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Softwaregestütztes Projektmanagement

Klare Strukturen statt Entwickler als Projektleiter

Dashboard-Auswertung zu Termintreue in InLoox für Outlook (Bild: Mayer & Cie. GmbH & Co. KG)

Dashboard-Auswertung zu Termintreue in InLoox für Outlook (Bild: Mayer & Cie. GmbH & Co. KG)

Abkehr von Priorisierungen

Was das Tagesgeschäft betrifft, so werden beim Maschinenbauer Aufgaben nur nach Fälligkeit bearbeitet. Es gibt keine weiteren Priorisierungen. Laut Raic ist es „ein spürbarer Vorteil von InLoox, dass wir Termine abarbeiten“, anstelle Prioritäten zu vergeben. Bei Erhalt einer Aufgabe wird zunächst der reine Arbeitsaufwand abgeschätzt und zurückgemeldet, um die Auslastung zu ermitteln. Falls der Arbeitsaufwand länger als die vom Abteilungsleiter geplante Zeit ist, muss Rücksprache gehalten werden. Sofern der Konstrukteur während der Bearbeitung bemerkt, dass eine Aufgabe deutlich länger dauern wird, muss der Aufwand der Aufgabe angepasst werden. Und falls dann die vom Abteilungsleiter vorgegebene Zeit überschritten wird, soll dies ebenfalls besprochen werden. „Ungefähr 70 Prozent der Aufgaben laufen ohne Rücksprache“, sagt Raic. Da sich im Alltag Prioritäten ständig verändern, hat Mayer & Cie. für mehr Planbarkeit fünf Mitarbeiter abgestellt, die für das Tagesgeschäft zuständig sind und für die keine Zeitplanung vorgenommen wird. Denn mitunter bestehen Zielkonflikte: So können etwa Wünsche von wichtigen Kunden im Widerspruch zu einem strategischen Projekt stehen.

Werkzeug für Controller

Als Controlling Instrument lässt sich InLoox ebenfalls nutzen. Das Controlling im Tagesgeschäft übernimmt der Abteilungsleiter, indem er etwa die Endtermine auswertet. Zu den Vorteilen von InLoox zählt laut Raic die Priorisierung beim Stammdatenmanagement. Hinsichtlich der Auslastung im Tagesgeschäft empfiehlt er, pro Mitarbeiter einen Auslastungsgrad von 80 Prozent einzuplanen, um unerwartete Änderungen abfedern zu können.

Strategische Projekte

Die strategischen Projekte werden nun in InLoox in einem neun Phasen umfassenden Plan abgebildet. Diese erstrecken sich von der Konzept-, über die Entwurf-, Prototypen-, Versuchs- und Feldtestphase bis hin zur Entwicklungs- und Verkaufsfreigabe sowie dem Projektabschluss. Indes stellt das den Projektleiter vor die Aufgabe, nun rund 140 Teilprojekte steuern zu müssen. Ohne Projektmanagement-Software wäre das kaum möglich. Für die strategischen Projekte hat der Konstruktionsbereich eine tatsächliche Entwicklungsdauer von vier Jahren ermittelt. Nachdem sechs Projekte mit Projektplan durchgeführt wurden, ist eine wichtige Erfahrung für den Konstruktionsbereich, dass erstmals Daten dargestellt werden, die laut Raic ’nah an der Realität sind‘. So nahm man beispielsweise früher an, dass die Entwicklung nur zwei Jahre dauern würde. Die Erkenntnis, früher getroffene falsche Annahmen verwerfen zu können, ist laut Raic sehr wertvoll, besonders in der Rücksprache mit dem Account Management und den Endkunden. Allerdings besteht eine Herausforderung darin, dass sich das Unternehmen noch schwer damit tut, diese Realität zu akzeptieren.

Zahlreiche Vorteile

Aufgrund des Projektmanagements mit InLoox kann Mayer & Cie. zusammenfassend folgende Effekte erzielen: Durch die Priorisierung nach Fälligkeit hat sich die Termintreue im Konstruktionsbereich erheblich verbessert. Außerdem profitiert man von der Priorisierung beim Stammdatenmanagement. Denn es kommt immer etwas dazwischen. Eine wesentliche Erkenntnis war auch, dass umstrukturiert werden musste. Im Tagesgeschäft erwies sich die Planung als kritisch, weil ständige Unterbrechungen sehr viel Aufwand erzeugten. Deshalb wurde ein Änderungsdienst eingeführt, der aus fünf Mitarbeitern besteht, die für das Tagesgeschäft zuständig sind und für die keine Zeitplanung vorgenommen wird. Durch die oben erwähnte Einführung des Phasenplans – mit detaillierter Auflistung der einzelnen Aufgaben – lässt sich die Planung nah an die Realität heranführen. Und schließlich lassen sich auch Zahlen, Daten und Fakten darstellen, etwa dass die Beschaffungszeit von Prototypen-Bauteilen zirka neun Wochen dauert oder dass bei Kapazitätsproblemen mehr Mitarbeiter benötigt werden.

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Bald kommen Kennzahlen

In Zukunft plant der Maschinenhersteller, Kennzahlen einzuführen und zu bewerten. Dabei sollen folgende Daten durch InLoox erfasst werden:

  • • Der Entwicklungsanteil beziehungsweise Innovationsanteil nach Kategorie oder Kunde,
  • • eingehaltene Endtermine und Terminüberschreitungen sowie die durchschnittliche Bearbeitungszeit von Aufgaben,
  • • weitere Kennzahlen wie die Planungsqualität und Projektkosten als Messgröße für weitere Verbesserungen.


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