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Produktkonfiguration

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Um Aufwand und Fehleranfälligkeit bei der Angebotserstellung zu senken, hat Toyota Material Handling Deutschland einen Produktkonfigurator eingeführt. Damit wurden auch verschiedene Geschäfts- und Aufgabenbereiche wie Langzeitmiete und Rabattierung realisiert.
Bild: Toyota Material Handling Deutschland GmbH

Das Produktspektrum von Toyota Material Handling Deutschland (TMHDE) umfasst Flurförderzeuge wie Handhubwagen, Schlepper und Stapler bis hin zur Lagersystemlösung. Im Jahr 2011 reifte die Überlegung, im Rahmen der reinen Angebotserstellung für die unterschiedlichen Produkttypen mit ihren Varianten einen Produktkonfigurator einzuführen, auch um besser auf Kundenwünsche eingehen zu können. Die Software sollte online und offline verfügbar sein. Außerdem sollte die Modellierung und Darstellung der Flurförderzeuge flexibel, im eigenen Hause und ohne fremde Hilfe erfolgen können. Zur Realisierung des Projektes holte sich Toyota die Orisa Software GmbH aus Jena an Bord.

Das Softwarehaus bietet Konfigurationslösungen auf der Basis von SAP-Produkten oder des eigenen Produktkonfigurators Crealis sowie Individuallösungen an. Der bei Toyota eingeführt Konfigurator Crealis enthält die wissensbasierten Softwarewerkzeuge für das Management der Produktdaten und den Konfigurator zur Konfiguration variantenreicher Produkte. Das Produktdatenmanagement dient zur Beschreibung aller Komponenten sowie Module einer Produktfamilie und deren Verwaltung in einer Datenbank. Dabei werden Informationen aus Konstruktion, Fertigung und Vertrieb sowohl konfigurations- als auch prozessorientiert zusammengeführt, entsprechend der zu konfigurierenden Komponenten. In diesem Rahmen erfolgt die Formulierung von Optionen, Abhängigkeiten und Regeln zur Modellierung sowie für den Konfigurationsprozess einzelner Produkte. Der Nutzer wird nicht mit Programmierarbeiten konfrontiert. Eine standardisierte Eingabestruktur bietet ihm eine komfortable Usability. Mittlerweile lassen sich bei Toyota 75 Prozent des Tagesgeschäfts mit der Angebotserstellung IT-gestützt abwickeln.

Doch auch andere Aufgaben, so aus dem Bereich Business Solutions wie Service, Finanzierung und Leasing, sollten in die Gesamtlösung integriert werden. So plant der Hersteller mit Finanzierungen im After-Sales-Bereich weiteres Geschäftspotential. Es war naheliegend, auch diese Bereiche in den entwickelten Toyota-Konfigurator aufzunehmen. Um diesem Anliegen zu entsprechen, galt es für den Lösungsanbieter, die mit Crealis zur Verfügung stehende Standardfunktionalität zu erweitern. Im August 2012 standen 800 Kalkulationen komplett im Konfigurator zur Verfügung.

Mengengerüst optimiert

Weil die Anzahl der Produkte, Optionen und Abhängigkeiten steigt, musste im Laufe des Projektes das Mengengerüst optimiert werden. Hinzu kommen hinterlegte Daten wie Info-Material und Dokumente. „Auch eine Optimierung der Performance muss in Betracht gezogen werden. Denn dadurch, dass der Kunde ja selbst modelliert und die Daten pflegt, macht es Sinn, von Zeit zu Zeit zu prüfen, ob das Laufzeitverhalten und insbesondere die Response beeinträchtigt werden“, sagt Matthias Schwuchow, Leiter Entwicklung der Orisa Software GmbH. „Darüber hinaus ist zu beachten, dass das System auch als Offline-Version zum Einsatz kommt. Insofern ist der Frage nachzugehen, wie viele Daten bei einer Aktualisierung zu transportieren sind.“ Im Rahmen der Produktkonfiguration kann es sein, dass eine gewählte Option, eine andere Option ausschließt, zum Beispiel einen vermeintlichen Sonderwunsch. Besteht der Kunde auf seinen Wunsch, müssten Rückfragen an das Werk erfolgen.

