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Veraltete ERP-Systeme erkennen

Wann ist Zeit, Adieu zu sagen?

Der Impuls für einen ERP-Wechsel kommt häufig aus dem mittleren Management. Dies ist nicht verwunderlich, weil in den Fachabteilungen die größten Berührungspunkte zur Software bestehen. In der Praxis bewegen immer wieder ähnliche Gründe Unternehmen dazu, ein neues ERP-System zu suchen.

(Bild: ©kasto/stock.adobe.com)

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Deckt ein ERP-System wesentliche Funktionen nicht ab, hat dies oft zur Folge, dass der manuelle Aufwand steigt oder Parallelwelten aufgebaut werden. Böse Zungen behaupten, dass Microsoft Excel das verbreitetste ERP-System sei. Der funktionale Anspruch steigt fast automatisch, wenn Firmen stark wachsen, neue Geschäftsfelder anvisiert werden oder wenn es gilt, den Organisationsgrad im Unternehmen zu verbessern. Beispiele für Letzteres sind barcodeunterstützte Warenbewegungen oder die durchgängige Verwaltung der Fertigung. Vielfach wird bei ERP-Systemen die fehlende Durchgängigkeit zwischen den einzelnen Modulen bemängelt, was zu Mehraufwand führt. Die funktionalen Grenzen eines ERP-Systems können auch durch sich verändernde Kundenanforderungen erreicht werden. Hier sind kundenindividuelle Produktausprägungen, spezielle Versand- und Verpackungsvorgaben und der Wunsch nach elektronischem Belegaustausch (z.B. EDI-Prozesse) zu nennen, die in der Automotive-Branche und im Handel stark verbreitet sind.

Datenqualität und -verfügbarkeit

Handlungsbedarf besteht auch, wenn ein ERP-System unterschiedliche Ergebnisse zu wesentlichen Kennzahlen liefert. Dies ist beispielsweise der Fall bei wichtigen Zahlen wie Lagerwert, Lagerstand pro Artikel, Auftragsbestand, Forderungen, Verbindlichkeiten oder der Wert der Ware in Arbeit. In ERP-Systemen gibt es teilweise mehrere Möglichkeiten, um diese Werte zu ermitteln und dadurch können Differenzen entstehen. Besonders kritisch ist, wenn am Standard vorbei parallele Berichte programmiert werden, was in der Praxis immer wieder vorkommt. In diesem Fall ist die Gefahr von Widersprüchen im wahrsten Sinne des Wortes vorprogrammiert. Die Datenqualität spielt auch bei den Stammdaten eine wesentliche Rolle. Es gibt kaum ein Unternehmen mit einem Artikelstamm ohne Datenleichen oder doppelten Artikeln. Jedoch ist Vorsicht geboten, wenn beispielsweise die mangelnde Qualität des Artikelstamms häufig zu Fehlern oder erhöhtem Aufwand führt. Ein ERP-Projekt wird häufig zur Bereinigung der Stammdaten genutzt. Es ist auch der ideale Zeitpunkt, ein verbessertes Konzept für den Umgang mit Daten einzuführen.

Bedienfreundlichkeit

Mangelnde Anwenderfreundlichkeit ist ein weiterer Indikator, der für eine Software-Neuerung spricht. Gerade in letzter Zeit hat sich die Bedienfreundlichkeit bei einigen ERP-Systemen deutlich verbessert. Moderne Systeme empfangen die Benutzer mit rollengerechten Cockpits, in denen die wichtigsten Funktionen und Informationen übersichtlich angeordnet sind. Hilfreich sind auch statusgetriebene Workflows, die dem Bediener rasch anzeigen, wo akuter Handlungsbedarf ist. Für den schnellen Versand von Dokumenten lassen sich aus ausgereiften ERP-Systemen PDF-Dateien generieren, die gleich als Anhang an eine automatisch geöffnete E-Mail angefügt werden. Und Betreff und E-Mail-Adresse werden im besten Fall vom System vorausgefüllt. Die Anwenderfreundlichkeit geht aber noch deutlich weiter. Wenn etwa die Erstellung eines Quartalsabschlusses oder einer Intrastat-Meldung regelmäßig für übermäßige Betriebsamkeit in den Fachabteilungen sorgt, ist es Zeit, die vorhandene ERP-Software auf den Prüfstand zu stellen.

Erfüllung gesetzlicher Standards

Die Erfüllung der gesetzlichen Standards ist eine Basisanforderung für jedes ERP-System. Viele Anbieter stellen Updates für gesetzliche Änderungen nur für die neueren Versionen des Produkts bereit. In älteren Versionen müssen solche Änderungen individuell nachprogrammiert oder über manuelle Tätigkeiten umgesetzt werden. In der Praxis kommt es hin und wieder vor, dass ERP-Anbieter den Produktsupport für komplette Produktlinien einstellen. Auch in diesen Fällen droht das Abseits, wenn neue gesetzliche Anforderungen einzupflegen sind, wie die Einführung des SEPA-Standards oder Änderungen bei der Umsatzsteuer. Im Mittelstand gibt es durchaus Firmen, die mit einem ERP-System arbeiten, das speziell für das Unternehmen entwickelt wurde. Hier wird vielfach die Abhängigkeit von einzelnen Ressourcen zum Problem, wenn die Programmierer nicht mehr zur Verfügung stehen und/oder keine ausreichenden Dokumentationen vorliegen.


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