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Cloud-Strategien unter der Lupe

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Verdeckten Kostentreibern auf der Spur

Doch neben diesen klar zurechenbaren Kosten gibt es weniger offensichtliche Faktoren – etwa die Personalkosten für die Administration der IT-Systeme und des Rechenzentrums, die Energie- und Raumkosten für dessen Betrieb sowie die Anschaffungskosten für Hardware und Kommunikationstechnik. Daneben sind die Opportunitätskosten all dieser Aufwendungen zu berücksichtigen, insbesondere bei den Investitionskosten. Wenn On-Premise-Software im Customizing um neue Funktionen zu erweitert werden muss, stellt dies einen weiteren Aufwand dar. Nach der Investition in das eigentliche Customizing sind zusätzliche Wartungsgebühren an den Hersteller zu leisten, oder die Anpassungen müssen beim nächsten Upgrade umgeschrieben werden.

Beim SaaS-Modell zeichnet der Softwarehersteller für alle Systemverbesserungen, Upgrades und Wartungsarbeiten verantwortlich. Zwar ist nicht bei allen Angeboten ein Customizing möglich. Doch dort, wo es möglich ist, sind Upgrades und Wartung in der Regel in den Mietkosten enthalten. Die Zugänglichkeit der Anwendungen ist eine weitere Herausforderung, die sich IT-Organisationen stellt, insbesondere bei Unternehmen, die verstärkt auf virtuelle Arbeitsplätze und Telearbeit setzen: Hier fallen Kosten für geeignete Rechnerinfrastruktur, Standleitungen, Sicherheitseinrichtungen und vieles mehr an, die sich durch Hosting-Angebote im Internet vermeiden lassen. Der berechtigte Wunsch nach Skalierbarkeit ist ein weiterer verdeckter Kostentreiber.

Nicht nur der allgemeine Aufbau eines skalierbaren Systems, sondern auch die Frage, wie schnell auf veränderten Bedarf reagiert werden muss, kann zu Überdimensionierungen führen. Von der IT wird erwartet, immer gerade die richtigen Dienste mit der richtigen Bandbreite bereitzustellen. Ein ‚Dauerbrenner‘ sind schließlich die Punkte Kontinuitätsmanagement und Disaster Recovery. Dabei steht die Frage im Fokus, ob es bei einem Systemausfall infolge eines schwerwiegenden Ereignisses eine adäquate Redundanz oder ein Failover-System gibt, mit dem die Fortführung des Geschäftsbetriebs sichergestellt werden kann. Die mit diesen Problematiken verbundenen Kosten lassen sich beim durchdachten Einsatz von Online-Mietmodellen reduzieren. Das verbleibende Kostenrisiko lässt sich damit niedriger und somit kalkulierbarer gestalten.

Kostenreduktion durch einfache Implementierung

Ein weiteres Beispiel für Vorteile einer Online-Lösung liefert der Implementierungsprozess. Die externen Kosten für die Implementierung, also meist das Honorar für einen externen Systemintegrator, lassen sich zwar leicht ermitteln. Die Opportunitätskosten, die dadurch entstehen, dass erhebliche interne Ressourcen im Implementierungsteam gebunden werden, werden jedoch erfahrungsgemäß oft übersehen. Dieser übersehene Aufwand kann dazu führen, dass das Unternehmen entweder Ressourcen abteilungsübergreifend umwidmet oder übermäßig beansprucht – was wiederum die Fähigkeit einschränkt, auf unerwartete Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren – oder aber Outsourcing-Dienstleistungen in Anspruch nehmen muss. Bei einem SaaS-ERP ähnelt zwar der Implementierungsprozess dem für eine On-Premise-Lösung stark; allerdings dauert er häufig nicht so lange. Denn viele Fragen etwa zu Hardware-, Betriebssystem- und Netzwerkauswahl entfallen. Dadurch sinkt auch die Dauer der Ressourcenbindung und die damit verbundenen Kosten.

Sicherheitsfragen nicht aus den Augen verlieren

Weitere Kostenfaktoren finden sich bei den Themen Security, Backup und Disaster Recovery. Dieser wichtige Bereich wird in der Kostenbetrachtung der IT-Abteilungen oft ausgeklammert. Zumindest jedoch wird häufig übersehen, dass sich diese Kosten mit einer Implementierung zur Miete vermeiden ließen. In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen wird der Facktor ‚Sicherheit‘ aus Kostengründen sogar ganz vernachlässigt. Gerade im aktuellen Wirtschaftsumfeld, das oft kaum noch zuverlässige Zukunftsprognosen erlaubt, versprechen SaaS-Lösungen Vorteile durch Anpassbarkeit an Nutzungs- oder Transaktionsvolumina. Dies kann sich als erheblicher Vorteil für Unternehmen hearausstellen, die in der Lage sein möchten, die Kapazität ihrer IT-Tools an veränderte Geschäftslagen anzupassen.


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