Vernetzte Prozesse bei Stefani Maschinenbau

Branchenlösung auf Augenhöhe implementiert

Ob robotergestützte Montagelinie oder Werkstückträgersystem – die maßgeschneiderten Lösungen von Stefani Maschinenbau helfen Unternehmen vieler Branchen dabei, ihre Prozesse zu beschleunigen. Damit die Sondermaschinen pünktlich das Werk verlassen, setzt der Hersteller auf ERP-Branchensoftware von Kumavision.

(Bild: Stefani Maschinenbau GmbH)

Die Stefani Maschinenbau GmbH wurde 1985 gegründet. Die langjährige Erfahrung im Bereich der Metallbearbeitung ist die Basis für den Erfolg des oberbayerischen Unternehmens, zu dessen Portfolio neben dem Sondermaschinenbau auch die Fertigung von Prototypen, Serien und Großteilen gehört. Heute arbeiten 125 Angestellte in Hepberg bei Ingolstadt, dazu kommen zwei Werke in Ungarn und Rumänien. „In den letzten 30 Jahren haben sich unsere Abläufe stark verändert“, sagt Wolfgang Vogl, Geschäftsführer der Stefani Maschinenbau GmbH. „Diese Entwicklung spiegelt sich auch in unseren Prozessen wider.“ Die bisher eingesetzten, getrennten Softwarelösungen für die Fertigung, Projekte und Buchhaltung konnten diese Veränderungen nur bis zu einem gewissen Grad abbilden. „Weil wir so viele verschiedene Systeme genutzt haben, mussten wir mit zahlreichen Schnittstellen und manuellen Übertragungen arbeiten.“ Ein Vorgehen, das nicht nur fehleranfällig ist, sondern auch viel Zeit kostet. Daher war eine zentrale Anforderung an die neue Softwarelösung, dass alle Abteilungen eine gemeinsame Datenbasis nutzen. „Mit Microsoft Dynamics haben wir dafür genau die richtige Software gefunden“.

Zukunftssichere Auswahl

Bei der Auswahl der Lösung spielten neben dem Leistungsumfang auch die Erweiterungsmöglichkeiten eine wichtige Rolle. „Mit der Digitalisierung warten in den nächsten Jahren spannende Entwicklungen auf uns und unsere Kunden. Daher war es entscheidend, dass die neue Softwarelösung flexibel ist. So können wir nachträglich neue Funktionen einfach hinzufügen“, führt Vogl aus. Für weitere Zukunftssicherheit soll die Lösung zudem kontinuierlich weiterentwickelt werden, was mit dem IT-Unternehmen Microsoft als gesichert gelten kann. Dafür spricht auch, dass Technologien wie KI und IoT längst zur Verfügung stehen.

Vielseitige Anforderungen

Mit der eigenen Fertigung und dem Sondermaschinenbau ist Stefani breit aufgestellt. Eine Herausforderung war es jedoch, die beiden Geschäftsbereiche in einer Lösung abzudecken. „Eine weitere Anforderung war, dass wir nah am Standard bleiben wollten“, berichtet Vogl. „Denn mit jeder Anpassung sind doppelte Kosten verbunden: Für die Entwicklung neuer Funktionen und bei notwendigen Updates.“ Aus diesem Grund suchte der Hersteller einen IT-Partner, der eine Lösung auf Basis von Microsoft Dynamics anbietet, die die Prozesse der klassischen Fertigung und des Sondermaschinenbaus abdeckt. Fündig geworden ist das Unternehmen schließlich bei Kumavision, deren Branchensoftware Funktionen für Konstruktion über Produktion bis zur Finanzbuchhaltung, aber auch Qualitätssicherung und mitlaufende Kalkulationen bietet.

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Betriebs- und Zeitdaten

Für die Erfassung von Betriebsdaten, Maschinen- und Arbeitszeiten in der Fertigung nutzt Stefani die in der ERP-Branchensoftware standardmäßig enthaltenen Funktionen. „Wir arbeiten mit Scannern und einem Barcodesystem. Auf diese Weise werden Zeiten und eingesetzte Waren dem entsprechenden Fertigungsauftrag automatisch zugewiesen, was uns in der Produktionsplanung und -steuerung sehr unterstützt.“ Auch Fremdarbeit sowie die Erfassung projektbezogener Arbeitsstunden im Sondermaschinenbau bildet die ERP-Lösung ab.

Mit den Systemen von Stefani optimieren Hersteller vieler Branchen ihre Fertigungsprozesse. Das bedeutet viel Arbeit für die Konstrukteure des Sondermaschinenbauers.(Bild: Stefani Maschinenbau GmbH)

Maßarbeit am Angebot

Bei aller Nähe zum Systemstandard wurde die Anwendung an einigen Stellen auf die Anforderungen des Maschinenherstellers angepasst. „Um unseren Kunden maximale Flexibilität zu bieten, beginnen wir den Fertigungsprozess so schnell wie möglich. Daher können bei uns auch Fertigungsaufträge ohne einen kaufmännischen Auftrag erstellt werden“, erläutert Vogl. Die größte Änderung betraf die Angebotskalkulation: „Anders als in der klassischen Produktion steht im Sondermaschinenbau erst nach der Konstruktion fest, aus welchen Bauteilen sich ein Produkt zusammensetzt“. Mit der Einführung spezieller Artikel, die lediglich der Angebotskalkulation dienen, trägt die Branchensoftware diesem Umstand Rechnung und erlaubt eine schlanke Kalkulation bei gleichzeitig durchgängigen Daten. Importiert werden die Angebote anschließend in das Dokumentenmanagementsystem (DMS) – seit kurzem voll automatisiert.

Alle Abläufe auf dem Tisch

In die Entscheidung, welche Funktionen an die unternehmensinternen Abläufe angepasst werden, wurden die Key-User miteinbezogen. „Diese kennen nicht nur die Prozesse am besten, sondern arbeiten später auch täglich mit der Lösung“, begründet Vogl das Vorgehen. Zusammen mit dem ERP-Dienstleister wurden so in abteilungsspezifischen Workshops nach und nach alle bestehenden Prozesse erfasst. „Gemeinsam haben wir diese nach funktionalen Gesichtspunkten analysiert und überlegt, wo wir interne Prozesse verbessern können. Das gegenseitige Verständnis war dabei für den Erfolg entscheidend.“ Von den neu definierten Prozessen profitiert das Unternehmen gleich mehrfach: Sie steigern die Effizienz, sparen Zeit sowie Geld und machen das Prozesswissen allen Mitarbeitern zugänglich.

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Informationen für alle

In einer separaten Projektphase führt Stefani die Enterprise Content Management (ECM) Lösung ELO ein. „Wir haben uns bewusst für dieses iterative Vorgehen entschieden, um die Mitarbeiter zu entlasten, die während der ERP-Einführung auch noch das ganz normale Tagesgeschäft erledigen. Alle kaufmännischen Belege von der Eingangsrechnung bis zum Lieferschein sollen digital erfasst und dank nahtloser Anbindung der ECM-Lösung den entsprechenden Aufgaben im ERP-System zugewiesen werden. „Aktuell erfassen wir die Daten manuell und leiten sie an die entsprechenden Fachabteilungen weiter. Das kostet viel Zeit, Fehler sind dabei natürlich auch nicht ausgeschlossen“, so Vogl. Mit der Digitalisierung der Belege sind die Informationen für alle verfügbar. Um die Prozesse noch effizienter zu gestalten, möchte der Maschinenbauspezialist später auch automatisierte Workflows nutzen. „Ziel ist das papierlose Büro“, verrät Vogl über die Zukunftspläne.

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