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Digitalisierung im Mittelstand

Neuer Standard für elektronische Rechnungen

Das neue einheitliche Format für elektronische Rechnungen ZUGFeRD wird aufgrund seines hohen Einsparpotenzials aktiv am Markt vorangetrieben und gewann insbesondere in den letzten Wochen an Fahrt. Dieser Standard bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen dieselbe Chance zur Prozessautomatisierung, die bereits seit längerem von der Großindustrie in Form des elektronischen Datenaustauschs mittels Electronic Data Interchange genutzt wird.




Bild: IAS Industrial Application Software

ZUGFeRD steht für ‚Zentrale User Guideline Forum elektronische Rechnung Deutschland‘. Dieses übergreifende Datenformat wurde von dem Forum Elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeitet und kann für den Austausch von Rechnungen zwischen Unternehmen, aber auch Behörden und Verbrauchern genutzt werden. Mit dem Standard können die Rechnungsdaten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger in einer strukturierten Form und ohne vorherige Absprache über das Datenformat digital übermittelt werden. Dabei bleibt es dem Rechnungsempfänger überlassen, ob der Rechnungseingang elektronisch oder analog als Papierrechnung erfolgen soll. In seinem Ursprung basiert ZUGFeRD auf internationalen Standards und bedient sich der Techniken, die auch beim Electronic Data Interchange (EDI) ihre Verwendung finden. Bereits bestehende Formate bleiben weiterhin gültig und werden um die neue Methode lediglich ergänzt.

Anbieter von Unternehmenslösungen ziehen nach

Bislang haben vor allem Anbieter von Enterprise Content Management-Lösungen (ECM) ihre Anwendungen an den Standard angepasst. Im Bereich Enterprise Resource Planning (ERP) sieht es mit der entsprechenden Unterstützung noch recht überschaubar aus. Eine am Markt verfügbare Lösung, die den ZUGFeRD-konformen Rechnungsaustausch bereits unterstützt, ist Canias-ERP der Industrial Application Software GmbH. Eine für das neue Datenmodell entwickelte Schnittstelle wurde in die Bereiche Vertrieb und Rechnungseingangsprüfung des Systems integriert. So können die Daten einer Lieferantenrechnung beim Rechnungseingang automatisch im System erfasst und geprüft werden. Analog dazu erzeugt das Vertriebsmodul Ausgangsrechnungen in strukturierter Form und stellt sie zur Übermittlung per E-Mail zur Verfügung.

Standardkonforme Rechnungserstellung

Die Nutzung der ‚E-Rechnung‘ in der Datenstruktur des Standards ist für den Rechnungsempfänger optional. Erst auf Wunsch wird bei der Rechnungserstellung im Vertriebsmodul des ERP-Systems ein Dokument im PDF/A3-Format erzeugt, in welches eine strukturierte XML-Datei eingebunden ist. Diese ausgehende Rechnung wird vom System automatisch in eine Warteschlange, die ‚ausgehende Queue‘, eingestellt. Die darin zur weiteren Bearbeitung zwischengespeicherten Rechnungen werden zu einem individuell festgelegten Zeitpunkt im Rahmen eines automatisierten Stapelverarbeitungsprozesses (Batch) an die jeweiligen Kunden übermittelt. Obwohl in der Praxis in rund 95 Prozent der Fälle Rechnungen als PDF-Anhang per E-Mail versendet werden, unterstützt die ERP-Lösung auch den Versand via File Transfer Protocol (FTP), Webservices und Onlineportale.

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