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Analyse

150 Mitarbeiter im Vertrieb planen den Umsatz

Die Arntz Optibelt Gruppe zählt weltweit zu den führenden Herstellern von Hochleistungs-Antriebsriemen. Der Konzern wächst kontinuierlich. Mit zunehmender Größe gestaltete sich das manuell durchgeführte Reporting in Excel oder über Listen aus dem ERP-System als nicht mehr praktikabel. Detaillierte Informationen zu generieren oder einen Plan-Ist-Abgleich durchzuführen, war nur noch mit hohem Aufwand möglich. Manuelle Datenzusammenführung und -aufbereitung führte unweigerlich zu einer hohen Fehleranfälligkeit.



Bild: Arntz Optibelt Gruppe

Optibelt-Produkte kommen im Maschinen-Bau, in der Automotive-Branche, im Landtechnik-Sektor und in der Haushaltsgeräte-Industrie zum Einsatz. Das familiengeführte Unternehmen beschäftigt weltweit rund 1.800 Mitarbeiter und steuert vom Stammsitz in Höxter acht Produktionsstandorte in sechs Ländern. „Da die Datenzusammenführung immer schwieriger wurde, entschieden wir uns, nach einer Lösung zu suchen, die sowohl alle relevanten Fachbereiche wie Vertrieb, Marketing, Controlling und Produktion als auch die Geschäftsleitung mit zuverlässigen Reports laufend und ad-hoc versorgen kann“, sagt Marketing-Leiter Wolfgang Kosubek. Darüber hinaus sollte künftig jederzeit ein Plan-Ist-Abgleich möglich sein.

Der Beratungs- und Implementierungspartner SDG consulting AG überzeugte den Hersteller mit einem Prototypen auf Basis des All In One-Toolkits Boards. Neben Planungs- und Simulationsfunktionalitäten bietet das Toolkit die Möglichkeit, fachbereichsbezogen einzelne Applikationen zu implementieren und unter Anwendung des Integrationsgedankens miteinander zu verknüpfen. „Alle beteiligten Personen arbeiten innerhalb einer Software und mit der gleichen Oberfläche. Ein Punkt, der aus unserer Sicht zu einer hohen Anwenderzufriedenheit führt“, sagt Elisabeth Finke, verantwortliche Mitarbeiterin Marketing bei Optibelt. Mithilfe des Prototyps wurden in einer anschließenden Analysephase gemeinsam mit den Fachbereichen sämtliche Anforderungen aufgenommen. Ergebnis war eine Spezifikation, die Auskunft über die Datenstrukturen, die Schnittstellen zum Vorsystem und die umzusetzenden Analysen und Planscreens gab.

Solide Datenbasis nötig

Bevor die Realisierung der Reporting- und Planungslösung erfolgen konnte, galt es, ein zentrales Data Warehouse aufzubauen, um eine konsistente Datenbasis zu schaffen. Hierfür kommt der Microsoft-SQL-Server zum Einsatz. Anhand von SQL-Server-Integration-Services-Paketen (SSIS) werden die Daten nächtlich übertragen, konsolidiert und überprüft. Die damit zur Verfügung stehende Datenbasis ist die Grundlage für das benötigte Datenmodell, welches in der Board-Datenbank hinterlegt ist. Im nächsten Schritt wurden die Analyse, Berichte und Plan-Screens anhand der Spezifikation implementiert.

Mit der Fertigstellung des Systems verfügt der Konzern heute über eine umfassende Reporting- und Planungslösung sowie Szenario-Umgebung. Hier erhalten alle beteiligten Fachbereiche tagesaktuelle Informationen über den Umsatz bis auf die unterste Detailebene wie Kunde oder Artikel. Durch den rollierenden Forecast, der als Grundlage für die Jahresplanung und Fünf-Jahresplanung (Bottom-up-Verfahren) dient, sind jederzeit Trends und Entwicklungen für die Planer ersichtlich. Rund 150 Vertriebsmitarbeiter planen weltweit für etwa 11.000 Kunden den zu erwartenden Umsatz in Landeswährung. Dabei berücksichtigt der rollierende Forecast die Ist-Daten eines jeden abgeschlossenen Monats innerhalb des laufenden Geschäftsjahres ebenso wie den tagesaktuellen Auftragsbestand.

Anhand eines Übersichtsscreens ist der aktuelle Planstatus jederzeit transparent. Mit Abschluss der Planung prüfen die Vertriebsgebietsleiter die Angaben der Vertriebsmitarbeiter, passen diese gegebenenfalls an und geben die Planung frei. Nächster Schritt innerhalb des hinterlegten Workflows ist die Freigabe durch den Vertriebsverantwortlichen. Erst danach übernimmt das Controlling die Planergebnisse in die Szenario-Umgebung, um schließlich zuverlässige Prognosen für die Fertigung zu generieren. Dabei erfolgt auch die automatische Umrechnung in die Gruppenwährung.



Bild: Arntz Optibelt Gruppe

Zuverlässige Vertriebsmengen

Zur Berechnung der zu erwartenden Absatzmengen pro Artikel werden Artikel/Kunde-Kombinationen des vergangenen Geschäftsjahres herangezogen. Anhand eines Algorithmus werden unter Berücksichtigung einer zuvor festgelegten Preissteigerungsrate Durchschnittspreise ermittelt. Mit deren Hilfe lassen sich die Planumsätze in benötigte Vertriebsmengen umrechnen, die eine wichtige Eingangsgröße für die Produktionsplanung darstellen.

In den Artikelstammdaten sind bereits Mengenfaktoren pro Artikel für die Fertigung hinterlegt, sodass sich die Vertriebsmengen automatisch in Produktionsmengen umrechnen lassen. Zusätzlich geben Lagerbestands-Analysen Auskunft über die aktuelle Bestandsentwicklung sowie die Bestandsreichweite der Artikel beziehungsweise, in welcher Reichweitengruppe sich der Artikel befindet. Daraus ergibt sich das Zeitfenster, in dem der Artikel unter Berücksichtigung des erwarteten Absatzes verfügbar sein wird. Auch der Einkauf nutzt die Informationen, um bedarfsgerecht Bestellungen auszulösen. Ergänzend stehen dem Einkauf Analysen zu Durchschnittspreisen pro Artikel sowie Einkaufsvolumen je Lieferant zur Verfügung.

Mit der Lösung erhält das Unternehmen nicht nur laufend aktualisierte, zuverlässige Umsatzprognosen, sondern kann die Produktionsmengen gezielt steuern, die eigene Lieferfähigkeit sicherstellen und ausreichend Material vorhalten. Für optimale Bestände sorgen zusätzlich die Lagerbestands- und Einkaufsanalysen. „Um Trends erkennen zu können, muss man die Vergangenheitsdaten nutzbar machen, indem diese in einen entsprechenden Forecast und in eine Planung überführt und dort angereichert werden. Damit ist die Lösung für uns ein wichtiges Werkzeug zur Erreichung unserer Unternehmensziele“, sagt Bernd Elsner, Leiter Controlling.

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