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Bestandsmanagement

Lagerkapazität freisetzen

Realität für viele Produktionsunternehmen: Zahlreiche Artikel auf Lager und doch sind die richtigen nicht verfügbar. Das Problem ist eine oft nur unzureichende Transparenz hinsichtlich Angebot und Nachfrage. Das Bestandsmanagement hat zum Ziel, den Lagervorrat stets am tatsächlichen Bedarf auszurichten. Die passende Software unterstützt dabei.




Bild: © Don Pablo / shutterstock.com

Gesenkte Kapitalbindungskosten, ein erhöhter Umsatz, reduzierte operative Kosten und ein gesteigerter Servicegrad – die Vorteile eines effizient umgesetzten Bestandsmanagements liegen auf der Hand. Dennoch wurde dieses Thema von vielen mittelständischen Unternehmen lange Zeit vernachlässigt. Die Konsequenz: In vielen Unternehmen sieht sich der Einkauf mit ineffizienten Strukturen und einem sehr hohen administrativen Aufwand konfrontiert. Die Ergebnisse sind oft nur mangelhaft, Bestände häufen sich. Die Lösung kann hier sein, die Bestandsführung zu optimieren, um die Bestände transparent und dynamisch zu planen. Als Resultat lassen sich die Prozesse im Einkauf verbessern, Kapazitäten freisetzen und die Kapitalbindung senken.

Bestmöglicher Bestand

Die alltägliche Herausforderung für Produktionsunternehmen: Sie müssen die richtige Menge an Artikeln zur richtigen Zeit bestellen. Das bedeutet, dass ausreichend Ware verfügbar ist, ohne dass sich unnötige Lagerbestände bilden. Jedoch setzt dies voraus, dass der Einkauf alle korrelierenden Faktoren, wie beispielsweise Beschaffungs-, Lagerhaltungs- und Fehlmengenkosten, sowie alle gültigen Verträge oder die Bedarfsvorhersage kennt und seine Bestellungen dynamisch plant. „Das ist die Krux“, sagt Thorsten Treidel, Prokurist Vertrieb und Marketingbei der Sievers-Group, einem IT-Architekturhaus aus Osnabrück. „Viele Unternehmen verlassen sich auf die Intuition des Einkaufs. Natürlich kennen die langjährigen Mitarbeiter die Kunden und deren Bestelldynamiken. Bei der Masse an Daten können sie jedoch nicht alle Faktoren berücksichtigen. Ihnen fehlt eine wesentliche wissenschaftliche Komponente, um relevante Auswertungen zu erhalten und auf deren Basis effizient zu wirtschaften.“ Um dies zu meistern, ist der Einkauf auf Werkzeuge angewiesen, die eine flexible und dynamische Planung ermöglichen. Viele Unternehmen haben sich allerdings bisher nur wenig mit dem Thema IT auseinandergesetzt. Dabei ist die Informationstechnologie laut Treidel Dreh- und Angelpunkt, wenn es um das Thema Bestandsmanagement geht.

Ein Blick ins Unternehmen

Tatsache ist, dass der Großteil mittelständischer Unternehmen aus der Produktion im Einkauf auf Standard-Warenwirtschaftssysteme setzt. Diese sind meist seit Jahren im Einsatz und bieten oft wenige Funktionen für Einkäufer. So zeigen sich in der Anwendung Effizienzeinbußen, da ERP-Lösungen oft sehr statisch sind und nur mit Vergangenheitsbezug arbeiten. Die Systeme verfügen über keine umfassenden Analysefunktionen und kennen nur wenige Dispositionsparameter. Darüber hinaus sind keine statistischen Verfahren implementiert, durch die der Einkauf Trends einkalkulieren oder Prognosen erstellen kann. Als Resultat geben die Analysen nur Hinweise darauf, was in der Vergangenheit gut oder schlecht gelaufen ist – ohne einen Ausblick auf die Zukunft. Der Einkauf agiert nur mit statischen Dispositionsparametern, die auf Erfahrungswerten oder dem Bauchgefühl beruhen. Auf Basis dieser Auswertungen werden neue Bestellungen generiert. Diese entsprechen jedoch häufig nicht dem tatsächlichen Bedarf.

