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Vertragsverwaltung bei Bühler Motor

Von analog zu digital

Um produzierende Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation weitreichend zu unterstützen, müssen IT-Anbieter mehr leisten, als nur ERP-Standards zu implementieren. Neben zielführender Beratung zählen echte End-to-End-Lösungen genauso wie jede einzelne Komponente. Diese Kompetenz brachte Microsoft-Partner Cosmo Consult ein, als Bühler Motor die interne Vertragsverwaltung von analog auf digital umgestellte.

 (Bild: Cosmo Consult Gruppe)

(Bild: Cosmo Consult Gruppe)

Die Bühler Motor GmbH mit Hauptsitz in Nürnberg vertreibt weltweit elektrische Antriebstechnik für die Automobilindustrie, Medizintechnik, Luftfahrt sowie zahlreiche Industrieanwendungen. So wird der Automotive-Bereich mit elektrischen Motoren, Getrieben und Pumpen beliefert, die Medizin erhält intelligente Antriebssysteme für diagnostische und therapeutische Anwendungen wie Blutzucker-Messgeräte und Insulinpumpen. In der Luftfahrt gilt Bühler als Spezialist und Systemlieferant von Motoren für die elektronische Flugzeugsitzverstellung. Für industrielle Anwendungen liefert das Unternehmen Antriebslösungen als kundenspezifische Entwicklungen in Serienproduktion. Als ERP-System ist unternehmensweit SAP implementiert, mit dem der gesamte produktive Bereich abgedeckt wird. Das Thema Collaboration wird mit SharePoint von Microsoft umgesetzt. Die IT-Abteilung stand nun vor der Herausforderung, ein elektronisches System zur Vertragsverwaltung aufzubauen, die bisher nicht elektronisch, sondern in Papierform erledigt und in Ordnern und Regalen archiviert wurde. „Es sollten keine Ordner mehr durchs Haus getragen und Unterschriften eingesammelt werden. Außerdem sind wir global organisiert und die Kollegen in den USA, China oder Mexiko können nicht die Ordner in unseren Schränken einsehen. Mit einer Softwarelösung sollten sie jederzeit Zugriff darauf bekommen“, erinnert sich Dominic Harreiss, IT-Leiter und IT Project Manager. Beim Umzug der Einkaufsabteilung innerhalb der Hauptverwaltung bot sich daher die Gelegenheit, eine neue Vertragsverwaltung aufzubauen und auf Basis von Microsoft SharePoint zu implementieren.

Vertragslaufzeiten überwachen

Die Papierablage sollte durch eine strukturierte Ablage in elektronischer Form ersetzt und eine komplette digitale Abwicklung mit Freigabeworkflows sowie Überblick und Controlling zum Überwachen der Vertragslaufzeiten und Vertragsstatus über sämtliche Verträge ermöglicht werden. „Die Software sollte aktiv auf den User zukommen: Achtung, Vertrag läuft ab, bitte kümmern, und sie sollte Workflows etwa für elektronische Adressierung von Personen oder Freigabe-Anforderungen einholen können“, sagt Harreiss. Dabei mussten wegen der globalen Organisationen auch die Zeitzonen berücksichtigt werden. Nach Tests verschiedener Produkte entschied man sich für die Software der Hamburger PSC GmbH, heute Portal Systems AG. Das Programm Shareflex Contract passte am besten zu den Anforderungen, es mussten nur noch einige benutzerdefinierte Anforderungen angepasst werden. Als Implementierungspartner war der Microsoft-Partner Cosmo Consult mit an Bord. Dieses Softwarehaus war am Markt lange vor allem als ERP-Integrator bekannt, der branchenspezifische Lösungen bei mittelständischen und großen Unternehmen realisiert. Inzwischen hat sich die Firma jedoch zum global agierenden End-to-End-Lösungsanbieter entwickelt, der Leistungen von Cloud über Daten-Services, über künstliche Intelligenz, IoT, Modern Workplace sowie Kollaborationsthemen anbietet. „Wir wussten, was wir erreichen wollten, aber wir konnten das selbst technisch nicht so umsetzen, dass sich auch ein Benefit von der Arbeitslast her ergab. Diese Beratungen und technischen Dienstleistungen haben wir dann von Cosmo Consult erhalten“, so Harreiss.

Mitarbeiter aus den weltweiten Standorten haben Zugriff auf die Verträge, ohne dass sie sich an der mitteleuropäischen Zeitzone orientieren müssen. (Bild: Cosmo Consult Gruppe)

Mitarbeiter aus den weltweiten Standorten haben Zugriff auf die Verträge, ohne dass sie sich an der mitteleuropäischen Zeitzone orientieren müssen. (Bild: Cosmo Consult Gruppe)

 (Bild: Cosmo Consult SSC GmbH)

(Bild: Cosmo Consult SSC GmbH)

1.000 Verträge eingescannt

Für eine Vertragsartenmatrix verwendete man die vorhandenen Papierordner. Zusätzlich wurde definiert, welche Informationen jedem Vertrag beigeordnet werden sollten – etwa Zuständigkeitsbereiche, das betroffene Werk und ähnliches. Diese Vertragslandschaft stellte Bühler den Experten von Cosmo Consult zur Verfügung, die im ersten Schritt das Grundsystem installierten und anschließend die gemeinsam erarbeiteten Anpassungen darin implementierten. In den eingescannten rund 1.000 Kontrakten wurden alle Daten definiert und in den Verträgen verortet, die als gesonderte Information zugeordnet und später im System stehen und über Suchfunktion oder workflows gefunden, gefiltert oder ausgewertet werden sollten. Um die PDFs samt XML-Dateien den konkreten Verträgen zuordnen zu können, entwickelten die IT-Berater eigens ein Programm. Mit der Anwendung lassen sich die PDFs korrekt verteilen, sodass man auf der Basis der anfangs definierten Struktur alles im System wiederfinden konnte. „Zudem haben wir mit Cosmo Consult ein funktionsbezogenes Rechte-Management aufgesetzt und konfiguriert, das nach einer Rollenaufteilung bestimmt, wer auf welche Vertragsarten zugreifen darf – entweder gar nicht oder nur lesend oder schreibend und lesend“, beschreibt der IT-Projektleiter den letzten Schritt.

Zugriff von überall möglich

Eine der wichtigsten Funktionen von Shareflex Contract stellt für Harreiss die Möglichkeit dar, dass die Kollegen in China oder Mexiko jederzeit Zugriff auf die Daten haben und nicht mehr auf deutsche Bürozeiten angewiesen sind. Das ist vor allem für die Hauptverwaltung eine echte Arbeitserleichterung. Auch lassen sich jetzt schneller und einfacher Auswertungen durchführen: Wie alt sind die Verträge, wo fehlen eventuell Lieferverträge, wo muss etwas nachgebessert werden? Sind alle benötigten Zertifikate vorhanden? Die Einkaufssituation im gesamten Unternehmen ist damit transparenter geworden, je nach Notwendigkeit und Berechtigung haben Alle den gleichen Informationsstand. Es gibt integrierte, anpassbare Workflows zur Freigabe und Verwaltung von Verträgen und alles wird revisionssicher archiviert. Nach der erfolgreichen Implementierung will der Produzent zusammen mit seinem IT-Dienstleister außer dem Einkauf bald auch die anderen Firmenbereiche mit einbeziehen.


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