Richtig einbinden und nutzen

Für effizientes Projektmanagement müssen Informationen aus verschiedenen Bereichen gebündelt und ausgewertet werden. Softwarelösungen für Multiprojekt- sowie Ressourcenmanagement helfen, Vorhaben zu planen und Ressourcen gezielt einzusetzen. Die Treibacher Industrie AG hat sich für die Einführung einer Projektmanagement-Software entschieden. Über eine Vielzahl von individuell abgestimmten Schnittstellen wurde die Software in die ERP-Landschaft integriert und mit verschiedenen Inhouse-Systemen verknüpft.

Bild: Collinor Software GmbH

Die Treibacher Industrie AG arbeitet seit Jahrzehnten in den Bereichen Chemie und Metallurgie. Mit der Zentrale in Althofen (Österreich), Standorten in Österreich, Deutschland und Slowenien, sowie Vertriebsbüros in Kanada, Japan und China versorgt das Unternehmen die globalen Märkte in den fünf Geschäftsbereichen Hochleistungskeramik, Hartmetalle und Energiespeicher, seltene Erden und Chemikalien, Umweltkatalysatoren und pharmazeutische Chemikalien sowie Stahl- und Gießereiindustrie. Projekte werden in dem Unternehmen vor allem in den Bereichen Forschung und Entwicklung, zentrale Technik und Informationstechnologie abgewickelt. Die Projektprozesse sind historisch gewachsen und arbeiten mit unterschiedlichen Systemen. Es gab lange kein einheitliches Projektmanagement und die einzelnen Bereiche arbeiteten mit verschiedenen Ansätzen.

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2013 entschieden sich die Verantwortlichen, den aufwendigen Excel-Lösungsansatz durch eine Projektmanagement-Software zu ersetzen. Nach Prüfung erhielt die Collinor Software GmbH den Zuschlag und ging Ende 2013 mit dem Industrieunternehmen in die Feinplanung des Projekts. „Besonders wichtig war uns bei der Auswahl die Integration von SAP für das Kosten-Controlling, die unterschiedlichen Kontierungsregeln je nach Art und Größe der Projekte, die Möglichkeit spezielle Funktion in die Standard-Software zu integrieren, trotz einer einheitlichen Lösung die Flexibilität für bestimmte Bereiche beizubehalten sowie weitere Schnittstellen hinzufügen zu können“, sagt Roman Piskernik, Leiter IT bei der Treibacher Industrie AG.

Einführung und Schulung

Nach Zielsetzung und Inhouse-Workshop entschied sich die Treibacher Industrie AG für die Multiprojektmanagement-Software Collinor 6.0. Der Anbieter lieferte dabei nicht nur die Software, sondern unterstützte den Fertigungsbetrieb bei der Etablierung und Umsetzung des IT-Projekts. Zum einen wurden während verschiedener Konzept-Workshops die genauen Anforderungen an die Lösung geklärt und während mehrerer Testing-Loops im internen Testsystem die Funktionen immer wieder feinjustiert. Zum anderen wurden die Projektleiter und Mitarbeiter in einer zweiwöchigen Schulung auf die Nutzung der neuen Software vorbereitet. Dabei wurde die IT-Lösung spezifisch an das technische Umfeld des Industrieunternehmens angepasst und die Schnittstellen, Zugangsrechte und Screens anwenderfreundlich auf das Unternehmen zugeschnitten. Aufgrund des modularen Aufbaus der Lösung ist es nicht nur möglich, sie in die verschiedensten IT-Landschaften zu integrieren, sondern sie vor allem an die Bedürfnisse des Betriebes anzupassen und nach Bedarf zu erweitern.

Alle Informationen im Blick

„Bisher waren unsere Projektmanagement-Tools MS Project und Excel, eine Verknüpfung zu SAP gab es nicht. Kostenaufstellungen wurden doppelt geführt und jeder Projektleiter musste sich sämtliche projektrelevanten Daten wie Arbeitsstunden, Abrechnungsmodalitäten und Ressourcenauslastung selbst zusammentragen“, schildert Dr. Paul Barbic. Barbic arbeitet als Head of Intellectual Property Department bei Treibacher und war Projektleiter des Einführungsprojektes. „Ohne Systembruch zu arbeiten und sogar neue Daten über Prozessabläufe zu gewinnen, war unser Ziel“, ergänzt Roman Piskernik. Mit der Einführung der Software und der umfangreichen Integration von SAP lassen sich Synergieeffekte zwischen den laufenden Programmen nutzen und Projekte zielgerichtet umsetzen. Die verschiedenen Schnittstellen zu SAP ermöglichen es, dass alle Buchungen im SAP dem Projektleiter sofort auf der Collinor-Oberfläche angezeigt werden. Es ist nicht mehr nötig, das Programm zu wechseln, um tagesaktuelle Daten und Kosten, wie Stammdaten, Leistungsarten, Buchungsdaten, Arbeitszeiten einzusehen. Außerdem entstehen ganz neue Informationen und Daten.

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So erhalten jetzt zum Beispiel alle Projektmitarbeiter in ihrem persönlichem Timesheet die anstehenden Arbeitspakete mit Plan-Aufwand sowie Plan-Fertigstellung, und das sogar mit den entsprechenden Dokumenten versehen. Neben der Ist-Stundenrückmeldung je Arbeitspaket können die Projektmitarbeiter Informationen wie die Fertigstellung einer Aufgabe, einen zeitlichen Verzug oder zu erwarteten Mehraufwand IT-gestützt an den Projektleiter melden. Daten wie die gemeldeten Ist-Stunden je Ressource werden mittels SAP-Schnittstelle auf das passende Kontierungselement an das ERP-System zurückgesendet. Neben analytischen und administrativen Aufgaben kann die Software Zusammenhänge analysieren und dabei helfen, Veränderungen frühzeitig zu erkennen und dem entgegenzusteuern. So werden Projektleiter per E-Mail informiert und das Projekt besonders gekennzeichnet, wenn relevante Überwachungsparameter von dem zuletzt genehmigten Projektantrag abweichen. „Das ist ein großer Vorteil für uns. Gesetzt den Fall, ein Projekt läuft aus dem Ruder, erkennen wir das sofort und können entsprechende Maßnahmen einleiten. Allein dieser Erkenntnisprozess hat uns vorher mehrere Tage gekostet und läuft heute gemäß frei definierbarer Kriterien vollautomatisch ab“, sagt Dr. Paul Barbic.

Fortwährende Optimierung

Mit der Einführung der Projektmanagement-Software wird nun der redundanten Datenerfassung, den Insellösungen und der fehlenden SAP-Integration entgegengewirkt. Knapp 50 Projektleiter und 140 Mitarbeiter arbeiten in dem Industrieunternehmen seit Juli 2014 mit der Projektmanagement-Software. Anfang 2015 wurde ferner die zentrale Technik sowie die zentrale Informationstechnologie mit der Software ausgestattet. Dazu mussten weitere Schnittstellen zu einer internen Instandhaltungssoftware, im Bereich der Produktionsüberleitung zu externen Betrieben und zu den Vertriebsmitarbeitern integriert werden.