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Wann ist Zeit, Adieu zu sagen?

Veraltete ERP-Systeme erkennen

Wann ist Zeit, Adieu zu sagen?

Der Impuls für einen ERP-Wechsel kommt häufig aus dem mittleren Management. Dies ist nicht verwunderlich, weil in den Fachabteilungen die größten Berührungspunkte zur Software bestehen. In der Praxis bewegen immer wieder ähnliche Gründe Unternehmen dazu, ein neues ERP-System zu suchen.

(Bild: ©kasto/stock.adobe.com) [1]

(Bild: ©kasto/stock.adobe.com)

Deckt ein ERP-System wesentliche Funktionen nicht ab, hat dies oft zur Folge, dass der manuelle Aufwand steigt oder Parallelwelten aufgebaut werden. Böse Zungen behaupten, dass Microsoft Excel das verbreitetste ERP-System sei. Der funktionale Anspruch steigt fast automatisch, wenn Firmen stark wachsen, neue Geschäftsfelder anvisiert werden oder wenn es gilt, den Organisationsgrad im Unternehmen zu verbessern. Beispiele für Letzteres sind barcodeunterstützte Warenbewegungen oder die durchgängige Verwaltung der Fertigung. Vielfach wird bei ERP-Systemen die fehlende Durchgängigkeit zwischen den einzelnen Modulen bemängelt, was zu Mehraufwand führt. Die funktionalen Grenzen eines ERP-Systems können auch durch sich verändernde Kundenanforderungen erreicht werden. Hier sind kundenindividuelle Produktausprägungen, spezielle Versand- und Verpackungsvorgaben und der Wunsch nach elektronischem Belegaustausch (z.B. EDI-Prozesse) zu nennen, die in der Automotive-Branche und im Handel stark verbreitet sind.

Datenqualität und -verfügbarkeit

Handlungsbedarf besteht auch, wenn ein ERP-System unterschiedliche Ergebnisse zu wesentlichen Kennzahlen liefert. Dies ist beispielsweise der Fall bei wichtigen Zahlen wie Lagerwert, Lagerstand pro Artikel, Auftragsbestand, Forderungen, Verbindlichkeiten oder der Wert der Ware in Arbeit. In ERP-Systemen gibt es teilweise mehrere Möglichkeiten, um diese Werte zu ermitteln und dadurch können Differenzen entstehen. Besonders kritisch ist, wenn am Standard vorbei parallele Berichte programmiert werden, was in der Praxis immer wieder vorkommt. In diesem Fall ist die Gefahr von Widersprüchen im wahrsten Sinne des Wortes vorprogrammiert. Die Datenqualität spielt auch bei den Stammdaten eine wesentliche Rolle. Es gibt kaum ein Unternehmen mit einem Artikelstamm ohne Datenleichen oder doppelten Artikeln. Jedoch ist Vorsicht geboten, wenn beispielsweise die mangelnde Qualität des Artikelstamms häufig zu Fehlern oder erhöhtem Aufwand führt. Ein ERP-Projekt wird häufig zur Bereinigung der Stammdaten genutzt. Es ist auch der ideale Zeitpunkt, ein verbessertes Konzept für den Umgang mit Daten einzuführen.

Bedienfreundlichkeit

Mangelnde Anwenderfreundlichkeit ist ein weiterer Indikator, der für eine Software-Neuerung spricht. Gerade in letzter Zeit hat sich die Bedienfreundlichkeit bei einigen ERP-Systemen deutlich verbessert. Moderne Systeme empfangen die Benutzer mit rollengerechten Cockpits, in denen die wichtigsten Funktionen und Informationen übersichtlich angeordnet sind. Hilfreich sind auch statusgetriebene Workflows, die dem Bediener rasch anzeigen, wo akuter Handlungsbedarf ist. Für den schnellen Versand von Dokumenten lassen sich aus ausgereiften ERP-Systemen PDF-Dateien generieren, die gleich als Anhang an eine automatisch geöffnete E-Mail angefügt werden. Und Betreff und E-Mail-Adresse werden im besten Fall vom System vorausgefüllt. Die Anwenderfreundlichkeit geht aber noch deutlich weiter. Wenn etwa die Erstellung eines Quartalsabschlusses oder einer Intrastat-Meldung regelmäßig für übermäßige Betriebsamkeit in den Fachabteilungen sorgt, ist es Zeit, die vorhandene ERP-Software auf den Prüfstand zu stellen.

