Unternehmensweite Zusammenarbeit mit CRM

Über Zeitzonen und Kontinente hinweg

Teams koordinierten sich längst über Kontinente und Zeitzonen hinweg, bevor die Pandemie einen weiteren Digitalisierungsschub auslöste. Collaboration Features im CRM-System ermöglichen Unternehmen, in der aktuellen Zeit den schnellen Austausch von Information und Wissen herzustellen.

(Bild: Adito Software GmbH)

Mit Collaboration ist die Zusammenarbeit von Mitarbeitern einer oder auch mehrerer Organisationen in Projekten gemeint, um gemeinsame Ziele zu erreichen. In den vergangenen Jahren werden dafür häufiger spezielle Collaboration Tools eingesetzt. Eine Funktion, die heute oft in CRM-Systemen integriert ist. Als zentraler Knotenpunkt im Unternehmen bildet eine CRM-Software nicht nur die Kundenkommunikation ab, sondern auch ein übersichtliches Projektmanagement, transparente Kommunikation interner und externer Teilnehmer. Gleichsam bieten diese Systeme den Mitarbeitern einen ort- und zeitunabhängigen zentralen Zugriff auf relevante Informationen und Dokumente.

Themenbezogen kommunizieren

Die Anforderungen an den Arbeitsplatz ändern sich und sie erfordern die digitale Unterstützung der Arbeitsprozesse. Collaboration-Tools stärken und strukturieren die vernetzte Teamarbeit in Unternehmen und optimieren die anfallenden Aufgaben. Kommunikation findet oft nicht mehr personenbezogen, sondern themenbezogen statt. Das heißt Teams arbeiten digital an Projekten, die z.B. über ein CRM-System getrackt werden können. Ergeben sich Neuigkeiten für das Projekt, können diese im Projektticket mit den anderen Beteiligten geteilt werden. Zudem können die Beschäftigten zeit- und ortsunabhängig den Stand des Projekts einsehen. Fragen wie ‘Wie war noch gleich der aktuelle Stand in diesem Projekt?’ oder ‘Wo ist das Dokument zu diesem Thema abgespeichert?’ gehören somit der Vergangenheit an. Auch das Verständnis für Projekte im Unternehmen verbessert sich meist. Arbeiten die Mitarbeiter isoliert, wissen nur sie, woran sie gerade arbeiten. Die Vernetzung ihrer Arbeit trägt dazu bei, dass mehr Mitarbeiter das Gesamtbild kennen und formen können – Silos werden aufgebrochen. Verlassen Mitarbeiter das Unternehmen, bleibt das Wissen erhalten und erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Auch die Wissensvermittlung wird vereinfacht. Mit Hilfe eines Suchwerkzeugs können Mitarbeiter bei Fragen und Problemen auf bestehendes Wissen, Best Practice Ansätze und hinterlegte Prozesse zurückgreifen.

Collaboration mit CRM

Für eine kooperative Unternehmenskultur muss oft ein Wertewandel etabliert werden. Studien zeigen, dass vor Corona nur jedes zweite Unternehmen für viele Aspekte der digitalen Zusammenarbeit gerüstet war. Zudem stecken Informationen über den Kunden oft noch in Datensilos der Abteilungen fest, was eine ganzheitliche Sicht auf die Kunden zusätzlich erschwert. Dabei ist es für Unternehmen heute wichtig, das Wissen ihrer einzelnen Vertriebs- und Service-Spezialisten in Unternehmenswissen zu verwandeln und an einem zentralen Ort zugänglich zu machen. Software schafft dafür die Voraussetzungen.

Zentrale Aspekte der Zusammenarbeit

Die Collaboration-Funktionen einer CRM-Software zielen auf eine Reihe von unternehmerischen Aufgaben ab:

• Organisation über Projekte und Projekttickets: Das CRM-System ermöglicht die Strukturierung von Themen und Inhalten. Über Beschreibungen und Beiträge kann der Projektstand hinterlegt und mit anderen Tickets und Aufgaben verknüpft werden.
• Schnelle und direkte Kommunikation: Über Schnittstellen zu Tools wie Microsoft Teams kann der gewohnte Kommunikationsfluss beibehalten werden und anschließend in das System importiert und mit entsprechenden Projekten, Firmen oder Kontakten verknüpft werden. So können die Beteiligten stets den Überblick über aktuelle Entwicklungen und Absprachen behalten.
• Mit Push-Benachrichtigungen auf dem Laufenden: Relevante Informationen werden vom CRM-System heraus als Eilmeldung versendet. Dabei kann jeder Mitarbeiter entscheiden, welche Projekte, Firmen oder Aufgaben ihn im Detail interessieren und zu welchen er benachrichtigt werden möchte.
• Transparentes Wissensmanagement: Über digitales CRM wird wichtiges internes Wissen gebündelt und allen zugänglich gemacht – so kann jeder Mitarbeiter strukturiert nach Stichwörtern oder Hashtags suchen. Wissen wird gesammelt, Unternehmen profitieren von kürzeren Suchzeiten und die Zusammenarbeit wird produktiver und effizienter.

Collaboration im Unternehmen stärken

Die Umstellung gewohnter Arbeitsweisen und die Einführung neuer Systeme sind bei Mitarbeitern stets mit Unsicherheiten verbunden. Oft sind Angestellte anfangs nicht begeistert, wenn der Wechsel zu einem neuen Tool ansteht. Ein gutes Change-Management ist hier gefragt. Wer von Beginn an offen mit seinen Mitarbeitern spricht und sich Zeit für Bedenken und Fragen nimmt, räumt Hürden aus dem Weg. Auch das frühzeitige Einbinden der Interessenvertreter – und selbst mit gutem Beispiel vorangehen – können die Akzeptanz im Unternehmen für die Implementierung erhöhen.

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