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Klare Strukturen statt Entwickler als Projektleiter

Softwaregestütztes Projektmanagement

Klare Strukturen statt Entwickler als Projektleiter

Der mittelständische Maschinenbauer Mayer & Cie. konnte durch Optimierungen in der Konstruktion die Liefertreue deutlich verbessern. Dazu steuert der Hersteller von Rundstrickmaschinen alle Abläufe in der Entwicklung mit der Projektmanagementlösung InLoox.

 (Bild: Mayer & Cie GmbH Co. KG) [1]

(Bild: Mayer & Cie GmbH Co. KG)

Mayer und Cie. erwirtschaftet weltweit mit mehr als 500 Beschäftigten jährlich über 100 Millionen Euro Umsatz. Die Entwicklung, Konstruktion und Montage von Rundstrickmaschinen ist ein immer komplexer werdendes Geschäft. Dazu trägt auch die Vielfalt an Produkten und Varianten sowie die Koordination der Produktionsstandorte bei. Maschinen von Mayer und Cie. stellen ganz unterschiedliche Produkte wie T-Shirts, Sportbekleidung oder Matratzen, Autositzbezüge und Turnschuhe her. Pro Jahr produziert das Unternehmen rund 1.500 Maschinen. Bislang hat der Maschinenbauer etwa 78.000 Maschinen auf den Markt gebracht, verteilt auf 50 Typen. Aus wirtschaftlichen Gründen entschied die Firma vor einigen Jahren, im Konstruktionsbereich ein softwaregestütztes Projektmanagement einzuführen. Zoran Raic, Entwicklungs- und Konstruktionsleiter, beschreibt die Ausgangslage: „Vor 2016 hatten wir schlichtweg kein Projektmanagement und auch keine freigestellten Projektleiter. Projekte übernahmen die Entwicklungsingenieure, welche die Rolle als Projektleiter individuell, intuitiv und mit Erfahrung ausfüllten. Es fehlte aber an Projektplanung, so dass sich die Entwicklungszeiten neuer Rundstrickmaschinen von zwei bis hin zu fünf Jahren erstreckten. Zudem gab es keine Projekttransparenz. Die Dokumente waren an diversen Orten abgelegt, so dass diese teilweise unvollständig waren oder es sogar mehrere Duplikate gab. Auch die Auswirkungen ständiger Prioritätenänderungen waren intransparent. All dies wirkte sich negativ auf die Termintreue aus. Außerdem fehlte uns ein Überblick über die Ressourcenplanung, um zu ermitteln, wann welche Personen benötigt werden.“

Mayer & Cie. hat mehr als 50 Maschinentypen im Portfolio, unter anderem die Rundstrickmaschine Relanit 3.2 HS. (Bild: Mayer & Cie. GmbH & Co. KG) [2]

Mayer & Cie. hat mehr als 50 Maschinentypen im Portfolio, unter anderem die Rundstrickmaschine Relanit 3.2 HS. (Bild: Mayer & Cie. GmbH & Co. KG)

Anforderungen definiert

Mit einer Software wollte das Unternehmen diese Situation verändern. Um die passende zu finden, wurden die marktverfügbaren Systeme auf sechs Anforderungen hin geprüft, die unter der Leitung von Raic ermittelt wurden: Erstens sollte die Projektmanagement-Lösung einen globalen Überblick über alle laufenden Projekte bieten sowie eine Übersicht über Projektkosten. Zweitens sollte die Software die Mitarbeiterauslastung übersichtlich darstellen. Drittens sollte das Dokumentenmanagement eine zentrale Ablage aller Dokumente ermöglichen. Ferner sollte die gesuchte Lösung viertens das Aufgabenmanagement sowie fünftens die Zeiterfassung unterstützen. Und schließlich sollen sich aus den gelieferten Zahlen, Daten und Fakten Kennzahlen ermitteln lassen. Mayer & Cie. entschied sich für InLoox, weil die Lösung laut Raic alle Anforderungen erfüllte. Aufgrund der Integration in Outlook können die Anwender zudem eine vertraute Umgebung nutzen. Die Lösung zeichnet sich durch vergleichweise geringe Investitionskosten, laufende Kosten sowie administrativen Aufwand aus. Mit entscheidend war außerdem, dass die vorhandene IT-Struktur nicht verändert werden musste.

Schwerpunkt auf Prozessen

Im Unternehmen kommen seither sämtliche Funktionen von InLoox zum Einsatz. Zu den Nutzern zählen alle Mitarbeiter im Bereich Entwicklung bzw. Konstruktion: etwa 40 Mitarbeiter an zwei Standorten, die mit Mechanik, Elektronik und Software befasst sind. Außerdem arbeiten alle Mitglieder der Technical Roadmap, die Projektleiter und das Produktmanagement mit der Lösung. Im Rahmen der Einführung legte der Maschinenbauer den Schwerpunkt auf die Definition der Prozesse und Workflows. Hierzu wurde ein Mitarbeiter für rund drei Monate freigestellt. ‚Nicht blind loslegen‘ war Raic zufolge die Devise. Mit dem umfassenden Ansatz lassen sich auch betriebswirtschaftlich relevante Fragen beantworten: Für welche Abteilung arbeiten wir im Konstruktionsbereich jeweils wieviel? Da zum Beispiel die Maschinen eine Lebensdauer von bis zu 40 Jahren haben, fallen mitunter Reparaturaufgaben an, so dass deren Arbeitsaufwand ebenfalls ermittelt werden kann.

