Digitales Archiv bietet Rechtssicherheit
Zur Organisation der anfallenden Daten nutzt das Unternehmen das in der ERP-Lösung integrierte Dokumentenmanagement. Verträge, Muster von neuen Entwicklungen, Technologien; alle Unterlagen der Firma werden in digitalisierter Form archiviert. „Dieses Verfahren gibt uns große Sicherheit. Zum einen können uns keine Informationen verloren gehen und zum anderen können wir auf Jahre zuvor angelegte Dokumente ohne aufwändige Suche zurückgreifen“, erklärt Petsch. Der Suchvorgang wird von einer Volltext- sowie einer Indexsuche unterstützt. Ein weiterer Vorteil, beispielsweise bei Vertragsangelegenheiten, ist die Revisionssicherheit der Dokumente. Einmal abgelegte Unterlagen sind nicht mehr veränderbar. Alle Dateien können aber auch nachträglich bearbeitet und als neue Version wieder abgespeichert werden. Somit ist das Archivierungssystem nicht nur lückenlos, sondern auch rechtssicher.
Auf Heller und Pfennig genau
Das System unterstützt auch die Finanzbuchhaltung: Eingangsrechnungen werden durchgehend in der ERP-Lösung erfasst; vom Kassenbeleg, über Reisekosten bis zur Kreditkartenabrechnung. Alle Kosten werden somit zentral hinterlegt, was die spätere Auswertung immens erleichtert. Jedem fertigen Produkt können in der Nachkalkulation somit direkt die entstandenen Nebenkosten zugeordnet werden; egal ob Reisen ins Ausland oder eine schlichte Telefonrechnung. Doch die Integration von ERP und Finanzbuchhaltungsprogramm greift noch tiefer: Auch Fragen nach dem Status von Rechnungensläufen lassen sich per Software beantworten. Darüber hinaus wird ein kompletter strategischer Überblick ermöglicht; Liquiditätsvorschau, Vollkostenrechnung und Übersicht über den Return on Investment inklusive. Nicht zu vergessen ist weiterhin, dass alle Rechnungsdaten aufgrund des Einsatzes lediglich einer Software nur einmal eingegeben werden müssen. Das bedeutet nicht nur Zeitersparnis, sondern hilft auch, Fehler zu minimieren.
Für die Zukunft gut gerüstet
Inzwischen bildet 3D-Micromac beinahe alle Geschäftsprozesse mit Hilfe der ERP-Software ab: Damit sieht sich das Unternehmen auch für die Zukunft gut gerüstet. „Deleco ist so flexibel wie wir. Die Software und unsere Ansprechpartner vor Ort unterstützen uns optimal bei allen unseren Vorhaben. Uns war es von Anfang an wichtig, einen regionalen Anbieter zu finden, der auch unseren Ansprüchen in Bezug auf internationale Märkte gerecht wird. Diesen Partner haben wir im Delta Barth Systemhaus gefunden.“
