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Alle Belege schnell zur Hand

Die Gebr. Kemper Metallwerke in Olpe produzieren Gussteile, Waltbänder und Sonderlegierungen. Beim Dokumentenmanagement setzt das Unternehmen auf konsequentes Outsourcing mit einer webbasierten Lösung. Denn der Verzicht auf ein Inhouse-System bietet Kostenvorteile, hinzu kommt die einfache Einbindung des Dokumentenmanagements in die bestehende IT-Landschaft.

Bild: Gebr. Kemper Metallwerke

Die Metallwerke Gebr. Kemper GmbH + Co. KG aus Olpe entwickelt, produziert und vertreibt Sanitärarmaturen aus Rotguss für die Trinkwasserinstallation. Darüber hinaus produziert und vertreibt das Unternehmen gewalzte Bänder aus Kupfer und Kupfersonderlegierungen für die Branchen Automobil-, Kommunikations- und Elektrotechnik. Die Exportquote des weltweit tätigen Produzenten liegt bei 30%.

Eine konstante Geschäftsentwicklung mit zufriedenstellendem Geschäftsgang veranlasste den Metallbetrieb schon Ende der 1990er-Jahre zum Umstieg auf ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS). Seither werden vor allem alle ein- und ausgehenden Rechnungen an diversen Dokumentenscannern im Unternehmen gescannt und digital gespeichert. Nach der Insolvenz ihres früheren Lösungsanbieters starteten die Verantwortlichen eine detaillierte Marktrecherche. „Der Kostenvergleich brachte uns dann dazu, diese Prozesse auszulagern, anstatt erneut eine Software auf einem eigenen Server einschließlich der nötigen Scanner zu betreiben”, sagt Markus Donat, IT-Leiter des Olper Unternehmens. Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit hatte man nicht − oft ein Grund für Betriebe, Betriebe, Lösungen in Eigenregie zu betreiben.

„Wir betreiben ein hochsicheres und redundant ausgelegtes Rechenzentrum, und die Daten sind für unsere Kunden rund um die Uhr an allen Tagen verfügbar”, erläutert Tobias Wilsmann, Leiter Informationstechnologie der Datasec information factory GmbH in Siegen, die die vom Unternehmen eingesetzte, cloudbasierte Lösung Doku@web seit über zwei Jahrzehnten anbietet.

Alle Dokumente im Browser verfügbar

„Alle postalisch eingehenden Rechnungen und Bestellungen werden von uns mit einem Deckblatt und mit einem eindeutigen Barcode versehen, den Datasec uns in Form von Aufklebern bereitstellt. Mittags holt ein Kurier diese Post ab und am kommenden Vormittag haben unsere Mitarbeiter sie bereits auf dem Schirm”, sagt IT-Leiter Donat. Diesen Transportweg gehen freilich nicht alle Kunden des Siegener Datendienstleisters, sondern vor allem jene aus der unmittelbaren Umgebung. Viele der über 150 Anwender aus dem Bundesgebiet lassen ihre Post direkt an ein Postfach senden, das der Anbieter am eigenen Firmensitz betreibt. Dort werden die Belege dann gescannt und stehen für die Bearbeitung bereit. Eine deutliche Zeitersparnis für Gebr. Kemper, hatten das Scannen der Unterlagen und die anschließende Verschlagwortung der Dokumente doch seinerzeit viel Personalkapazität gebunden.

In Vertrieb, Einkauf und Finanzbuchhaltung arbeiten heute über 80 Mitarbeiter mit dem Dokumentenmanagement in der Cloud. Mit jedem neuen ersten Schriftstück zu einem Kunden oder einem Auftrag entsteht automatisch eine neue digitale Akte in dem cloudbasierten System, in die im Verlauf der Abwicklung alle zugehörigen Dokumente abgelegt werden. Die eindeutige Barcodenummer ist gleichzeitig die Auftragsnummer, die zusammen mit Schlagworten wie dem Bestellernamen im Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) des Betriebs eingegeben wird. Das Deckblatt mit dem Barcode auf dem ersten Schriftstück sichert die Erkennung durch die Scanner des Dienstleisters, die Trennung der Datensätze sowie die spätere fehlerfreie Recherche. Nachts erfolgt ein Datenabgleich zwischen dem ERP-System in Olpe und dem Rechenzentrum, sodass am jeweils nächsten Werktag alle digitalen Akten den aktuellen Informationsstand aufweisen.

