Methoden zur Systemeinführung
Klassische oder agile Implementierung?
Projekte zur Einführung von ERP-Systemen lassen sich mit unterschiedlichen Methoden realisieren. Neben klassischen, phasenorientierten Ansätzen bieten die ERP-Einführungspartner vermehrt auch agile Projektmethoden an. Nicht immer passt die Methode zu dem jeweiligen Auftrag. Dann kann sich das Projektrisiko verschieben und finanzielle Mehrbelastung droht. Dieser Beitrag gibt eine erste Orientierung zum passenden Ansatz.
Kaum ein Projekt fordert ein gesamtes Unternehmen so heraus, wie die Einführung eines ERP-Systems. Nicht nur Projektleitung und IT sondern fast alle Bereiche und Abteilungen müssen sich intensiv engagieren. Es geht darum, vorhandene Prozesse zu überprüfen, die Anforderungen an ein neues ERP-System zu ermitteln und letztlich effizienter zu werden, weil die Bedürfnisse genau erfüllt werden. Für diese Projekte haben sich verschiedene Methoden herausgebildet, die im Folgenden beschrieben werden.
Phasenorientiertes Vorgehen
Die klassische Projektmethodik definiert verschiedene Phasen, die durch markante Meilensteine abgegrenzt werden können. So lassen sich verbindliche Phasenergebnisse festgelegen, die für Anbieter wie Anwender nachprüfbar sind. Damit geht die Überprüfung eines Projektzeitplanes einher, der eine verbindlich festgelegte, auch wirtschaftliche Kalkulationsgröße für das Projekt darstellt. Aufgrund dessen startet so ein Projekt schon mit der Vertragsphase, da im phasenorientierten Vorgehen auch hierfür bereits eine fundierte Planung erforderlich ist. Zentrale Vertragsbestandteile sind daher die Beschreibungen des Projektumfanges in Form eines Pflichtenheftes, eines verbindlichen Projektzeitplans und eines entsprechenden Budgets zeitlicher und finanzieller Ressourcen. Diese bilden die Grundlage für alle weiteren Projektphasen. Nach der Projektinitialisierung und der Erstellung von Fachkonzepten auf Basis des Pflichtenheftes beginnt die wichtige Implementierungsphase. In dieser Phase wird der in den Fachkonzepten definierte Projektumfang abgearbeitet, also die relevanten Geschäftsprozesse im neuen ERP-System durch den ERP-Einführungspartner abgebildet. Viele Leistungen, wie Konfiguration, Customizing, Datenmigration, die Realisierung von Schnittstellen und Anpassungen, die Erstellung von Formularen, Listen und Auswertungen werden durchgeführt und ergeben schließlich ein funktionierendes Gesamtsystem. Nach erfolgreichen Integrationstests, einem Testbetrieb und Schulungen für die Mitarbeiter führt dies zur Phase des Echtbetriebs, die mit dem erfolgreichen Go-Live des neuen ERP-Systems abgeschlossen wird. Danach werden System und Abläufe aufgrund der Erfahrungen im Echtbetrieb weiter optimiert und das System wird, wenn vorhanden, in weitere Unternehmenseinheiten ausgerollt.
