ERP-Implementierung bei Unterfurtner

Transparenz im Lohn- und Projektgeschäft

Mit einem Mix aus Liefer- und Projektgeschäft wappnet sich die Firma Unterfurtner aus Österreich gegen Marktschwankungen. Dabei verursachten die unterschiedlichen Prozesse der Geschäftsbereiche früher viel Aufwand, den das alte ERP-System kaum abfederte. Der Rollout von AMS.ERP änderte das, denn die Software ist auf solche Anforderungen zugeschnitten.

Bild: ©DedMityay/stock.adobe.com
(Bild: ©DedMityay/stock.adobe.com)

Die Herstellung von Maschinenbauteilen und die Blechbearbeitung gehören ebenso zum Leistungsspektrum der Unterfurtner GmbH wie die Konstruktion und Montage von Gebäudefassaden oder die Ausstattung großer Gebäudekomplexe mit fast immer individuellen Fenster-, Türen- und Fassadenelementen. Während der oberösterreichische Betrieb in einigen Bereichen meist als Lohn- und Auftragsfertiger agiert, werden andere im reinen Projektgeschäft abgewickelt – inklusive Konstruktion, Planung und Montage. Um die wirtschaftliche Entwicklung des Familienbetriebs abzusichern, entschieden sich die Verantwortlichen um Geschäftsführer Martin Denk 2018 für die Implementierung einer neuen, integrierten Geschäftssoftware. Durch ihren Zuschnitt auf die Einzel,- Auftrags- und Variantenfertigung fiel die Wahl auf das Multiprojektmanagement-System AMS.ERP, das seit April 2019 die Software die Geschäftsabläufe unternehmensweit steuert. Martin Denks Schwester Alexandra Denk, die 2014 zunächst in der Arbeitsvorbereitung im Betrieb begonnen hatte und dann die Leitung des Einkaufs übernahm, stellte nach der Aufnahme ihrer jetzigen Tätigkeit recht bald fest, dass die über Jahre eingesetzte kaufmännische Software erhebliche Limitierungen aufwies. Eine vollständige Warenwirtschaft war ebenso wenig vorhanden wie Möglichkeiten zur durchgängigen Pflege von Artikeln, zur Prüfung von Lagerbeständen oder gar zur Projektplanung. Generell monierte sie viele manuelle und papierbasierte Prozesse, woraufhin ihr die Projektleitung für die Auswahl einer zukunftsfähigen Business-Software übertragen wurde.

Systemseitiger Neustart

Der anvisierte, systemseitige Neustart war nur folgerichtig, weil auch der Maschinenpark konsequent erweitert und modernisiert wird. Damit kann das Unternehmen ein breites Leistungsspektrum im Liefer- und Projektgeschäft erbringen, wobei der Anteil bei ungefähr 60 zu 40 Prozent zugunsten des Projektgeschäfts liegt. Martin Denk versucht, diese Balance zu halten, um schwächere Phasen der einzelnen Segment abzufedern. Alleine dazu benötigt er schon fundierte Geschäftszahlen, welche die alte Software nicht liefern konnte. Doch Alexandra Denk ging es um weit mehr: „Es wurde unabdingbar, dass wir während der über mehrere Monate laufenden Projekte permanent prüfen können, in welche Richtung wir uns kostenseitig entwickeln und ob wir uns noch im Budgetrahmen befinden. Dies war vor April 2019 nicht möglich“, erinnert sie sich. Ebenso wenig war eindeutig nachvollziehbar, ob sich einzelne Aufträge überhaupt rechneten. Nachkalkuliert wurde aufwendig in Excel, wofür alle auf einen Auftrag gebuchten Materialien und Zeiten händisch zusammentragen werden mussten. Dabei bestand immer die Gefahr der Unvollständig- und Unrichtigkeit. Bei Auftragsgrößenordnungen von inzwischen bis zu zwei Millionen Euro – das durchschnittliche Projektvolumen bei Unterfurtner liegt bei ca. 300.000 Euro – und einem jährlichen Gesamtumsatz von 12,5 Millionen Euro war dieser Zustand wirtschaftlich nicht mehr tragbar.