IT-Vorteile durch Business Process Outsourcing

„Da wir alle Belege im Browser aufrufen können, ist unser IT-Aufwand äußerst gering. Anders als bei einem intern betriebenen Server inklusive der revisionssicheren Speicher können wir jederzeit Änderungen an allen Applikationen vornehmen, ohne auf Kompatibilitätsprobleme achten zu müssen, denn Doku@web ist vollständig webbasiert”, sagt Donat. „Darin liegt für jedes Unternehmen der technische Vorteil, denn einen echten Rollout mit allen bekannten Konsequenzen gibt es bei uns nicht, wir stellen unseren Kunden lediglich eine URL mit bestimmten Parametern zur Verfügung, die sie einfach aufrufen”, ergänzt Wilsmann. Updates, Anpassungen und Wartungen werden zentral vorgenommen. „Gleiches gilt für die Anbindung an unser ERP-System“, sagt Donat. Bei einem neuen Release müssten nur wenige Anpassungen für die Datenübertragung an das DMS erfolgen. Auch der Schulungsaufwand sei mit wenigen Minuten höchst gering.

Programmierkit ermöglicht individuelle Erweiterungen

Durch das vom Anbieter bereitgestellte Programmierkits lässt sich das DMS nicht nur als Standalone-Tool im Browser betreiben, sondern auch in andere Applikationen integrieren, wie dies auch bei Gebr. Kemper der Fall ist. „Wir haben für unsere Sachbearbeiter eine einfache Recherchemöglichkeit integriert, sodass sie im ERP-System via Mausklick die komplette digitale Akte zu einem Auftrag aufrufen können, falls es Klärungsbedarf gibt”, erläutert Donat. Im Unternehmen werden diese zeitsparenden Abläufe als größter Vorteil gesehen, erinnert man sich doch noch gut daran, wie umständlich die Recherche früherer Tage in Aktenordnern gewesen ist. Auch die Recherche im ERP-System alleine wäre zeitaufwändiger, da dort Schlagworte als Fließtext angezeigt werden, den die Sachbearbeiter erst durcharbeiten müssten.

Ausweitung auf weitere Prozesse

Zusätzlich zu den kompletten kaufmännischen Belegen werden auch die Produktionskarten, die das ERP-System für jeden Auftrag produziert, gescannt. Diese werden von Hand unterschrieben und helfen bei der Chargenrückverfolgbarkeit sowie bei Fragen des Qualitätsmanagements. Über 1,5 Millionen Dokumente jährlich werden auf diese Weise erfasst und digitalisiert.

Die physischen Belege lagert der Dienstleister für einen kurzen Zeitraum nach dem Scannen und vernichtet sie im Anschluss datenschutzgerecht. Lediglich ein Prozent des Papiervolumens verbleibt heute noch in den Archiven der Gießerei. Dazu zählen vor allem die über 300 Verträge des Unternehmens, und auch für diese bietet der Online-Dienstleister ein passendes Werkzeug in der Cloud an: „Mit dem webbasierten Vertragsarchiv haben wir jederzeit einen Überblick über Fristen und Laufzeiten unserer Verträge, denn diese Zahlen können wir nicht ohne eine gewisse Automatisierung nachverfolgen, wenn wir auf der sicheren Seite sein wollen”, verdeutlicht der IT-Leiter. Der integrierte Fristenmonitor erinnert das Unternehmen rechtzeitig, wenn ein Vertrag ausläuft oder verlängert werden muss. Für unterschiedliche Arten von Verträgen, etwa für Leasing, Lieferungen, Lizenzen oder Wartung, stellt das Vertragsarchiv eigene Rubriken bereit.

Der Einsatz des onlinebasierten Dokumentensystems soll bei Gebr. Kemper noch ausgeweitet werden. Brachte der Umstieg auf die seit zwei Jahren verfügbare Version ‘Pro’ weitere Erleichterungen bei der Bedienung, so ist demnächst die Einführung des ‘Cloud Connectors’ geplant. Aus sämtlichen Office-Applikationen lassen sich dann per Mausklick die erstellten Dokumente direkt in die passende Akte übertragen. Gleiches gilt für die E-Mail-Archivierung, die das Speichern auftragsbezogener E-Mails direkt aus Microsoft Outlook heraus ermöglicht, die das Unternehmen schon bald einführen will.

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