Digitalgestützte Zusammenarbeit
ERP-Prozesse und Projektarbeit eng verzahnt
Wie wichtig ein ERP-Datum auch ist – Hinweise auf den nächsten Prozessschritt finden sich darin selten. Die Mitarbeitenden der verschiedenen Abteilungen müssen die Projekte über andere Kommunikationswege voranbringen. Martin Gáyer von AMS.Solution schildert, wie der ERP-integrierte AMS.Taskmanager dazu Menschen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens zusammenbringen kann.
Herr Gáyer, können Sie die Funktionsweise Ihres Collaboration-Produkts kurz beschreiben?
Martin Gáyer: Es handelt sich um eine vielseitige Toolbox, mit der unsere Kunden eigenständig digitale Anliegen bzw. Aufgaben – wir sprechen in diesem Kontext von Tasks – konfigurieren können. Das zugehörige Rechtemanagement ist im Standard enthalten. Interessant ist, dass sich auch externe Teilnehmer wie etwa Fremdfertiger oder Zulieferer oder auch Kunden einbinden lassen. Die Collaboration-Software ermöglicht die zentrale Steuerung der erstellten Aufgaben und gibt Auskunft über deren Bearbeitungsstatus. Da die Zuständigkeiten transparent sind, bleiben Projektaufgaben nicht unbearbeitet liegen. Der vorgegebene Bearbeitungsablauf sorgt zudem für Einhaltung der qualitativen Standards. Die Prozessschritte werden dokumentiert und sind nachvollziehbar.
Wie unterscheidet sich der Ansatz von anderen ERP-Tools?
Anwender können bei der Erledigung ihrer Arbeitsschritte und Aufgaben auf einen Informations-Pool zurückgreifen, der das ERP-System sinnvoll ergänzt. Dieses bleibt die alleinige Quelle der betriebswirtschaftlichen und projektbezogenen Kennzahlen, für sich alleine genommen kann es die anstehenden Arbeitsschritte allerdings nur relativ ungeführt vorgeben. Über die Kopplung mit dem Collaboration-Tool lassen sich die eingespeisten ERP-Daten hingegen effizienzsteigernd vervollständigen.
Sollten moderne ERP-Systeme nicht ohnehin durchgängig geführte Prozesse bereitstellen? Der Thin[gk]athon, veranstaltet vom Smart Systems Hub, vereint kollaborative Intelligenz und Industrie-Expertise, um in einem dreitägigen Hackathon innovative Lösungsansätze für komplexe Fragestellungen zu generieren. ‣ weiterlesen
Im Grunde schon, allerdings werden die Nutzerinnen und Nutzer oft eher intrinsisch geführt. In diesen Fällen müssen sie wissen, was wann von wem zu tun ist und sie müssen wissen, dass eine zu bewältigende Aufgabe überhaupt vorhanden ist. Zudem müssen sie Kenntnis darüber haben, wo weiterführende Informationen zu einer Aufgabe zu finden sind und was nach ihrer Erledigung zu geschehen hat. Der Taskmanager informiert hingegen über anstehende Aufgaben und protokolliert die geleistete Arbeit vom Erhalt einer Aufgabe über die einzelnen Arbeitsschritte bis hin zur Erledigung. Durch die Integration des Collaboration-Tools werden Änderungen der Aufgabenfolge in die ERP-Software zurückgegeben und dort weiterverarbeitet. Dabei bleiben die Berechtigungen und logischen Bedingungen im ERP-System bestehen.
Innovationstreiber Thin[gk]athon: Kollaborative Intelligenz trifft auf Industrie-Expertise
Dennoch werden einige IT-Verantwortliche sagen, dass die reine ERP-Abwicklung ausreiche.
Die Unterschied zur bisherigen Praxis besteht darin, dass die zu erledigenden Aufgaben in Form eines Arbeitsvorrats präsentiert werden. Im Taskmanager sind alle für die Abwicklung eines Auftrags benötigten Informationen gebündelt. Diese Informationen müsste man sich sonst aus E-Mails, Anrufprotokollen oder sonstigen unstrukturierten Quellen herausfiltern. Denn es gab immer schon die Notwendigkeit, Informationen außerhalb des ERP-Systems zu verarbeiten. Dieser Aufwand lässt sich mit dem Taskmanager signifikant verringern. Zudem sind die Aufgaben stets mit den zugehörigen Datensätzen im ERP-System verknüpft, gleich ob sie von einem Mitarbeiter oder abteilungsübergreifend erledigt werden. Weiter sind die Tasks so angelegt, dass nach dem Abschluss von Teilabschnitten nachfolgende Prozessbeteiligte über anstehende Aufgaben benachrichtigt werden. Somit ist immer ersichtlich, wo die jeweilige Aufgabe liegt. Zusatzinformationen beispielsweise zur Verpackungs- oder Versandart fügen Mitarbeitende zwischendurch einfach in die dazu angelegten Kommentarfelder ein.
