HR Software

Schneller auf Veränderungen reagieren

Änderungen in Personalzeitwirtschaft und Entgeltabrechnung gehören im HR-Management zu den oft ungeliebten, aber dennoch regelmäßig anstehenden Aufgaben. Jede Änderung in den Betriebsvereinbarungen, Gesetzesnovellen oder tarifliche Neuregelungen verlangen die Überarbeitung von Schemen und Regeln in den Personalabteilungen. Und auch Adhoc-Änderungen müssen unmittelbar umgesetzt werden. 

(Bild: ©New Africa/stock.adobe.com)

Bei der Thyssenkrupp Rasselstein GmbH ist es gelungen, den Anpassungsaufwand der HR-Abteilung zu verringern, die Fehleranfälligkeit zu minimieren und gleichzeitig die lückenlose revisionssichere Dokumentation sicherzustellen. Dabei hilft die Software FIS/hrd. Die Thyssenkrupp Rasselstein mit Sitz in Andernach ist der einzige deutsche Weißblechhersteller. Am Produktionsstandort für Verpackungsstahl stellt das Unternehmen verzinntes Weißblech, Feinstblech und spezialverchromtes Feinstblech, mit einer Dicke von 0,100 bis 0,499mm her. Das Unternehmen beschäftigt ca. 2.500 Mitarbeiter, betreut 400 Kunden in mehr als 80 Ländern. Die Verwaltung und das Management von Mitarbeitenden sind für eine Personalabteilung dabei eine anspruchsvolle und dynamische Aufgabe. Darüber hinaus gilt es für HR-IT-Verantwortliche auch extern motivierte Vorgaben, wie zum Beispiel Änderungen in der Berechnung von Steuern oder Sozialversicherungsbeiträgen, umzusetzen. Dazu kommen unternehmensinterne Anforderungen beispielsweise aus Betriebsvereinbarungen oder Umstrukturierungen. Das Human Resources Department bei Thyssenkrupp Rasselstein hat sich für das FIS-Tool entschieden, um die Arbeit der HR- und IT-Verantwortlichen effizienter zu gestalten und die Anpassungen und Weiterentwicklungen der SAP-Personalabrechnung transparent und nachvollziehbar zu machen.

Anpassungsaufwand verringern

Das Werkzeug FIS/hrd Schemen- und Regeln-Analyzer (SRA) ermöglicht einen neuen Lösungsstandard für die Arbeit mit Schemen und Regeln im SAP Human Capital Management(HCM)-System, welche die Prozesse für die Abrechnung und Zeitwirtschaft steuern. Die Funktionen gehen dabei über den SAP-Standard hinaus. Zudem ist die Software kundenspezifisch anpassbar.

Wichtigstes Ziel der Thyssenkrupp Rasselstein war es, den Aufwand für notwendige Anpassungen im SAP HCM-System zu verringern. FIS/hrd SRA ermöglicht dies: Beim Einspielen von Support-Packages erleichtert beispielsweise die Abgleichfunktion das Erkennen von Passagen, in denen notwendige Anpassungen für das eigene SAP HCM-System enthalten sind. Und auch intern motivierte Anpassungsanforderungen, beispielsweise aufgrund von Betriebsvereinbarungen, lassen sich durch das Tool einfacher realisieren. Zudem wird die Kollaboration in Entwicklerteams vereinfacht, da die gemeinsame Arbeit an Schemen und Regeln besser koordiniert werden kann.

Versionsverwaltung macht Änderungen nachvollziehbar

Die grundlegenden Abläufe zur Erstellung einer SAP-Personalabrechnung werden durch ein Abrechnungsschema definiert. Um diese Abläufe bei Änderungen auch zeitlich nachvollziehbar zu machen, bietet der SAP-Standard keine adäquate Unterstützung in Form einer Versionsverwaltung. FIS/hrd bietet die Möglichkeit, Versionen zu erzeugen und miteinander zu vergleichen. Die Möglichkeiten zur Versionierung und Fehleranalyse waren deshalb für Thyssenkrupp Rasselstein ein weiterer Grund für den Einsatz der Lösung. Mit der Vergleichsfunktion des FIS/hrd SRA lassen sich Unstimmigkeiten schnell und sicher auffinden und bereinigen. Alle Änderungen werden dokumentiert und Vergleiche können zwischen Versionsständen oder über Systeme hinweg getätigt werden. Rasselstein gelang mit Hilfe des Tools, die Sicherheit der Abrechnung deutlich zu steigern.

Bild: Thyssenkrupp AG

Dokumentation und Revisionssicherheit

Oft wird die Dokumentation der Anpassungen in IT-Arbeitsprozessen noch außerhalb des SAP-Systems erledigt – beispielsweise in Excel, Word oder in Papierform. Dieses Vorgehen ist zeitraubend, fehleranfällig und unübersichtlich. Bei Thyssenkrupp Rasselstein erfolgt die Dokumentation mittels FIS/hrd automatisch und direkt am entsprechenden Objekt im SAP-System. „Die Dokumentation im System sorgt nicht nur für Revisionssicherheit. Das Vorgehen erleichtert auch das On-boarding neuer Kollegen, die sich dank der übersichtlichen und einheitlichen Darstellung sehr viel schneller in das System einarbeiten können,“ so Heiko Michels, SAP HCM Modulbetreuer bei Thyssenkrupp Rasselstein.

Aus dem System in das System

Immer wieder kommt es vor, dass Unternehmen umstrukturiert werden. So werden beispielsweise bei sogenannten Carve-Outs HCM-Module aus ERP-Systemen ausgetrennt oder auch ganze Unternehmensteile abgespalten. Für die HR-Abteilungen kann das bedeuten, dass die Daten sämtlicher Mitarbeiter eines Unternehmensteils aus dem System herausgelöst – oder umgekehrt – integriert werden müssen. Auch dafür bietet die FIS-Lösung Unterstützung und Funktionen.

Ein weiteres Argument für den Einsatz der Tools war die schnelle Implementierung. Die Einweisung der Beschäftigten erfolgt in einem ein- bis zweitägigen Workshop, dessen Ergebnisse sofort produktiv genutzt werden können. „Ein wichtiges Entscheidungskriterium war auch das Thema Support“, so Heiko Michels. „Hier haben wir mit FIS hervorragende Erfahrungen gemacht, da die Unterstützung stets zeitnah, kompetent, persönlich und unbürokratisch erfolgt.“

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