Informationserstellung

Technische Dokumentation im 3D-Druck-Zeitalter

Mit generativer Fertigungstechnik reduzieren sich Entwicklungs- und Produktionszyklen im Extremfall auf wenige Tage. Aber auch die Technische Dokumentation muss Schritt halten: Vernetzte Software, digitalisierte Prozesse, Informationsmodellierung und kluge Verteilung von Unternehmenswissen ermöglichen auch in der Welt der Dokumentation, dass aus Wochen Tage werden.

Die Entwicklungsabteilungen der führenden Maschinenbauer wurden in den letzten Jahren technologisch massiv aufgerüstet. Computergestützte Entwicklung (CAE), Simulationssoftware und Rapid Prototyping verkürzen die Entwicklungsprozesse enorm. Immer schneller werden neue Produkte, Varianten oder Individualisierungen umgesetzt. Verstärkt wird dies noch durch die wirtschaftliche Produktion von Klein- und Kleinstserien, die durch Additive Fertigungsverfahren ermöglicht wird.

Und die Dokumentation?

Die Vielzahl an neuen Produkten und Varianten führt zu einem steigenden Bedarf an neuen Betriebsanleitungen, Montage- und Serviceanleitungen, Technischen Produktbeschreibungen, Ersatzteillisten und so weiter. Diese Dokumente müssen entweder neu erstellt oder bereits bestehende Dokumente müssen aktualisiert oder angepasst werden. Im nächsten Schritt folgt dann noch die Lokalisierung für internationale Märkte. Je nachdem mit welchen Tools die Dokumentation erstellt wird und wie die Informationsprozesse zum Beispiel für Änderungen und Freigaben gestaltet sind, führt dies schnell an die Grenzen der Kapazitäten und zu Engpässen in der Dokumentationserstellung.

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Es geht nur mit System

Wird die Dokumentation in einem Content Management System erstellt, könnte dies bereits einen Teil der gestiegenen Anforderungen auffangen. Die Praxis zeigt jedoch, dass leistungsstarke Redaktionssysteme nicht selten unzureichend eingesetzt werden. Die Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung durch intelligente Modularisierung und die Anwendung von Produkt- und Informationsklassen in den Metadaten werden nicht oder nicht optimal genutzt. Der Aufwand für die Erstellung und Bearbeitung der Dokumentation, aber auch für die Übersetzung bleibt in diesem Fall höher als nötig. Berücksichtigen muss man auch, dass die Funktionalitäten mancher Systeme, gerade im Hinblick auf eine automatisierte Dokumentationserstellung, Unterschiede aufweisen und nicht alle Lösungen gleich performant umsetzbar sind. Programme wie Microsoft Word oder Adobe Indesign kommen mit diesen Anforderungen in der Regel nicht mehr mit.

Vernetzte Informationen

Ein sehr wichtiger Faktor auf dem Weg zur leistungsfähigen Dokumentationserstellung ist die Vernetzung von Informationen im Unternehmen. In der Vergangenheit haben Technische Redaktionen, so wie andere Unternehmensbereiche auch, einen Großteil der verwendeten Daten in einer eigenen Datenbank gesammelt. Das führt zwangsläufig zu einer redundanten Datenhaltung, aufwendiger Datenpflege und der Gefahr von veralteten oder falschen Daten. Die Digitalisierung der Unternehmensbereiche ermöglicht heute die Nutzung verschiedener Informationsquellen im Unternehmen, ohne diese zu duplizieren oder gar manuell zu übertragen. Inhalte können automatisiert in Dokumente einfließen. Zum Beispiel hat die Entwicklungs- oder Konstruktionsabteilung die exakten Technischen Daten des Produkts, unabhängig davon, ob es ein Serienmodell ist oder ein individualisiertes Produkt. Über eine Vernetzung der Datenbanken und Systeme kann man diese individuellen Informationen fehlerfrei in die entsprechende Kundendokumentation mittels Metadaten automatisiert übernehmen. Das gilt auch für viele der weiteren Informationen, die in einer typischen Dokumentation gebraucht werden, wie Ersatzteillisten, E-Pläne und Zeichnungen. Über Auftragsdaten, Produktionsaufträge oder Konfigurationsdaten lassen sich etwa automatisiert Dokumente anlegen und mit bestehenden, modular aufgebauten Inhalten gesteuert befüllen. Ergänzt man dies dann mit den oben beschriebenen individuellen Daten, erhält man als Ergebnis im Idealfall ein fertiges Dokument oder ein Basisdokument, das durch die Technische Redaktion finalisiert wird.

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Konzepte schaffen Mehrwert

Mit einer klassischen Technischen Dokumentation lassen sich gesetzliche Pflichten erfüllen, die Vorstellungen der Kunden reichen aber oft weiter. Zeitgemäße Dokumentation sollte sich am Informationsbedarf des Nutzers orientieren. Dieser benötigt in einer konkreten Situation gezielte Informationen zur Erfüllung seiner Aufgabe. Ein Beispiel:

• Ein Servicetechniker benötigt bestimmte Informationen zum Austausch einer defekten Baugruppe, wie Ersatzteilnummern, Einbauanleitung, Sonderwerkzeuge und so weiter.
• Ein Facility Manager bekommt eine Störmeldung von der Brandmeldeanlage und benötigt Informationen darüber, ob und wie er diese Störung beheben kann.

In beiden Fällen haben die Nutzer ein konkretes Anliegen, für das sie Informationen benötigen. Diese Informationen sind idealerweise auf die Zielgruppe zugeschnitten und schnell verfügbar, zum Beispiel über ein mobiles Endgerät. In der Praxis lässt sich das schon heute umsetzen. Ein Ergebnis aus den oben erwähnten Dokumentations- und Informationskonzepten könnte sein, Informationen in Informationseinheiten (sogenannte Topics) zu modularisieren und mit klassifizierenden Metadaten zu versehen. Diese ermöglichen eine exakte inhaltliche und produktbezogene Zuordnung. Erstellt man die Topics medienneutral, etwa in XML, können sie später situativ abgerufen und über verschiedene Kanäle zielgerichtet zur Verfügung gestellt werden, um den Informationsbedarf zu erfüllen. Das kann als kontextsensitive Hilfefunktion auf der Visualisierung einer Maschine geschehen, über ein Content-Delivery-Portal als App auf einem Smartphone oder Tablet oder auch als Web-Plattform. Natürlich lassen sich aus den modularen Inhalten auch ganz herkömmliche Anleitungen auf Papier generieren oder als PDF-Datei zum Download in einem Kundenportal bereitstellen.