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Datenkonsolidierung mit Business Intelligence

Vitalkur für das Controlling

Pohl-Boskamp produziert Gelomyrtal-Erkältungsmedikamente genauso wie das bekannte Nitrolingual-Spray: Jährlich verlassen die Produktionshallen des international agierenden Unternehmens mehr als 260 Millionen Kapseln und rund fünf Millionen Spray-Flaschen. Mit dem Erfolg wuchsen auch die Anforderungen an das Reporting. Daher setzte sich das mittelständische Unternehmen aus Hohenlockstedt das Projektziel, ein effizientes Berichtswesen über zahlreiche, historisch gewachsene IT-Systeme des Betriebs hinweg umzusetzen. Als Werkzeug für die einheitliche Aufbereitung und Analyse von Geschäfts- und Produktionszahlen aus den unterschiedlichen Datenquellen kommt dabei eine Business Intelligence-Lösung zum Einsatz.

Bild: Pohl-Boskamp

Erkältungsgeplagte Patienten weltweit kennen die grün-weiße Packung: Unter dem Markennamen Gelomyrtol verkauft Pohl-Boskamp jährlich mehr als 260 Millionen Kapseln. Gelomyrtol ist aber nicht die einzige international erfolgreiche Marke aus dem 1835 gegründeten Familienunternehmen: Nitrolingual kommt auf allen Kontinenten als effektive Behandlung von Angina Pectoris-Anfällen zum Einsatz – jährlich produziert das Unternehmen hierfür rund fünf Millionen Spray-Flaschen. Dieser Erfolg im internationalen Geschäft erfordert im schleswig-holsteinischen Hohenlockstedt, dem Hauptfirmensitz nordöstlich von Itzehoe, sorgfältige Planung und strategischen Weitblick. Als einheitliche Lösung für das Reporting von Finanz- und Produktionskennwerten nutzt das Controlling eine Business-Intelligence-Software.

Controlling treibt Kennzahlen-und Reportingprojekt

Im Jahr 2008 kamen erste Überlegungen auf, das Controlling neu zu strukturieren und ein konsolidiertes Berichtswesen mit eindeutigen, weltweit gültigen Kennzahlendefinitionen aufzubauen. Eine typische Situation für ein mittelständisches Unternehmen, in dem eine heterogene IT-Landschaft herangewachsen ist: Umsatzzahl ist nicht gleich Umsatzzahl, wenn die Informationen aus verschiedenen Systemen stammen. André Büttner, Leiter Controlling, übernahm das Restrukturierungsprojekt 2011 und erinnert sich an die Herausforderungen: „Manche unserer Systeme weisen Umsätze so aus, dass Gutschriften und Bar-Rabatte bereits saldiert sind. Andere erfassen die Gutschriften gesondert. Allein daraus ergibt sich eine unterschiedliche Ausgangsbasis, die immer wieder für Verwirrung sorgte.”

Das Controlling entwickelte sich als treibende Kraft in dem unternehmensweit angesetzten Projekt. Wunschlisten aus Marketing, Vertrieb, Produktion und Geschäftsführung für Kennzahlen und Berichte lieferten weitere Mosaiksteinchen für den gesamten Anforderungskatalog − und ließen rasch ein echtes Mammutprojekt entstehen. Die Aufgabe, Ist und Soll abzugleichen und daraus ein Konzept zu entwickeln, ging im frühen Projektstadium an eine Unternehmensberatung. Mit der IT-Umsetzung betraute Pohl-Boskamp 2010 dann Infor. Der Enterprise-Software- und Business Intelligence- Anbieter hatte sich schon zuvor als Partner im Bereich Enterprise Resource Planning bewährt: „Wir setzen seit 1999 die speziell auf die Prozess-Industrie zugeschnittene Lösung Infor Blending ein”, berichtet Dr. Jens Müller, IT-Leiter von Pohl-Boskamp.

Monitoring von Unternehmens-und Produktionszahlen

Insgesamt galt es im Projektverlauf, gut 100 Kennzahlen oder ‘Key Performance Indicators’ (KPI) und Berichte zu definieren − von einfachen Standards wie Monats-, Quartalsund Jahresberichten über Absatz- und Umsatzzahlen bis hin zu zeitlichen Entwicklungsverläufen. Im Produktionsumfeld sollten in den drei Produktionseinheiten in den beiden Werken am Produktionsstandort KPIs wie der Ausstoß von Kapseln, Tabletten und Flaschen pro Kapazitätsstelle, Termintreue und Planung berücksichtigt werden. Und schließlich erwartete die Geschäftsleitung verdichtete Berichte aus Wochen-, Quartals- und Monatssicht. Ein ehrgeiziger Projektplan gab den Takt für die Umsetzung vor: Mit einem Treppenstufen- Ansatz wurde das Projekt in die drei Teilschritte A, B und C untergliedert.

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