Unternehmen, die rein auf ihr ERP-System vertrauen, betreiben daher Bestandsmanagement in einer eher antiquierten Form. Gerade für Betriebe, die die Prozesse im Einkauf optimieren wollen und ein effizienteres Wirtschaften mit ihren Beständen anstreben, reicht das nicht aus. Immer mehr Unternehmen erweitern daher ihre bestehenden Systeme durch Individualisierungen oder zusätzliche Programme. Der Einkaufes greift dabei auf Werkzeuge wie Excel oder Business-Intelligence-Anwendungen zurück. Sie werden über eine Schnittstelle mit dem Warenwirtschaftssystem verbunden. Jedoch ermöglichen auch diese Lösungsansätze nur eine rückwärtsgerichtete Auswertung. Thorsten Treidel sagt: „Business-Intelligence-Lösungen zum Beispiel, die per Schnittstelle angebunden werden, greifen zwar auf die im Warenwirtschaftssystem hinterlegten Daten zu, liefern aber nur vergangenheitsbezogene Analysen. Der Einkauf muss daraus selbstständig ein Vorgehen für die Zukunft ableiten. Das führt oftmals zu suboptimalen Entscheidungen.“

Ganzheitliche Betrachtung

Um ihre Bestandsführung zu verbessern, müssen Unternehmen laut Treidel zwei Punkte berücksichtigen. „Die Optimierung beginnt unserer Erfahrung nach immer bei einer Umstrukturierung im Unternehmen.“ Dies betrifft insbesondere den Einkauf, der oftmals in puncto Zuständigkeiten reorganisiert werden sollte. Darüber hinaus müssen Aufgaben und Verantwortlichkeiten beispielsweise hinsichtlich Artikeln oder Lieferanten besser strukturiert werden, um so Synergien zu schaffen. Dies erfordert mehr Transparenz bezüglich Fragen wie: Welches sind die langsamdrehenden Artikel, durch die viel Kapital gebunden wird, oder welche Artikel weisen besondere Bestellmuster auf? Ziel ist es, alle Artikel- und Produktgruppen in die Analysen und Auswertungen einzubeziehen, um so einen umfassenden Überblick zu erhalten. Die angestrebten Veränderungen bedürfen daher der Bereitschaft, bestehende Strukturen zu überdenken. Das betrifft auch den zweiten korrelierenden Aspekt: die IT.

Es gibt Lösungen auf dem Markt, die sowohl vergangene Daten als auch prognostizierte Werte in die Berechnungen einbeziehen, um Bestellvorschläge zu erzeugen. Diese Systeme greifen meist auf Algorithmen zurück, die in den ERP-Anwendungen nicht enthalten sind und so die Businesslogik der Warenwirtschaftssysteme ergänzen können. Die Daten werden im Hintergrund ausgewertet und stehen jederzeit zur Verfügung. Lösungen wie SNC/Inventory+ der Sievers-Group lassen sich zudem direkt in die Prozesse einbetten. Die Lösung wurde für die Bestands- und Dispositionsoptimierung entwickelt. Sie wird in das Warenwirtschaftssystem Microsoft Dynamics NAV integriert. Anwender greifen damit auf relevante Daten zu, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen zu wechseln oder sich in der Bedienung umstellen zu müssen. Durch die Integration verfügt die Lösung über die im ERP-System enthaltenen Wiederbeschaffungsverfahren und lagerortabhängigen Dispositionsparameter. Sie werden jedoch funktional erweitert, was eine flexible und autonome Datenbetrachtung erlaubt. So bietet die Lösung statistische Prognoseverfahren, die die Absatzzahlen der Vergangenheit heranziehen und mit weiteren Faktoren, wie Beschaffungs- und Lagerhaltungskosten, kombinieren. Als Resultat erzeugt das System optimale Bestellvorschläge und löst die entsprechenden Bestellungen bei Bedarf direkt aus. Wiederkehrende Artikel können automatisch über die Dispositionsfunktionen bestellt werden. Der Einkauf wird dadurch entlastet, der Bestand und die Lieferfähigkeit optimiert und der Servicegrad erhöht.

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