Erfüllung gesetzlicher Standards

Die Erfüllung der gesetzlichen Standards ist eine Basisanforderung für jedes ERP-System. Viele Anbieter stellen Updates für gesetzliche Änderungen nur für die neueren Versionen des Produkts bereit. In älteren Versionen müssen solche Änderungen individuell nachprogrammiert oder über manuelle Tätigkeiten umgesetzt werden. In der Praxis kommt es hin und wieder vor, dass ERP-Anbieter den Produktsupport für komplette Produktlinien einstellen. Auch in diesen Fällen droht das Abseits, wenn neue gesetzliche Anforderungen einzupflegen sind, wie die Einführung des SEPA-Standards oder Änderungen bei der Umsatzsteuer. Im Mittelstand gibt es durchaus Firmen, die mit einem ERP-System arbeiten, das speziell für das Unternehmen entwickelt wurde. Hier wird vielfach die Abhängigkeit von einzelnen Ressourcen zum Problem, wenn die Programmierer nicht mehr zur Verfügung stehen und/oder keine ausreichenden Dokumentationen vorliegen.

Veraltete ERP-Systeme erkennen

Wann ist Zeit, Adieu zu sagen?

Übermäßige Individualanpassungen

Übermäßige individuelle Anpassungen in ERP-Systemen sind für viele Unternehmen ebenso ein ausschlaggebendes Argument für eine Software-Aktualisierung. Denn Individualanpassungen können sich als Bumerang entpuppen und gehen oft zu Lasten der Verlässlichkeit der Lösung. Eine Änderung an einer Stelle kann sich negativ an einer anderen Stelle des ERP-Systems auswirken, ohne dass dies sofort auffällt. Die Folgen sind erhöhter Aufwand und abnehmendes Vertrauen in das Produkt. In einem ‘verprogrammierten‘ ERP ist der Weg zurück zum funktionierenden Basisprozess oft kaum zu finden. Auch die Administrierbarkeit leidet erfahrungsgemäß, weil das Konstrukt schwer zu durchschauen ist und vielfach keine Dokumentation vorliegt. Da zu viele Anpassungen auch zu Lasten der Updatefähigkeit gehen, bleibt in solchen Fällen oft nur ein kompletter Neustart. Derzeit stellen sich viele mittelständische Firmen mit einer ERP-Einführung neu auf. Jedoch wurden aus den Fehlern der Vergangenheit die richtigen Schlüsse gezogen. Die Orientierung am Standard des neuen ERP-Systems steht auf der Prioritätenliste ganz oben. Und auch die Bereitschaft zur Verwendung der im System vorgegebenen Prozesse ist stark gewachsen.

Viele Insellösungen

Auch zu viele Insellösungen sind in der Praxis immer wieder Anlass für Änderungen am bestehenden ERP-Produkt. Unter dem Begriff Insellösung wird verstanden, dass einzelne Funktionen von Lösungen abgedeckt werden, die als eigene Anwendung installiert und über Schnittstellen untereinander verknüpft sind. Einige Beispiele für solche Insellösungen im ERP-Umfeld sind: Lohn, Zollsoftware, Qualitätsmanagement, Zeit- bzw. Betriebsdatenerfassung und Dokumentenmanagement. Es braucht gut funktionierende Schnittstellen, um redundante, also doppelte Daten zu verwalten und im Bedarfsfall fehlerhafte Transaktionen korrigieren zu können. Sehr wichtig ist, dass die Schnittstellen sauber dokumentiert sind, um das Datenmodell und die Funktionsweise transparent zu machen. Ansonsten drohen Mehraufwände, wenn die Schnittstelle später erweitert werden soll oder Knowhow-Träger ausscheiden. Inseln erweisen sich auch als nachteilig, wenn sich Prozesse über mehrere Softwarelösungen erstrecken. Die Anwender müssen mehrere Programme gleichzeitig geöffnet haben und sich in unterschiedlichen Bedienoberflächen zurechtfinden.

Realistische Einschätzung gefragt

Viele Probleme im Umgang mit einem ERP-System sind bereits für sich genommen ein Grund zum Wechsel. Aber auch wenn sich im Alltag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter viele kleine Probleme summieren und damit Zeit und Geld verschlingen, kann eine neue ERP-Integration geraten sein. Um hier den richtigen Moment zu finden, ist eine realistische Selbsteinschätzung im Unternehmen gefragt. Wenn hierbei die Mitarbeiter zu Wort kommen und offen über die Unzulänglichkeiten und Zeitfresser im Arbeitsalltag befragt ­werden, profitiert das Management auf mehreren Ebenen. Zum einen bei der Selbsteinschätzung selbst und zum anderen können diese Gesprächsrunden einen hervorragenden Auftakt für das Change Management bieten. Dieses sollte ein Softwareprojekt von dieser ­Bedeutung ohnehin begleiten.


