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Data Governance

Regeln setzen für den Umgang mit Stammdaten

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Regeln IT-basiert einhalten

Nachdem die Verantwortlichkeiten geklärt sind, sollten für die Anlage von Stammdaten allgemeine Regeln verabschiedet werden. Vor allem ist auf ein einheitliches Sprach- und Zahlenbild Wert zu legen, um etwa die Redundanz von Mengenangaben zu vermeiden. Zudem sollten Pflichtangaben konfiguriert und möglichst in der Software hart eingestellt werden. Zuletzt sollten Vorschriften für die Aktualität von Daten definiert werden. Dabei gilt es, auch Richtlinien für die Archivierung nicht aktueller Daten festzulegen, um die Menge der Datensätze zu reduzieren.

Aktuelle ERP-Systeme bieten zahlreiche Optionen rund um das Stammdaten-Management. Eine benutzerfreundliche Oberfläche trägt dazu bei, dass Anwender stets die Übersicht bewahren und Fehler schneller finden.

Bild: Oxaion GmbH

Steuerung per ERP-System

Zur regelmäßigen Kontrolle der Datenqualität eignet sich die Anwendung von Analysetools. Häufig gemachte Fehler lassen sich auf diese Weise gut identifizieren. Eine weitere Möglichkeit moderner ERP-Lösungen sind regelbasierte Steuerungen. So lassen sich Regeln festlegen für die Stammdatenanlage, Stücklistenanlage, Feldvorbelegung und zur Vollständigkeitsprüfung von Stammdatensätzen. Auch Standardwerte lassen sich vorab konfigurieren, etwa Pflichtfelder, Wertebereiche oder Ersatzteilkennzeichen. Ebenso sind rollenspezifische Berechtigungskonzepte möglich. Dies können beispielsweise eine instanziierte Aufgabenverteilung oder Berechtigungsprüfungen sein bis hinunter auf Feldebene oder etwa die rollenbasierte Reservierung von Datenfeldern.

Workflow- und Datengenerierung

Workflowmanagement ist eine weitere sinnvolle Methode, Stammdaten zu pflegen. Das reicht bis zu automatischen Workflows, die rollenbasiert, versionierbar und skalierbar zum Einsatz kommen. Auf diese Weise ist ein regelbasiertes Stammdatenanlagemanagement übergreifend auf sämtliche Organisationseinheiten möglich. Solche Workflows ermöglichen zudem, die Vollständigkeit und Richtigkeit der Datenanlage zu koordinieren und stellen außerdem die abteilungsübergreifende Verbindung zwischen den Verantwortungsträgern her.

ERP-unterstützte Stammdatenpflege

Um den Aufwand der Stammdatenpflege gering zu halten und in das laufende Tagesgeschäft zu integrieren, gibt es aktuell drei Möglichkeiten, die zu einer vollständigen oder teilweisen Automatisierung von Stammdatenpflege führen. Ein ERP-System ist meist bereits randvoll mit Informationen, aus denen die Korrektheit der Stammdaten abgeleitet werden kann: Dispositionsdaten wie Wochenverbrauch, Sicherheits- und Meldebestände lassen sich aus historischen Daten permanent neu berechnen und werden damit aktuell gehalten. Im Rahmen der Produktion können aktuelle Rüst-, Stück- und Übergangszeiten ebenfalls jederzeit dem System entnommen werden. Eine immer größere Rolle bei der Aktualisierung von geschäftlichen Daten spielen auch Webdienste. So können Intra-Warennummern oder Währungskurse automatisiert aktualisiert werden. Auch eine Prüfung von Steuernummern beim Bundeszentralamt für Steuern gehört mittlerweile zum Standard. Organisatorische Bestrebungen zur Automatisierung der Stammdatenpflege entlasten nicht nur die Anwender, sondern führen auch zu einer Qualitätsverbesserung der Datensätze. Das ist eine gute Grundlage, um den bestmöglichen Nutzen aus einer ERP-Lösung zu schöpfen.


Holger Ritz ist Leiter Produktmanagement bei der Oxaion GmbH.


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