ERP-Software über Standorte hinweg vernetzen

Komplexe Infrastrukturen im Griff

Immer mehr mittelständische Unternehmen internationalisieren sich, vergrößern sich durch Zukäufe oder schaffen durch Aufteilungen der Unternehmensbereiche effizientere Strukturen. Jeder dieser Schritte bedeutet eine komplexe Abwicklung für das eingesetzte ERP-System. Dies gilt für rechtlich getrennte Firmen unter einem Dach genauso wie für weltweit vernetzt agierende Standorte. Damit ERP-Lösungen diese Multi-Site-Strukturen sinnvoll unterstützen, müssen einige Herausforderungen gelöst werden.

Um eine Multi-Site-Anwendung im Unternehmen zu realisieren, müssen zunächst die technichen Grundlagen geschaffen werden. Dies betrifft zum einen die Infrastruktur zum Zugriff der einzelnen Mandanten auf Programme und Datenbanken sowie die entsprechende Abbildung der Mandanten auf der Datenbank. Per Definition ermöglichen Multi-Site-Systeme den Unternehmen, alle Mandanten und Gesellschaften ihrer Organisation in ihr ERP-System zu integrieren. Die Idee dabei ist, dass ein effizienter Datenaustausch betrieben werden kann, der die mandantenübergreifenden Geschäftsprozesse so effizient wie möglich ablaufen lässt und Redundanzen aller Art vermeidet. Das bedarf einer gewissen Transparenz der Daten und Prozesse, indem beispielsweise Informationen über Warenbestände, Fertigungsauslastungen oder Arbeitszeitkonten jederzeit und unternehmensweit einsehbar sind. Das klingt allerdings einfacher, als es ist. Transparenz ist zwar immer ein hehres Ziel, allerdings muss im Vorfeld klar abgesteckt sein, welcher Mandant im Rahmen der rechtlichen Einbindung in die Unternehmensgruppe welche Daten überhaupt einsehen darf, das ganze natürlich heruntergebrochen auf einzelne Userrechte. Es wird klar, dass hier der administrative Aufwand für die ERP-Rechteverwaltung steigt und es clevere Verwaltungslösungen für das Berechtigungsmanagement im ERP-System benötigt. Des Weiteren muss speziell im Stammdatenaustausch (Artikel, Stücklisten, Kunden- und Lieferantenstamm,…) eine klare Ownerregelung geschaffen werden, die folgende Fragen beantwortet:

• Wer darf Datensätze anlegen?
• Wenn mehrere Mandanten anlegen dürfen, müssen dann abgrenzende Klassifizierungen oder Nummernkreise geschaffen werden?
• Werden Datenmanipulationen uni, bi- oder multidirektional abgeglichen?
• Wer hat die Hoheit (Ownership) auf bestimmte Datenbankfelder?

Die Überlegungen zum Berechtigungskonzept und Datenaustausch werden immer von der Modellierung des Multi-Site-Prozesses begleitet. Alle drei Elemente beeinflussen sich gegenseitig und müssen in ein stimmiges Konzept einfließen.

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Beschreibung des Prozesses

Die Prozessbeschreibung eines Multi-Site-Ablaufs wird sozusagen in die Abläufe des ERP-Systems übersetzt. Gängige Fälle sind interne Kunden-Lieferantenabwicklungen über mehrere Standorte oder auch rein virtuelle Abläufe bei getrennten Mandanten an einem Standort wie beispielsweise Profit-Center oder Projektgesellschaften. Ebenso kann das Management eines Zentraleinkaufs ein Beispiel für eine Multi-Site-Abwicklung sein. Wichtig ist, dass aus der Prozessbeschreibung hervorgeht, welche Objekte über den Multi-Site Prozess mit welchen Mandanten ausgetauscht werden sollen und welche Dateninhalte bei dem jeweiligen Mandanten erwartet werden.

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Überschaubare Prozesse gefragt

Je nach Prozess würde die Einführung einer Multi-Site-Abwicklung in bestimmten Anwendungen des ERP-Systems zu höherer Komplexität und mehr Aufwand für den Anwender führen. Dies wird besonders dann ersichtlich, wenn es sich um rein virtuelle Prozesse zweier Mandanten an einem geografischen Standort handelt. Daher ist es besonders wichtig, bei der Einführung der Multi-Site ERP-Prozesse auf Möglichkeiten der Automatisierung, der Unterstützung durch Workflows und der schnellen und einfachen Informationsbeschaffung mandantenübergreifend zu achten. Sämtliche Arbeitsschritte müssen für den Anwender einfach handhabbar bleiben, die interne Multi-Site-Abwicklung muss hochgradig automatisiert, lückenlos und transparent erfolgen. Ein weiterer wichtiger Aspekt in der Bedienung von Multi-Site-Anwendungen ist die lückenlose Navigation zwischen Mandanten. Bewegt sich ein User in mehreren Mandanten, muss der Programmaufruf vom Quell- in den Zielmandaten einfach möglich sein. Es muss auch jederzeit visuell klar ersichtlich sein, auf welchem Mandanten das aktuelle Programm läuft oder aus welchem Mandanten die Daten angezeigt werden. Speziell im Projektgeschäft hilft die Darstellung in Baumstrukturen, die anzeigt, in welchem Stand sich die Arbeitspakete eines Projektes bei den entsprechenden Mandanten befinden. Als finales Optimierungselement steht das Customizing zur Verfügung. Hier werden noch spezielle Vereinfachungen realisiert, die das täglich Arbeiten erleichtern.

Übergreifende Auswertungen

Neben den operativen Prozessen gilt es auch die Datenhaltung und die Datenvisualisierung für eine erfolgreiche Multi-Site-Abwicklung zu organisieren. Der große Vorteil liegt jetzt ja darin, dass die Prozesse und die Datenhaltung integriert und über die gesamte Gruppe organisiert sind. Diesen Vorteil gilt es so auszuschöpfen, dass die entsprechenden Stellen im Unternehmen von den jetzt vorliegenden Informationen profitieren. Statistiken können nun auf den Mandanten bezogen standortgenau oder konsolidiert für die Gruppe ausgegeben werden, in vielen Fällen sogar in Echtzeit.

Sebastian Swieton ist Leiter Key-Account-Management bei schrempp edv GmbH.