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Dokumentenmanagement

Mit Texterkennung zum Wissensmanagement

Konstruktionspläne, Verträge oder Dokumentationen: In fertigenden Unternehmen entstehen permanent unzählige Dokumente. Texterkennungstechnik kann helfen, effizientes Wissensmanagement zu betreiben. Und darüber hinaus auch produktionsnah eingesetzt werden.

Dokumentenmanagement mit integrierter OCR Technologie

Vernetzung von Produktionsstätten, Digitalisierung, Technologiedatentransfer unter strikten Sicherheitsstandards, mehr Transparenz in der Logistiksteuerung – ob im Großkonzern oder Mittelstand, die Schlagworte rund um ‚Industrie 4.0‘ sind in aller Munde. Auf dem Weg zu dieser neuen Generation von Fertigung werden Dokumentenmanagementsysteme (DMS) zum wichtigen Werkzeug. In jeder produzierenden Organisation fallen täglich große Mengen an Dokumenten an: Konstruktionspläne, Patente, Dokumente zum Produktlebenszyklus, Verträge, Fertigungslisten, Forschungs- und Testdokumentationen, aber auch Kundenkommunikation, Dokumente für Vermarktung sowie für sämtliche geschäftsermöglichenden Prozesse wie Buchhaltung oder Warenwirtschaft. Diese Dokumente und die darin enthaltenen Informationen sind für produzierende Unternehmen von essentieller Bedeutung. Es gilt daher, solche Dokumente sicher zu handhaben und intelligent zu managen.

Moderne DMS-Lösungen ermöglichen ein Verwalten von elektronischen Dokumenten unter Einhaltung externer als auch unternehmenseigener Regeln für die Datensicherheit, denn durch die granulare Zugriffsrechtsregelung können genau definierte Gruppen oder einzelne Mitarbeiter auf individuelle Dokumente zugreifen. Änderungen oder Zugriffe auf Dokumente können dokumentiert werden, was die Sicherheit von Informationen erhöht. Oft genügt es nicht, papierbasierte Informationen einzuscannen oder existierende Dokumenten-Bilder wie Scan-PDFs oder JPGs in einem Dokumenten-Management-System abzulegen. Denn Text, der nur als Bild eingescannt wurde, ist nicht zugänglich. Bildbasierte Dokumente sind daher elektronisch auch nicht durchsuchbar und können nicht von Suchprogrammen im DMS gefunden werden. Wer die Produktivität in Entwicklung und Fertigung steigern will, kann sich jedoch weder klassische Papierarchive noch eine zeitintensive manuelle Suche nach Daten leisten.

Texterkennung kann helfen

Hier können innovative Technologien zur Dokumentenumwandlung und Texterkennung (Optical Character Recognition, OCR) helfen. Denn durch den Einsatz einer OCR-Technologie können Papierdokumente nach dem Einscannen zu voll durchsuchbaren PDF-Dokumenten umgewandelt werden, die bei einer Stichwortsuche rasch zu Verfügung stehen. Auch die Extraktion von Daten aus Scan-PDFs oder Fotos und deren Weitergabe an andere Unternehmenssysteme wird durch OCR- und Datenerfassungslösungen möglich, wie sie beispielsweise bei der Verarbeitung von Formularen oder Rechnungen zur Anwendung kommt. Durch die Integration von OCR- und Dokumentenerfassungstechnologien in DMS-Lösungen wird ein effizientes Wissensmanagement möglich, das alle im Unternehmen vorhandenen Dokumente einschließt. Diese lückenlose Verarbeitung kann die Basis bilden für die Einhaltung der im Rahmen des Produkthaftungsgesetzes vorgeschriebenen Aufbewahrungspflicht von geschäfts- und fertigungsrelevanten Informationen. Darüber hinaus ermöglichen Technologien zur OCR-gestützten Dokumentenumwandlung sowohl eine Digitalisierung bestehender Papierarchive als auch die Einrichtung von Workflows zur automatisierten, rechtssicheren Langzeitarchivierung von Dokumenten in PDF/A-Formaten.

Zentrale Verarbeitung

Ein zeitnahes Management von Dokumenten aller Formate ist gerade bei dezentral organisierten Produktionsunternehmen eine der größten Herausforderungen. Oftmals türmen sich Dokumentationen wochenlang auf Schreibtischen oder sie sind per Hauspost unterwegs zu zentralen Verarbeitungsstellen. Dies verursacht Versandkosten und erhöht das Risiko eines Verlusts. Durch die dezentralen Erfassungsmöglichkeiten eines DMS können papierbasierte Dokumente über Desktopscanner oder Multifunktionsdrucker im Unternehmensnetzwerk oder gar mit mobilen Endgeräten direkt am ‚Point of Engagement‘ digitalisiert und über das Internet an das zentrale DMS übergeben werden. Informationen können standortunabhängig erfasst werden und stehen in Echtzeit zur Verfügung. So kann ein effektives Wissensmanagement realisiert werden.

OCR nahtlos integrieren

Oft besteht in der produzierenden Industrie bereits eine etablierte IT-Landschaft. Unternehmen setzen hier auf ihre eigenen, branchenspezifischen Lösungen. Mit Software Development Kits, lassen sich diese Systeme über eine Programmierschnittstelle um eine Palette an Funktionalitäten erweitern: OCR zur Texterkennung, ICR zur Handschrifterkennung, OMR zur Erkennung von Auswahlfeldern, Barcode-Erkennung, PDF-Umwandlung sowie Konvertierung von gescannten Dokumenten in durchsuchbare und bearbeitbare Formate. Die Einsatzmöglichkeiten und Vorteile von OCR, Dokumentenumwandlung und Datenerfassung in Produktionsunternehmen sind vielfältig. Neben Dokumentenmanagement-Systemen können OCR- und Bildumwandlungstechnologien auch in Machine Vision-basierten Systemen integriert werden. Diese steuern beispielsweise die automatische Qualitätsüberprüfung sowie Produktionsüberwachung. Die Benutzeroberflächen von Infotainment-Systemen für Automobile, von Touchpanels für diverse Anwendungen oder von mobilen Endgeräten werden durch den Einsatz von OCR automatisch überprüft. Dabei werden die auf dem Gerät dargestellten Informationen häufig von einer kamerabasierten Robotik abfotografiert, per OCR ausgelesen und mit dem entsprechenden Eintrag in Datenbanken verglichen. Ähnlich kann durch das Abfotografieren und Auslesen von Barcodes der Weg einzelner Bauteile durch das gesamte Produktionssystem lückenlos überwacht und dokumentiert werden. Auch die Erweiterung von optischen Inspektionssystemen um OCR-Funktionen ist möglich, so zum Beispiel in der Qualitätskontrolle von Aufdrucken auf Produkten und Verpackungen.

Anwendung in der Fertigung

Die Anwendungsszenarien für Texterkennung in Produktionsbetrieben gehen weit über den DMS-Bereich hinaus und schließen auch die Produktionsabläufe selbst mit ein. So können beispielsweise Bildinformationen von Testdurchläufen automatisiert in verwertbare digitale Daten umgewandelt und für die Erstellung von Testberichten verfügbar gemacht werden. Diese Berichte werden wiederum zusammen mit den Bildern im Dokumentenmanagementsystem abgelegt.

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