Wer bei der Kommunikation alleine auf sein ERP-System setzt, vertraut also auch auf das Glück, dass alle Aufgaben zum richtigen Zeitpunkt ausgeführt werden?
Nein, denn es liegt immer an der Eigenverantwortung der einzelnen Personen, die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu übernehmen. Aber ein Collaboration-Tool sorgt für Transparenz darüber, was die Mitarbeitenden bearbeiten und wann sie tun. Das heißt: Wenn jemanden beauftragt wird, eine Aufgabe zu übernehmen, erübrigt sich die Sorge, nicht über die Erledigung informiert zu werden. Auch Dringlichkeiten und Priorisierungen von Aufgaben lassen sich so mitteilen.
Können Sie Anwendungsbeispiele nennen?
Einer unserer Kunden aus dem Anlagenbau wollte zunächst das Papieraufkommen sowie unnötige Laufwege reduzieren und gleichzeitig die Nachvollziehbarkeit bei der Erledigung von Aufgaben erhöhen. Zunächst wurden simple Vorgänge abgebildet, vor allem solche, die IT-seitig nicht strukturiert erfasst und deren Erledigung dadurch nicht hinreichend überprüft werden konnten. Dabei handelte es sich in erster Linie um mündliche oder papierbasierte Informationsweitergaben. Nach der Umstellung auf digitale Kommunikationswege mussten Projektleiter nicht mehr mit ausgedruckten Fertigungsaufträgen in der Arbeitsvorbereitung um Erledigung bitten. Heute wird die Fertigung des Auftrags per Klick auf den ERP-Datensatz gestartet. Unser Collaboration-Tool erzeugt daraufhin einen Task, der in den Aufgaben-Pool der Arbeitsvorbereitung einfließt, sekundenschnell und ohne Laufwege. Ein anderer Kunde nutzt die Software, um seine ISO9001-zertifizierten Prozessstandards einzuhalten.
Wie fällt die Rückmeldung Ihrer Kunden bislang aus?
Die Rückmeldung zu den sich bietenden Möglichkeiten ist sehr positiv. Neben der erwähnten besseren Nachvollziehbarkeit bei der Abarbeitung von Aufgaben, der Vereinfachung von Abläufen und der Eliminierung von Papierprozessen ist die Reduktion der E-Mail-Flut ein häufig genannter Aspekt. Auch viel Nachhaken, Nachfragen und sich Vergewissern der Mitarbeitenden untereinander entfällt.
Sie entwickeln die Collaboration-Plattform im Scrum-Verfahren. Was zeichnet diese agile Methode aus?
Die Scrum-Methode ermöglicht uns die Entwicklung und Erweiterung der Software in kurzen Iterationen. In den sogenannten Sprint-Review-Meetings sind unsere Anwender anwesend, um Ergebnisse schnell beurteilen und die künftige Ausrichtung der Software in Abstimmung mit dem Entwicklungsteam mitgestalten zu können. Entsprechend werden auch nur solche Funktionalitäten integriert, die wirklich benötigt werden.
Welche größeren Entwicklungsprojekte stehen nun an?
Als weitere Schritte stehen etwa die E-Mail-Integration von Microsoft Outlook und die Entwicklung einer individuellen Kanban-Oberfläche an. Auch wird die Software Multi-Tenancy-Fähigkeit besitzen, damit ein Taskmanager für beliebig viele Mandanten bzw. ERP-Installationen genutzt werden kann. Abseits dessen gibt es weitreichende Möglichkeiten, über Bordmittel und mit einigen grundlegenden Programmierkenntnissen selbst individuelle Anpassungen vorzunehmen. Einer unserer Kunden garantiert seinen Kunden die standardmäßige Auslieferung ihrer bestellten Ware innerhalb von neun Arbeitstagen. Um einen besseren Überblick über die aktuelle Situation zu erhalten, wurde über den Taskmanager eine Programmierung vorgenommen, die den jeweiligen Projektstatus anzeigt: in den ersten drei Arbeitstagen nach Auftragseingang sind die Projekte grün, in den drei Tagen danach orange und ab dem siebten Tag rot hinterlegt. Dieses simple Beispiel zeigt, was mit dem System jetzt schon möglich ist.
Das Interview führte Guido Piech.