Durchgängige Datenflüsse

Die Kernanforderungen an die neue ERP-Software waren so schnell formuliert wie umfangreich: Gefordert war eine möglichst hohe Datendurchgängigkeit, die neben der Ermittlung der aktuellen Projektkennzahlen auch die Übersicht über die gegenwärtigen Lagerbestände gewährt und die Angebotserstellung erleichtert. Dabei musste die Software die Anforderungen des Projektgeschäfts ebenso beherrschen wie die der Lohnfertigung und darüber hinaus die besondere Arbeitsweise eines Einzelfertigers berücksichtigen: „Denn selbst in der Lohnfertigung erstellen wir fast ausschließlich Unikate“, sagt die Einkaufsleiterin. Auch bei der Ausstattung von Großgebäuden mit Fenstern und Fassadenteilen handele es sich um reines Projektgeschäft, da sich fast alle Komponenten zumindest im Millimeterbereich voneinander unterschieden. Dies musste die neue Software ebenfalls abbilden können.

Chance vergeben

Nachdem die Anfrage bei dem bisherigen Software-Lieferanten ergebnislos blieb, wichtige Funktionalitäten nachzubessern, schauten sich Alexandra und Martin Denk drei Systeme genauer an. Eines schied schnell aus, weil es die Prozesse der Einzelfertigung nicht ausreichend beherrschte, ein anderes war der Einkaufsleiterin zufolge „zu projektlastig, wodurch der Maschinenbauteil komplett unberücksichtigt blieb.“ Folgerichtig machte AMS.ERP das Rennen. Die Software war von einem befreundeten Unternehmen empfohlen worden und brachte den mit Abstand größten Deckungsgrad hinsichtlich Funktionalität und Prozessabwicklung mit.

Spezifische Funktionalität

Wesentlichen Anteil an der Entscheidung hatten zudem die Berater des ERP-Anbieters, die von Beginn an verstanden, wo bei Unterfurtner der Schuh drückte. Während andere Anbieter ihren Fokus zum Teil viel zu sehr auf kaufmännische Basisabläufe richteten, erkannte Alexandra Denk in den Gesprächen mit den AMS-Mitarbeitern gleich, dass sie mit den Anforderungen der Unikatfertigung vertraut waren: „Rechnungen und Bestellungen konnten wir auch vorher schon schreiben. Wir wollten jedoch mit einer integrierten Software die Transparenz über das gesamte Unternehmen hinweg erhöhen, um eben die Materialbestände und die Projektkostenentwicklung in Echtzeit im Blick behalten und Ressourcen verlässlich kalkulieren zu können“, berichtet die ERP-Projektleiterin. Diese Punkte seien bei der Vorstellung des Systems und im Rahmen der anschließenden Beratung überzeugend vermittelt worden.

Prozesse übernommen

Der rund sechsmonatigen ERP-Einführung ging die bei AMS übliche Geschäftsprozessmodellierung voraus. Diese erwies sich als hilfreich, weil Unterfurtner dabei die eigenen Abläufe an die der Software anpassen konnte. „Wir waren überzeugt davon, dass die im System abgebildeten Standardprozesse auch in unserem Fall gut passen würden. Schließlich haben sie sich zuvor bei vielen anderen Einzelfertigern bewährt“, sagt Alexandra Denk. Nachdem die Key User sowie die Mitglieder der Technischen Leitung und der Produktionsleitung ihre Einschätzungen abgegeben hatten, wurden die künftigen Prozesse gemeinsam mit ihnen erarbeitet.

 (Bild: ams.Solution AG)
(Bild: ams.Solution AG)
Der Fassadenbau ergänzt das Geschäft von Unterfurtner bereits seit Jahren. Dabei entwickelte der Hersteller sukzessive Fähigkeiten bei der Verarbeitung weiterer Materialien – bis hin zu Holz. (Bild: ams.Solution AG)
Der Fassadenbau ergänzt das Geschäft von Unterfurtner bereits seit Jahren. Dabei entwickelte der Hersteller sukzessive Fähigkeiten bei der Verarbeitung weiterer Materialien – bis hin zu Holz. (Bild: ams.Solution AG)