Tipps für das ERP-Projekt

Wenn ein ERP-Rollout ansteht, sind viele Mitarbeiter von einem weitreichenden Wandel ihrer Arbeit betroffen. ERP-Projekte stellen für jedes Unternehmen eine Herausforderung dar, weil sie in starkem Maße abteilungsübergreifende Auswirkungen haben und vielfach die Erfahrung fehlt. Einige Tipps helfen, den Umstieg so reibungslos wie möglich zu orchestrieren.

Die Ist-Analyse – Zu Beginn des Software-Projekts sollten die bisherigen Geschäftsprozesse unter die Lupe genommen und überlegt werden, wie die Abläufe künftig aussehen sollen. Firmen sollten sich nicht zu sehr von bestehenden Prozessen leiten lassen, damit sie offen für Verbesserungen bleiben. Um sich nicht zu sehr in Details zu verstricken, sind eine Top-down-Vorgehensweise und die Vergabe von Prioritäten sinnvoll.Klare Ziele definieren – Was Unternehmen mit dem Wechsel genau erreichen wollen, sollte klar herausgearbeitet und dokumentiert sein. Als Grundlage dienen die wichtigsten Prozesse und Anforderungen aus der Ist-Analyse. Unterschieden wird nach Prioritäten, also nach Hauptzielen und weniger wichtigen Zielen. Wenn es geht, sollten quantifizierbare Ziele gewählt werden. Diese sind einfacher zu messen und helfen bei ROI-Betrachtungen. Zu Beginn ausgesuchte Kennzahlen und Daten aus der Software liefern wichtige Leitlinien für die Projektumsetzung.

Vorteil der frühen Planung – Die späteren Systembetreiber besprechen am besten früh mit ihrem Softwareanbieter, in welche Teilschritte sich das Projekt sinnvoll strukturieren lässt und wie viel Zeit dafür nötig ist. Die frühe Planung bringt Klarheit und spart Geld, weil Änderungen in der Planungsphase leichter möglich sind. Auch sollten Zeitpuffer vorgesehen sein. Häufig wird der interne Zeitaufwand im eigenen Unternehmen deutlich unterschätzt.

Projektmanagement – Auch das gemeinsame Projektmanagement sollte früh abgesprochen sein, also wie Zeit, Kosten, Risiko und Projektfortschritt verfolgt werden. Gutes Projektmanagement hilft, Umwege zu vermeiden und verschafft Überblick in einer oft großen Fülle einzelner Projektaufgaben. Deshalb liegt hierin ein wichtiger Baustein für den Projekterfolg. Der eingesetzte Projektleiter genießt am Besten Akzeptanz in den Fachabteilungen und verfügt über die notwendigen zeitlichen Ressourcen.

Bekenntnis der Geschäftsführung – In der Praxis ist bisweilen zu beobachten, dass eine ERP-Einführung als IT-Projekt angesehen wird. Besser wäre, sie als Projekt für das ganze Unternehmen zu betrachten, um die Bedeutung zu unterstreichen. Hierfür ist das klare Bekenntnis der Geschäftsführung bzw. des Projektsponsors von großer Bedeutung. Dies stärkt den Projektleiter, wirkt dem Ausscheren einzelner Abteilungen entgegen und senkt insgesamt das Risiko. Damit lassen sich auch schwierige Projektphasen bewältigen.

Management von Veränderungsprozessen – Ein Software-Projekt bringt unweigerlich Veränderungen mit sich. Nicht jeder Mensch reagiert gleich darauf. Es gilt, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deshalb früh über das Projekt und die angestrebten Ziele zu informieren. Unzureichend kommunizierte Projekte haben schon Mitarbeiter zur Kündigung bewogen, die der irrtümlichen Ansicht waren, dass ihr Arbeitsplatz auf dem Spiel steht. Mit offener Kommunikation lassen sich alle Angestellten über den Projektstatus und die jeweils nächsten Schritte informieren.

Orientierung am Standard der Software – Änderungen an der Software können zum signifikanten Kostentreiber werden. Bei jeder Änderung sollte geprüft werden, welche Tragweite sie hat. Kleinere Anpassungen sind meist unkritisch (z.B. ein Datenfeld in eine Maske einblenden). Die Prozesse der Software sollten hingegen nicht angetastet werden, außer wenn ein strategischer Wettbewerbsvorteil umgesetzt wird. Die in der Software bereits vorhandenen Standardprozesse sollten ansonsten Vorrang genießen. Anpassungen erfordern Programmieraufwand, sind fehleranfälliger und erschweren es, später die Software auf ein höheres Release upzudaten.