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Bedarfsorientierte Personalplanung

Gut geplant für Unternehmen und Mitarbeiter

Die Flexibilität der Schichtplanung hält mit den Anforderungen durch sinkende Losgrößen, Variantenvielfalt und Auftragsschwankungen oft nicht Schritt. Ein guter Grund, die Personaleinsatzplanung auf die Agenda zu setzen. Zumal mit dem richtigen Modell alle Beteiligten flexibler planen und agieren können.



Bild: Dr. Scherf Schütt & Zander GmbH

Die immer flexibleren Produktionsprozesse der Industrie 4.0 werden einen deutlich flexibleren Mitarbeitereinsatz erfordern als wir dies heute gewohnt sind. Dem gegenüber sind in vielen Unternehmen immer noch starre Schichtpläne gesetzt. Mehr Flexibilität verspricht hier eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung. Benötigt werden hierfür vier Komponenten: Personalbedarfsermittlung, flexible Arbeitszeitmodelle, einen Prozess zur Personaleinsatzplanung und Kennzahlen für das Controlling.

Die Basis ist eine Bedarfsermittlung

Heutzutage lassen sich auf Basis von Vergangenheitsdaten in den meisten Fällen Prognosen über den Geschäftsverlauf für saisonale Verläufe und Lastverteilungen innerhalb einer Woche erstellen. Im Rahmen einer auftragsorientierten Fertigung kann man in der Regel konkreten Personalbedarf je Anlage und auch je Arbeitsplatz beziehungsweise Qualifikation ermitteln. Sind die sich aus den verändernden Personalbedarfen ergebenden benötigten Flexibilitätsspielräume bekannt, können entsprechende Arbeitszeitmodelle entwickelt werden. Bei geringeren Abweichungen zwischen den einzelnen Produktionswochen können dies auch rollierende Schichtpläne mit Flexibilitätskonzepten wie Reserveschichten sein. Bei großen Unterschieden zwischen verschiedenen Auslastungsphasen kann eine ‚freie‘ Personaleinsatzplanung notwendig werden, das heißt für jede Auslastungsphase wird ein spezifischer Schichtplan erstellt.

Der Prozess richtet sich nach dem Modell

Wie man zu diesem Plan kommt und inwieweit dabei die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigt werden, hängt von der konkreten Gestaltung des Prozesses zur Personaleinsatzplanung ab. Hierbei gibt es viele Möglichkeiten. Das eine Extrem ist eine zentrale, direktive Einsatzplanung, in der die Arbeitszeit der Mitarbeiter zentral ohne Mitsprache der Mitarbeiter erfolgt. Letztendlich fällt auch ein rollierender Schichtplan in diese Kategorie, da die Zeiten per Schichtplan vorgegeben werden und die Mitarbeiter im Vorfeld wenig Möglichkeit haben, diesen zu beeinflussen. Das andere Extrem ist, dass sich Mitarbeiter innerhalb vorgegebener Rahmenbedingungen selbst planen können. Rahmenbedingungen könnten zum Beispiel die Vorgabe sein, wie viele Mitarbeiter innerhalb einer Schicht mit welcher Qualifikation benötigt werden und in welchem Rahmen sich die Zeitkonten der Mitarbeiter bewegen dürfen. Innerhalb dieser Vorgaben können sich dann die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten bezüglich Start, Ende und Dauer selbst einteilen. Zwischen den beiden Polen sind vielen Zwischenstufen für die Gestaltung von Personaleinsatzplanungsprozessen möglich.

Controlling hilft bei den Verbesserungen

Um die Personaleinsatzplanung immer weiter zu optimieren, muss nach jedem Planungszyklus ausgewertet werden, wie gut die Prognosen und die Einsatzplanung wirklich waren. Dies ist die Basis dafür, die Qualität der Prognosen und der Einsatzplanung immer weiter zu verbessern.

Zehn Prozent mehr Produktivität sind möglich

Durch eine Personaleinsatzplanung können sowohl Überstunden als auch Leerzeiten vermieden werden. Darüber hinaus kann durch eine Flexibilisierung der Stammmitarbeiter sehr oft die zunehmend teure und auch politisch immer weniger gewollte Leiharbeit reduziert werden. All diese Themen zusammengenommen, sind in den meisten Fällen Produktivitätssteigerungen um mindestens zehn Prozent möglich. Viele Maßnahmen in diesem Handlungsfeld haben daher eine Amortisationszeit von unter einem Jahr. Auch für die Mitarbeiter kann eine Personaleinsatzplanung Vorteile bringen. Das mag erstmal überraschend klingen, betrachtet man aber, wie die betriebliche Realität für viele Mitarbeiter in starren Schichtsystemen aussieht, wenn diese dem aktuellen Flexibilitätsbedarf nicht mehr gerecht werden, lassen sich Nutzenaspekte erkennen.

Die Auswirkungen starrer, nicht bedarfsgerechter Schichtsysteme zeigen sich in der Regel darin, dass kurzfristig Schichten anberaumt oder abgesagt werden, dass Mitarbeiter oft aus Freischichten geholt werden und sogar Urlaube storniert werden müssen. Dies alles sind Anzeichen dafür, dass die Schichtpläne nicht mehr zum Bedarf passen. Für die Mitarbeiter bedeutet dies, dass sie immer weniger Planungssicherheit haben. Mit einem guten Prozess zur Personaleinsatzplanung kann diese Planungssicherheit wieder deutlich erhöht und die benötigte kurzfristige Flexibilität gesenkt werden. Eine bedarfsorientierte Personaleinsatzplanung macht somit Mitarbeiter und Unternehmen flexibler, kann wirtschaftliche Vorteile generieren und so gestaltet werden, dass Mitarbeiter mehr Planungssicherheit und Einfluss auf ihre Arbeitszeiten haben. Ein guter Grund, dieses Handlungsfeld auf die Agenda zu setzen.


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