. Dort können dann nachgelagerte Prozesse wie Materialbestellungen, Aufträge oder Faktura anhand der erhobenen Daten automatisch angestoßen werden.

Ein elektronisches Formular für alle Fälle

Vorhandene Formulare zu digitalisieren, verursacht allerdings oft so hohe Kosten, dass Unternehmen am Ende nur die wichtigsten digital umsetzen. Die verbleibenden Formulare werden dann entweder abgeschafft oder weiterhin manuell ausgefüllt und im Bedarfsfall vom Innendienst manuell erfasst. Es gibt jedoch Lösungen wie dynamische Formulare – eine Erweiterung von Mobilex-MIP for Field Service der Mobilex AG – mit denen Unternehmen Formularvorlagen unterschiedlichster Art zentral erstellen und zur Anwendung für den technischen Außendienst ausrollen können. Auf Basis des gängigen XML-Standards können Unternehmen so mit geringem Aufwand neue Formulare selbst erstellen oder bestehende verändern und erweitern. Formularvorlagen werden dabei als XML-Text-Datei definiert. Sie bestehen aus Seiten mit Eingabefeldern und sind durch Gruppierungselemente strukturiert. Sie bieten unterschiedliche Eingabemöglichkeiten, um Daten zu erfassen: Labels, Aufzählungen und Seiten, Textfelder, Auswahlfelder (Drop-Down), Checkboxen, Unterschriften, Tabellen oder flexible Listen.

Die eingegebenen Daten werden automatisch validiert und zwischengespeichert. So kann ein Servicetechniker zum Beispiel bei einer Wartung den Zustand einer Produktionsanlage über eine Checkliste einfach elektronisch erfassen. Sind alle erforderlichen Punkte abgehakt, wird der Bericht abgeschlossen und ein PDF-Dokument davon erstellt. Dies wird anschließend an das Backend übermittelt und dort zu Dokumentationszwecken archiviert. Auch eine Schadenserfassung kann der Servicetechniker in Form einer strukturierten Rückmeldung über ein elektronisches Formular vornehmen, sodass daraus ein neuer Auftrag zur Reparatur generiert werden kann. Die Erstellung dieser Formularvorlagen erfordert XML-Grundkenntnisse und kann nach einer Schulung durch die Fachabteilung übernommen werden.



Die Formulare bieten unterschiedliche Eingabemöglichkeiten, um Daten zu erfassen: Labels, Aufzählungen und Seiten, Textfelder, Auswahlfelder, Checkboxen, Unterschriften, Tabellen oder flexible Listen. Bild: Lammeyer/Stockphoto.com

Formulare mit dynamischen Features

Die dynamischen Abhängigkeiten innerhalb eines Formulars werden durch Skripte in der verbreiteten Skriptsprache Python erzeugt und erfordern Entwickler-Kenntnisse. Deswegen wird die Erstellung dieser Formulare eher die IT- als die Fachabteilung übernehmen oder beide Abteilungen in Zusammenarbeit. Dynamische Abhängigkeiten sind zum Beispiel Eingabefelder, die nur angezeigt werden, wenn bestimmte Daten in anderen Feldern dies erfordern oder sogar obligatorisch machen. Auch Summen lassen sich so automatisch berechnen oder eine Zustandsbewertung generieren, wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind. Es ist auch möglich, die verfügbaren Auswahloptionen je nach Datenkonstellation bestimmen zu lassen. Die Anwendungsbereiche hierfür sind vielfältig: Dynamische Formulare tragen zur Verbesserung der Datenqualität bei, ermöglichen eine direkte Planung vor Ort und können zur Umsatzsteigerung beitragen.

So können Servicetechniker zum Beispiel Wartungszyklen für eine Anlage planen, nachdem sie deren aktuellen Zustand bewertet haben. Sie können auch Fremdprodukte an einem Standort erfassen, um dafür anschließend ein Serviceangebot vom Vertrieb erstellen zu lassen. Dass bei den dynamischen Formularen Skripte lesend auf die Stammdaten des führenden Systems wie zum Beispiel einer Enterprise Resource Planning-Lösung zugreifen, hat den Vorteil, dass viele Daten automatisch in das Formular übernommen werden können und der Techniker sie nicht mehr eingeben oder auswählen muss. Dies können zum Beispiel der Name des Technikers, die Auftragsdetails oder eine Auswahlliste von Equipments sein. Auch Eingabefelder lassen sich zum Beispiel auf Basis von Merkmalen oder Messpunkten am technischen Objekt, von Messwerterfassungslisten oder Codegruppen dynamisch erzeugen. Der Mobilex Skript-Debugger ist ein Tool, das Unternehmen bei der Erstellung der dynamischen Formulare unterstützt. Er zeigt Fehler in der XML-Definition sowie in Skripten auf und schlägt Änderungen vor. Zudem gibt er einen Einblick in den Ablauf von Skripten und erleichtert so die Entwicklung.

Speicherung als Datensatz oder als PDF-Dokument

Werte, die über dynamische Formulare erfasst werden, lassen sich sowohl unstrukturiert – zum Beispiel als PDF-Datei im Dokumentenarchiv – als auch strukturiert als Datensatz in SAP ERP, Microsoft Dynamics oder anderen Systemen speichern. Eine strukturierte Rückmeldung kann zum Beispiel für die Erfassung von Messwerten (als Messbeleg an Messpunkten), Stammdaten (als Merkmale zu Geräten), Checklisten oder Codegruppen erfolgen. Um eine Übernahme und Speicherung fehlerhafter Daten zu vermeiden, erfolgt bereits während der Eingabe eine automatische Validierung der Werte mit Regeln aus dem XML-Code oder aus dem ERP-System.

Für die Erstellung ihrer PDF-Berichte können Unternehmen entweder auf das Standarddesign zurückgreifen oder das Layout ihrer digitalen Formulare individuell gestalten. Mit dem Berichtsdesigner können sie Textfelder, Grafiken oder Tabellen per Drag and Drop platzieren und formatieren. Textfelder lassen sich mit Formulardaten verknüpfen. Für dynamisch generierte Eingabefelder können Platzhalter eingefügt werden, die automatisch wiederholt werden. Zur Anpassung an das Corporate Design eines Unternehmens lassen sich Logos und andere grafische Elemente einfach in das Dokument integrieren. Für die Erstellung können Unternehmen auch ein Papierformular als Vorlage im grafischen Tool nutzen, um die digitale Version daran auszurichten.

Ein für alle Mal elektronisch abgebildet

Dynamische Formulare bieten Unternehmen in der Fertigungsindustrie eine Alternative, ihre Papier-Berichte ein für alle Mal in elektronischer Form abzubilden und zu archivieren. Dies kann Kosten für die manuelle Eingabe durch den Innendienst vermdeiden, die Fehleranfälligkeit durch die automatische Validierung bei der Dateneingabe verringern und die Optimierung des gesamten Serviceprozesses über das Unternehmen hinweg unterstützen.


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