DMS-Einführung bei Bantleon
Nicht nur suchen, sondern finden
Drei Millionen Dokumente verwaltet der Schmierstoffspezialist Hermann Bantleon aus Ulm auf seinen Rechnern. Das alte Dokumentenmanagement-System arbeitete an seiner Grenze. Zusammen mit D.Velop integrierte der Hersteller ein DMS, das mit dieser Datenmenge zurechtkommt und sich dabei auch mobil bedienen lässt.
Das Unternehmen Hermann Bantleon aus Ulm bietet Hochleistungsschmierstoffe und Servicedienstleistungen im Bereich der Metallbearbeitung an. Außerdem ist das Unternehmen in der Entwicklung von kundenspezifischen Schmierstoffen tätig, gegründet im Jahr 1918 zählt Bantleon heute etwa 265 Beschäftigte an drei Produktionsstandorten in Ulm, Ulm-Nord und Crimmitschau. Das Unternehmen pflegt Partnerschaften mit Unternehmen in 40 Ländern weltweit.
Drei Millionen Dokumente
Das Unternehmen verwaltet drei Millionen Dokumente, von denen ein Großteil durch das ERP-System generiert wird: 2,8 Millionen Rechnungen, Gutschriften oder Lieferscheine. „Der Rest besteht vorwiegend aus Dokumenten, die irgendwann einmal manuell abgelegt wurden, z.B. produktspezifische Bantleon-Dokumente und Laborberichte“, schildert Alexander Bunk, Bereichsleiter IT bei Bantleon. Heute können die Beschäftigten diese Dokumente im System suchen und finden. Um dies zu ermöglichen, hat das Unternehmen ein neues Dokumentenmanagement-System (DMS) eingeführt. „Unsere alte DMS-Lösung war technisch eher veraltet. Moderne Oberflächen, wie man sie auch aus den Web-Anwendungen heutzutage kennt, waren nicht sichtbar“, so Bunk. Die Endanwender waren unzufrieden, das System komplex und wenig intuitiv. „Dokumente waren nicht so schnell auffindbar. All das sorgte für eine geringe Akzeptanz im Hause“, führt Bunk weiter aus. Eine Umfrage unter allen Beschäftigten bestätigte den Eindruck. Das System hatte zwar seinen Zweck erfüllt, sich aber nicht nahtlos in die IT-Umgebung integriert. Die neunte Ausgabe von Rockwell Automations „State of Smart Manufacturing“ Report liefert Einblicke in Trends und Herausforderungen für Hersteller. Dazu wurden über 1.500 Fertigungsunternehmen befragt, knapp 100 der befragten Unternehmen kommen aus Deutschland. ‣ weiterlesen
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Integration in die Systemlandschaft
Die Anforderungen an ein neues DMS umreißt Bunk so: „Wir setzen strategisch viele Microsoft-Produkte ein. Ebenso wichtig war uns die Integration in unser ERP-System als einfacher Aufruf über den Webbrowser, ohne dass irgendwo ein zusätzlicher Client installiert werden musste. So ist das Arbeiten ohne VPN-Tunnel oder wacklige Remote-Desktop-Verbindungen für alle Mitarbeitenden bequem und ganz wie gewohnt möglich.“ Der Softwarehersteller D.Velop bot mit den Lösungen für Microsoft integrationsmöglichkeiten in die Bantleon-Systemlandschaft. Auch die Microsoft-365-Cloud-Suite und SharePoint sind ein großes Thema bei Bantleon. „Letztlich war für die finale Entscheidung auch ein großer Pluspunkt, dass das d.velop-Team die Bantleon schon sehr lange in anderen IT-Projekten betreut und die Menschen wie auch die Systemumgebung sehr gut kennt.“ Abstimmungen dauern dann nicht Tage oder gar Wochen.
Digitaler Projektstart
„Wir haben zunächst nach dem initialen Workshop parallel zu unserem jetzigen System eine Testumgebung aufgebaut, in die bereits die Erkenntnisse aus dem Workshop eingeflossen sind“, schildert Bunk die Projektphase, die aufgrund der Corona-Pandemie vollständig digital stattfand. Das habe super funktioniert, so Bunk. „Zudem haben wir interne Umfragen durchgeführt, deren Ergebnisse ebenfalls berücksichtigt wurden.“
Kein Big Bang
In Zusammenarbeit mit den einzelnen Bereichen entstand ein Testsystem, das für die Integrationen in die Hauptsysteme vorbereitet wurde. Die Strukturen mussten soweit vorhanden sein, dass sich die Beschäftigten im System zurechtfinden. Eine Umstellung per Big Bang wollten die Bantleon vermeiden. „Deswegen haben wir angefangen, Integrationen zu unserem CRM zu schaffen, sodass die Anwender einfach aus der bekannten Oberfläche auf Dokumente zugreifen können“, beschreibt Alexander Bunk einen Kerngedanken. „Die Einstiegshürde ist so viel geringer“. Die vollständige Einführung erfolgte dann Schritt für Schritt.
Strukturen aufbrechen
„Man muss sich Gedanken machen, wie man gewachsene Strukturen durch das bisherige Dokumentenmanagement-System aufbrechen kann“, so Bunk. Er rät dazu, keinesfalls zwanghaft zu versuchen, das alte System mit dem Neuen nachzubauen. Zudem sei es wichtig, die Mitarbeitenden über interne Umfragen in die Auswahl und Anforderungsgestaltung einzubeziehen. Besonders wichtig ist den Bantleon-Verantwortlichen in IT-Projekten das Knowhow des Softwareherstellers und die Nähe zum Projektteam. Für Bantleon zählt in diesem Zusammenhang vor allem, dass der Software-Anbieter auch Erfahrung mit Drittprodukten hat, in das sich die Lösung später integrieren soll. „Bei uns war das mit Microsoft Dynamics 365 Business Central so“, sagt Bunk. Eine dritte Partei musste nicht hinzugezogen werden, sondern die Umsetzung gelang mit einem Kernteam. Möglich machte das eine standardisierte Schnittstelle zu Microsoft Dynamics 365 Business Central des Entwicklungspartners Konica Minolta Business Solutions.
