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Dokumentenmanagement

Archivierungssysteme passgenau auslegen und einführen

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Industrielle Anforderungen passgenau umsetzen

Die Nachfrage nach DMS aus dem Industriesektor gestaltet sich ungebrochen lebhaft. Neben den angeführten Nutzenaspekten liegen Gründe hierfür in einer steigenden Anzahl eingehender Dokumente, deren Verwaltung ohne IT-Unterstützung immer schwieriger zu handhaben ist. Sucht ein Fertiger im Rahmen eines DMS-Projektes ein geeignetes System, gilt es unter einer Vielzahl unterschiedlicher Lösungen und Anwendungsbereiche das Passende zu finden. Dabei hat sich in der Praxis das Vorgehen bewährt, die ‚Wunschliste‘ der System-Funktionalitäten mit den Anforderungen in Einklang zu bringen, die von Unternehmen zu Unternehmen verschieden sein können. Zudem gilt es, neben aktuellen, unternehmensspezifischen Erfordernissen auch künftige Anforderungen zu berücksichtigen. Denn nach Abschluss von Einführungsprojekten ist es unerfreulich und teuer, von dem eingeführten System feststellen zu müssen, dass beispielsweise eine neue Anforderung aus der Konstruktionsabteilung nach einer CAD-Anbindung mit dem frisch eingeführten System nicht zufriedenstellend unterstützt wird.

Den richtigen Partner für die Implementierung finden

Bei der Frage, von wem die Systeme im Unternehmen implementiert werden sollen, gehen eine Reihe von Anwendern den direkten Weg zum Software-Hersteller. Als Alternative bietet sich der Kontakt zu anbieterübergreifend arbeitenden Beratungsunternehmen oder Software-Dienstleistern an. Aber auch beim Hinzuziehen externer Hilfe stellt hier der Reifegrad der Prozesse im eigenen Unternehmen eine zentrale Rahmenbedingung dar. Denn diese Abläufe müssen vor dem Hintergrund der geplanten DMS- oder Electronic Content Management-Nutzung (ECM) geprüft und gegebenfalls angepasst werden. Im Gegenzug kann es mitunter erforderlich werden, die ausgewählte Softwarelösung auf wettbewerbsrelevante Abläufe hin zu adaptieren. Darüber hinaus sollten die Mitarbeiter im Integrationsprojekt frühzeitig und regelmäßig einbezogen werden, damit die angestrebten Effekte erreicht und gehalten werden können. Zudem benötigt es zur schnellen und erfolgreichen Einführung dieser Systeme seitens des Anbieters meist weitreichende Erfahrung bezüglich einer bestmöglichen Ausrichtung auf die Unternehmensanforderungen: IT-seitig müssen Schnittstellen zu unterschiedlichsten Prozessen und Systemen konzeptioniert und realisiert werden.

Archivierung in der Cloud

Im Bereich Dokumentenmanagement zeichnet sich eine verstärkte Nutzung von Cloud-Angeboten ab. Das muss nicht immer die ‚große‘ Lösung sein, auch partielle Angebote zur abteilungs- und unternehmensübergreifenden Zusammenarbeit werden vermehrt eingesetzt. Ein Beispiel dafür liefert das Cloud-Angebot von Microsoft im Bereich der Bürolösungssuite Office 2013. Dabei werden Unternehmen zu entscheiden haben, welche Dokumente und Daten unter Sicherheits- und Datenschutzaspekten in die Cloud verlagert werden sollen – und welche nicht.


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