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Klare Strukturen statt Entwickler als Projektleiter

Dashboard-Auswertung zu Termintreue in InLoox für Outlook (Bild: Mayer & Cie. GmbH & Co. KG) [3]

Dashboard-Auswertung zu Termintreue in InLoox für Outlook (Bild: Mayer & Cie. GmbH & Co. KG)

Abkehr von Priorisierungen

Was das Tagesgeschäft betrifft, so werden beim Maschinenbauer Aufgaben nur nach Fälligkeit bearbeitet. Es gibt keine weiteren Priorisierungen. Laut Raic ist es „ein spürbarer Vorteil von InLoox, dass wir Termine abarbeiten“, anstelle Prioritäten zu vergeben. Bei Erhalt einer Aufgabe wird zunächst der reine Arbeitsaufwand abgeschätzt und zurückgemeldet, um die Auslastung zu ermitteln. Falls der Arbeitsaufwand länger als die vom Abteilungsleiter geplante Zeit ist, muss Rücksprache gehalten werden. Sofern der Konstrukteur während der Bearbeitung bemerkt, dass eine Aufgabe deutlich länger dauern wird, muss der Aufwand der Aufgabe angepasst werden. Und falls dann die vom Abteilungsleiter vorgegebene Zeit überschritten wird, soll dies ebenfalls besprochen werden. „Ungefähr 70 Prozent der Aufgaben laufen ohne Rücksprache“, sagt Raic. Da sich im Alltag Prioritäten ständig verändern, hat Mayer & Cie. für mehr Planbarkeit fünf Mitarbeiter abgestellt, die für das Tagesgeschäft zuständig sind und für die keine Zeitplanung vorgenommen wird. Denn mitunter bestehen Zielkonflikte: So können etwa Wünsche von wichtigen Kunden im Widerspruch zu einem strategischen Projekt stehen.

Werkzeug für Controller

Als Controlling Instrument lässt sich InLoox ebenfalls nutzen. Das Controlling im Tagesgeschäft übernimmt der Abteilungsleiter, indem er etwa die Endtermine auswertet. Zu den Vorteilen von InLoox zählt laut Raic die Priorisierung beim Stammdatenmanagement. Hinsichtlich der Auslastung im Tagesgeschäft empfiehlt er, pro Mitarbeiter einen Auslastungsgrad von 80 Prozent einzuplanen, um unerwartete Änderungen abfedern zu können.

Strategische Projekte

Die strategischen Projekte werden nun in InLoox in einem neun Phasen umfassenden Plan abgebildet. Diese erstrecken sich von der Konzept-, über die Entwurf-, Prototypen-, Versuchs- und Feldtestphase bis hin zur Entwicklungs- und Verkaufsfreigabe sowie dem Projektabschluss. Indes stellt das den Projektleiter vor die Aufgabe, nun rund 140 Teilprojekte steuern zu müssen. Ohne Projektmanagement-Software wäre das kaum möglich. Für die strategischen Projekte hat der Konstruktionsbereich eine tatsächliche Entwicklungsdauer von vier Jahren ermittelt. Nachdem sechs Projekte mit Projektplan durchgeführt wurden, ist eine wichtige Erfahrung für den Konstruktionsbereich, dass erstmals Daten dargestellt werden, die laut Raic ’nah an der Realität sind‘. So nahm man beispielsweise früher an, dass die Entwicklung nur zwei Jahre dauern würde. Die Erkenntnis, früher getroffene falsche Annahmen verwerfen zu können, ist laut Raic sehr wertvoll, besonders in der Rücksprache mit dem Account Management und den Endkunden. Allerdings besteht eine Herausforderung darin, dass sich das Unternehmen noch schwer damit tut, diese Realität zu akzeptieren.

Zahlreiche Vorteile

Aufgrund des Projektmanagements mit InLoox kann Mayer & Cie. zusammenfassend folgende Effekte erzielen: Durch die Priorisierung nach Fälligkeit hat sich die Termintreue im Konstruktionsbereich erheblich verbessert. Außerdem profitiert man von der Priorisierung beim Stammdatenmanagement. Denn es kommt immer etwas dazwischen. Eine wesentliche Erkenntnis war auch, dass umstrukturiert werden musste. Im Tagesgeschäft erwies sich die Planung als kritisch, weil ständige Unterbrechungen sehr viel Aufwand erzeugten. Deshalb wurde ein Änderungsdienst eingeführt, der aus fünf Mitarbeitern besteht, die für das Tagesgeschäft zuständig sind und für die keine Zeitplanung vorgenommen wird. Durch die oben erwähnte Einführung des Phasenplans – mit detaillierter Auflistung der einzelnen Aufgaben – lässt sich die Planung nah an die Realität heranführen. Und schließlich lassen sich auch Zahlen, Daten und Fakten darstellen, etwa dass die Beschaffungszeit von Prototypen-Bauteilen zirka neun Wochen dauert oder dass bei Kapazitätsproblemen mehr Mitarbeiter benötigt werden.

Bald kommen Kennzahlen

In Zukunft plant der Maschinenhersteller, Kennzahlen einzuführen und zu bewerten. Dabei sollen folgende Daten durch InLoox erfasst werden: