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Anzeichen für mangelhafte Stammdatenverwaltung

Wenn Materialstämme zum Problem werden

Fehlerhafte Stammdaten und zu langsamer Umgang mit ihnen ist eine häufige Ursache in Firmen für schleichenden Verlust der Wettbewerbsfähigkeit. Vier Merkmale mangelhafter Stammdatenverwaltung und mögliche Folgen, die bei realen Unternehmen so vorkamen.

(Bild: ©contrastwerkstatt/stock.adobe.com)

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Automatisiertes und digitalisiertes Stammdatenmanagement verbreitet sich zunehmend – in seiner Relevanz, aber auch in seiner Komplexität. Immer mehr Personen sind an immer mehr Prozessen beteiligt und ohne digitale Unterstützung können Organisationen schon einmal den Überblick verlieren. Stellen Unternehmen als Antwort darauf auf eine digitalisierte Stammdatenverwaltung um, haben sie eine Reihe von Herausforderungen bewältigt. Um diese geht es im folgenden Artikel.

Lange Durchlauf- und Wartezeiten

Vor der Digitalisierung eines Unternehmens machen beispielsweise komplexe Materialanlageprozesse Probleme: Wer Materialanträge per Papier quer durchs Unternehmen reicht, kann die Wege der Prozesse kaum schnell genug nachverfolgen. Aus dieser Intransparenz entstehen wiederum lange Durchlauf- und Wartezeiten. Ein Unternehmen der Stahlindustrie stand vor dieser Herausforderung. Während das Papier unterwegs war, wussten die Absender nicht mehr, wie der aktuelle Stand war. Dabei gab es bereits ein ERP-System im Unternehmen. Auf dieses hatte jedoch nur ein kleiner Teil der Prozessbeteiligten Zugriff. Das verzögerte den Prozess weiterhin, da bei nachträglichen Fragen erneut außersystemische Wege nötig wurden. Zusätzlich fehlten oft Status-Updates oder die Kommunikation zu der Person, die den Prozess ursprünglich gestartet hatte. Durchlaufzeiten von zwei Wochen oder mehr waren keine Seltenheit. Mit der Einführung einer abteilungsübergreifenden digitalen Lösung verschwanden diese Probleme. Alle Beteiligten eines Prozesses arbeiteten fortan im selben ERP-System. Die relevanten Informationen und Dokumente sind seitdem digital am Materialstammsatz hinterlegt und zu jeder Zeit abrufbar. Ein entsprechender Workflow regelt, wann wer für welchen Schritt des Prozesses zuständig ist.

Medienbrüche und Abkürzungen

Bei vielen Unternehmen gibt es keine eindeutige Aufteilung und Zuweisung der Materialaufgaben zwischen den Abteilungen. Wenn die Übergänge zwischen den Prozessschritten verschwommen sind, beginnen die Mitarbeitenden häufig, ihre eigenen Prozesse zu erfinden. Häufig wird dabei kurzfristige Zeitersparnis zu langfristigem Chaos. Die Freiheit fehlender definierter Prozesse führte auch bei einem Unternehmen der Pharmaindustrie dazu, dass Mitarbeitende zu improvisieren anfingen. Sie nahmen Abkürzungen, die sich auf lange Sicht als Umwege entpuppten: Ohne klaren Workflow erfolgte prozessrelevante Kommunikation mal per E-Mail, mal per Telefon, mal spontan auf dem Gang. War ein Prozess einmal auf diese Weise entgleist, wurde es schwer, ihn wieder einzufangen. Denn niemand protokollierte die Entscheidungen, die während der Pause am Kaffeeautomaten entstanden. Ein ganzheitlich genutztes ERP-System war auch für diese Medienbrüche die Lösung. Das Unternehmen merkte: E-Mails oder Telefon allein sind heute nicht mehr der richtige Weg, wenn es darum geht, Genehmigungen oder andere Entscheidungen zu dokumentieren – das ERP-System ist dafür ein sehr geegneter Ort. Ein integrierter Workflow, der die Aufgaben individuell, logisch und sequenziell einteilt, kann schnell für Ordnung sorgen. Mit Kommentarfunktion oder durch das Versenden automatisierter E-Mails bleibt der Kanal für Rückfragen bestehen, was ebenfalls dokumentiert wird. Schriftliche Anträge oder Genehmigungsworkflows über andere Systeme wurden beim Pharmaproduzenten überflüssig.

Hunderte Einzelfelder

Jede Person, die schon einmal einen Stammdatensatz in einem System wie SAP ERP angelegt hat, weiß: Da steckt viel Arbeit dahinter. Hochwertig gepflegte Stammdaten sind keine Selbstläufer. Teilweise hat ein einziger Stammdatensatz nach SAP-Standard mehrere hundert Felder, die es auszufüllen gilt. Diese Eingaben fließen aus diversen Unternehmensbereichen zusammen – auch bei einem Hersteller für Fahrzeugteile. Verschiedene Abteilungen waren in der Firma nebenbei an den Materialprozessen beteiligt, hatten aber nur selten tiefes Fachwissen über die ERP-Systeme. Der Umstieg auf eine individualisierbare und zugängliche Oberfläche vereinfachte die Zusammenarbeit signifikant. Seitdem zeigt das System von den hunderten Eingabekriterien nur noch die, die tatsächlich für die jeweiligen Prozessbeteiligten relevant sind. Standardfelder sind bereits vorbelegt, um den manuellen Aufwand noch weiter zu reduzieren. Die Mitarbeitenden haben das System gut angenommen und kommen schneller durch den Workflow.

Wackelige Konstruktionen

Ein anderes Unternehmen derselben Branche versuchte, ein ähnliches Problem auf eine andere Weise zu lösen: Im SAP-Standard fehlte auch diesem Unternehmen der engere Bezug zu den eigenen Aufgaben. Sie informierten sich bei SAP selbst, ob es ein passendes Add-On für ihr Stammdatenmanagement gäbe, doch die aufgerufenen Preise schreckten sie ab. Das Unternehmen entschloss sich deshalb dazu, die Sache selbst in die Hand zu nehmen. Sie verstärkten ihre eigene IT-Abteilung und modifizierten die verwendeten Routinen. Kurzfristig erhielten sie so Workflows, die perfekt an ihre Aufgaben angepasst waren. Wenige Monate später jedoch entschlossen zwei Schlüsselpersonen des Projekts, das Unternehmen zu verlassen. Plötzlich fehlten ihre spezifischen Programmierkenntnisse sowie ihr Durchblick durch das Projekt der Marke Eigenbau. Als dann ein System-Update anstand, konnte niemand die Prozesse detailliert an das neue Release anpassen. Letztendlich entschied sich das Unternehmen, bei weiteren IT-Anbietern nach einer geeigneten Anwendung zu suchen. Letztlich schaffte das Unternehmen eine Software für Materialmanagement an, mit der sich individuelle Workflows in SAP integrieren und per Low-Coding selbstständig anpassen lassen. So ließen sich Prozesskosten reduzieren und auch weiteren System-Updates kann die Firma gelassen entgegensehen. Probleme wie in diesen vier Beispielen sind keine Seltenheit. Nahezu jede Organisation mit komplexeren Material- und Stammdatenprozessen dürfte früher oder später auf diese oder ähnliche Hürden stoßen. Der Effizienzgewinn einer professionell eingerichteten digitalen Lösung für Materialmanagement zahlt sich sehr häufig schon wenige Monate nach der Investition aus.


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