Strukturierte Arbeit mit System

Nachdem es innerhalb der Belegschaft anfänglich einige Vorbehalte gegenüber den angepassten Prozessen gegeben hatte, können die Mitarbeiter inzwischen erkennen, dass sich die Projektabwicklung für alle Beteiligten über alle Abteilungen hinweg einfacher gestaltet. Auf dieser Grundlage konnte beispielsweise eine strukturierte Arbeitsvorbereitung erst etabliert werden. Bei fehlendem Material wird nicht mehr, wie früher üblich, passend gemacht, was zufällig gerade vorhanden war. Stattdessen wird geordnet über das System bestellt. Die integrierte Datenhaltung verhilft auch der Geschäftsführung zu einem besseren Überblick über die wirtschaftliche Gesamtentwicklung und über den Status der Auftragsabwicklung. Im Rahmen der mitlaufenden Kalkulation sind stets alle Informationen zu sämtlichen Projekten in Echtzeit abrufbar. Kostenseitigen Fehlentwicklungen kann dadurch schnell und effektiv entgegengewirkt werden. Auch die Angebotserstellung wird vereinfacht, weil die Daten aller vorangegangenen Projekte herangezogen werden können. Vor dem Einsatz des neuen ERP-Systems existierte keine wirklich verbindliche Budget- und Ressourcenkalkulation.

Überblick bewahren

Neben diesem übergeordneten Kenntniszuwachs stellt das ERP-System weitere nützliche Funktionalitäten für Einzelfertiger bereit. Als eines der wichtigsten Instrumente nennt die ERP-Verantwortliche das O-Teile-Management, mit dem Artikel ohne Artikelnummern verwaltet werden. Gerade im Projektgeschäft komme es regelmäßig vor, dass Artikel bestellt werden müssten, die nur einmal zum Einsatz kommen. Damit diese nicht als dauerhafter Ballast im Artikelstamm mitgeführt werden müssten, erhalten sie keine Artikelnummern. „Die Abwicklung von Einmal-Teilen funktioniert ohne Probleme. Dabei spielt es keine Rolle, ob wir sie bereits im Auftrag oder erst in der Bestellung anlegen“, sagt Alexandra Denk.

Offen für Integration

Eine für Unterfurtner wertvolle Fähigkeit der ERP-Software ist zudem die Möglichkeit, andere Software anzubinden. Eines dieser Programme ist LogiKal, das durch die integrierte Logikprüfung die Planung und das Erstellen von Türen-, Fenster- und Fassadenpositionen im Rahmen großer Fassadenbauprojekte unterstützt. Die Anwendung führt und berechnet sämtliche Artikel aller Türen- und Fensteranbieter, mit denen Unterfurtner zusammenarbeitet. Nach Schätzung der Einkaufsleiterin kommen bei diesem riesigen Produktspektrum wahrscheinlich an die 100.000 Artikel zusammen, die nicht alle im ERP-System aufgenommen werden können. Um den digitalen Prozess nicht zu unterbrechen, wurde die Software integriert. Die Artikel aus LogiKal fließen automatisch in die ERP-Stücklisten ein, was viel leichter fällt, als die zuvor praktizierte manuelle Eingabe ins System.

Zufriedene Anwender

Alexandra Denk bewertet die durch das ERP-System erzielten Veränderungen durchweg positiv. Gerade weil auf Knopfdruck aktuelle Daten zu Beständen und Verfügbarkeiten, Bestellungen und Projektständen verfügbar sind. Darüber hinaus hebt sie die intuitive Bedienbarkeit des Systems hervor, die es ihr als ERP-Projektverantwortliche ermögliche, eigenständig Lösungswege für Prozessanforderungen zu finden. Diesem positiven Urteil schließt sich ihr Bruder Martin an, der vor allem im Angebotsbereich mit dem System arbeitet: „Unsere Prozesse sind im Vergleich zu früher deutlich effizienter geworden. Dabei hält die Software noch einiges bereit, das uns noch besser machen wird.“ Ein ausdrückliches Lob zollt auch er den Beratern des ERP-Anbieters: „Sie wägen unsere Anliegen mit uns ab und gestehen auch einmal ein, wenn etwas nicht funktioniert. Bei unserem vorherigen Anbieter ging hingegen immer alles – nur leider nicht in der Realität“, schließt der Geschäftsführer, der sich mit dem ERP-System für die Herausforderungen der kommenden Jahre gewappnet sieht.