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Die passende Informationsstrategie finden

Zur Erfüllung der zahlreicher Anforderungen aus gesetzlichen Vorschriften, Standards und Zertifizierungen ist in der Industrie eine umfangreiche Dokumentation oftmals umgänglich. Untersuchungen zeigen allerdings, dass dafür bis zu 60 Prozent der Arbeitszeit einer Abteilung investiert wird. Folglich besteht enormes Potenzial, diesen Zeitverlust durch effiziente Verwaltung zu minimieren. Dabei stellt sich die Frage nach der passenden Datenablage, da neben Enterprise Resource Planning-Systemen auch spezialisierte Lösungen etwa für das Produktdatenmanagement zum Einsatz kommen.

Anforderungen an Dokumentationsabläufe am Beispiel eines Serviceeinsatzes Abbildung: intelliact

Die Konzeption des bestmöglichen Informationsflusses für die Handhabung von Dokumenten erfordert den Blick auf verschiedene Bausteine. Dabei sollte der Blick neben dem in vielen Betrieben eingesetzten Enterprise Resource Planning-System (ERP) auch Dokumentenmanagement- (DMS) und Produktdatenmanagement-Systeme (PDM) umfassen. Das Zusammenspiel dieser Lösungen basiert auf der Methodik des sogenannten PUT-Prinzips als Eckpfeiler des ‚Digitalen Produkts‘.

Dabei wird Bezug auf das hergestellte Produkt, die Unternehmensprozesse zur Auftragsabwicklung und die beteiligten IT-Werkzeuge oder ‚Tools‘ genommen. Dieser Ansatz lässt sich auf die Verwaltung von Dokumenten genauso anwenden wie auf Informationsobjekte im weitesten Sinne, etwa im Hinblick auf den Datenzugriff. Dazu gilt es, sowohl die Entstehung als auch die Verwendung von Daten und Dokumenten zu betrachten.

Das passende System einsetzen

Wird der Bezug der Daten auf ihre Entstehung und Modifikation betrachtet, können diese im Allgemeinen als produkt-, projekt- oder auftragsspezifisch kategorisiert werden. So dienen Stammdaten beispielsweise der Spezifikation und Beschreibung von Produkten, während Bewegungsdaten projekt- oder auftragsspezifisch anfallen können. Bei der Verwendung muss zwischen reinem Lesezugriff und der Veränderung der Daten unterschieden werden.

Eine Modifikation wird dabei im Allgemeinen durch eine Freigabe beendet; das anschließende Sichten von Dokumenten in angrenzenden Systemen kann durch Übergabe der Daten über einer Schnittstelle, Referenzierung auf die Datenablage oder über Anzeigesoftware mittels ‚Viewing‘ gewährleistet werden. Wichtig ist, dass Aktualität und Eindeutigkeit durch strikte Änderungs-, Freigabeprozesse und Berechtigungskonzepte garantiert sind.

Durch ihre Auslegung auf bestimmte Aufgabenbereiche bieten die beteiligten Systeme oftmals eine spezielle Sichtweise, wodurch Information in einem bestimmten Bezug dargestellt werden. Im Gegenzug werden andere Informationsaspekte nicht ersichtlich, wenn diese etwa für die Sichtweise des Systems nicht relevant sind. Ein Dokument sollte daher in einem System verwaltet werden, welches den passenden Kontext ‚mitbringt‘ – produktbeschreibende Dokumente sollten etwa als ‚Stammdaten‘ in einem produktspezifischen Kontext verwaltet werden. Das zugehörige System zur Verwaltung von Produktdaten ist das Produktdatenmanagement-System (PDM). Daher kann es vorteilhaft sein, die Dokumentverwaltung im Kontext zu Stamm- un Bewegungsdaten zu betrachten.

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