Um das Werk nicht mit derartigen Fragestellungen zu belasten, erfolgt eine direkte Anfrage nur bei einer verbindlichen Auftragserteilung. Kleinere Änderungen wie eine Verlagerung eines Scheinwerfers sind Optionen, die dem Werk gemeldet werden müssen, doch sie behindern nicht den Verkaufsprozess. Für derartige Änderungen sind Preise hinterlegt. Nachdem die Systemperformance auch bei größeren Kalkulationen konstant war – verbunden mit den Systemerweiterungen aus dem Bereich Business Solutions – konnten auch Großprojekte aus dem Bereich Key Account dargestellt werden. Die Fehlerquote bei Angeboten ebenso bei Aufträgen aus dem Bereich Direktvertrieb und Key Account ging zurück, die Rückfragen und Bearbeitungszeit bei der Auftragsabwicklung sanken rapide. Deshalb strebte Toyota auch eine händlerspezifische Lösung an. Seit April 2013 arbeitet der Vertrieb vollständig mit dem Konfigurator. In der Regel stellt sich bei der Einführung neuer Softwaresysteme immer die Frage nach der Akzeptanz im Mitarbeiterkreis, doch in diesem Fall fand die Konfiguratorlösung schnell eine große Zustimmung.

Wird ein Angebot für mehrere Geräte einschließlich deren Finanzierung erstellt, wird dabei nun rund 88 Prozent der Zeit gespart. Kurz vor dem Go-Live-Termin stellte die Projektleitung des Herstellers ihren Händlern den Konfigurator vor. Zwar gelang die programmtechnische Umsetzung in eine händlerspezifische Konfiguratorlösung innerhalb weniger Monate, es mussten jedoch auch die unterschiedlichen Anforderungen an den Konfigurator sowie die IT-Gegebenheiten vor Ort berücksichtigt werden. Beispielsweise arbeiten die Händler nicht mit dem Toyota-Rabattierungssystem, sondern mit einer Aufschlagskalkulation. So existieren Unterschiede zwischen dem Händlersystem und dem System des Herstellers.

Gleiche Daten und Preise

Generell bedienen sich beide Konfiguratorversionen gleicher Modelldaten und Grundpreise der Geräte. Derzeit sind 295 Modelle in dem Produktkonfigurator eingepflegt, die zur Preisfindung von Gebrauchtmaschinen dienen. Etwa 240 Modellvarianten lassen sich mit dem Konfigurator auswählen und in einer der Produktionsstätten ordern. Stephan Kaufmann pflegt mit zwei Kollegen täglich den Datenbestand. Es gilt, unter anderem Daten für neue Batterien oder Änderungen in Bezug auf Preise oder Optionen aufzunehmen. Ferner werden auch Daten aus der Kundendatenbank in den Konfigurator importiert. Der einzige Datenexport aus dem Konfigurator erfolgt an die Händler, da die erstellten Angebote extra in einer Händler-CRM-Datenbank geführt werden. Auf diese Weise können sie ihre Kunden verwalten und eine Angebotsverfolgung durchführen. „Wir sind hier in Deutschland die erste Vertriebsniederlassung von Toyota Material Handling Europe, die einen derartigen Konfigurator erfolgreich einsetzt und daher eine gewisse Vorreiterrolle einnimmt“, sagt Stephan Kaufmann, Projektverantwortlicher bei TMHDE.

Er verweist auf eine ganze Reihe relevanter Faktoren, die für die Lösung sprechen, wie den vertrauensgewinnenden Auftritt gegenüber dem Kunden, die schnelle Machbarkeitsprüfung und Angebotserstellung, die Reduzierung von Fehlern, die Zugänglichkeit des Konfigurators, die Flexibilität, die Darstellbarkeit beliebiger Betriebsstunden der Geräte oder auch die Änderungsfreundlichkeit während der Angebotsphase. „Wir sind sehr zufrieden, denn wir haben unsere Ziele erreicht“, sagt Günter Simonis, Leiter Key Account und Mitglied der Geschäftsleitung des Herstellers. „Mittlerweile stehen dem Produktkonfigurator circa18.000 Datensätze zur Verfügung. Bestand das ursprüngliche Ziel darin, 75 Prozent der Angebotserstellung mit dem Konfigurator zu realisieren, erreichen wir heute mit der zusätzlichen Abbildung des Bereichs Business Solution im System sogar über 90 Prozent.“

Weitere Bereiche optimieren

„Durchaus lassen sich noch weitere Aufgabenbereiche mit dem Konfigurator optimieren. So denken wir daran, unseren Kunden Angebote für Kurzzeitmieten zu unterbreiten. Im Key Account ist ein vereinfachtes Handling angedacht – zum Beispiel die Auflistung von mehreren Mietmaschinen im Großkundengeschäft“, sagt Günter Simonis. „Wir verzeichnen Zeit- und Kostenersparnisse sowie eine Steigerung des Umsatzes und der Wettbewerbsfähigkeit.“

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