SAP-Addon SmartMail

Administrative Prozesse automatisieren

Administrative Routinetätigkeiten werden in Unternehmen oft unterschätzt, dabei liegt in diesem Bereich Optimierungspotenzial. Die Firma Kaup spart etwa mit dem SAP-Addon SmartMail bis zu 10.000 Stunden Arbeitszeit pro Jahr.

(Bild: CIM Aachen GmbH)

Der Fachkräftemangel zieht sich durch alle Branchen und Bereiche. Auch im produzierenden Mittelstand bleiben viele Stellen unbesetzt, während die wirtschaftliche Lage als stabil gilt. Dies führt zu einer hohen Belastung bei den Mitarbeitern. Während für Effizienz-Steigerungsraten in der Produktion oft großer Aufwand betrieben, gehen im administrativen Bereich noch viele Stunden durch manuelle Routinetätigkeiten verloren. Aus der Erfahrung unterschiedlicher Lean-Administration-Projekte der CIM Aachen zeigt sich, dass diese Tätigkeiten vor allem bei mittelständischen Unternehmen oft nicht erkannt werden und die Vorstellungskraft für schlanke Prozesse in den administrativen Bereichen fehlt.

Um diese Vorstellungskraft zu stärken, werden zunächst mit einer Swimlane-Analyse die Ist-Prozesse beleuchtet. Ergänzend wird eine sogenannte Tätigkeitsstrukturanalyse durchgeführt. Diesen Problemzonen gilt es anschließend mit einem Soll-Konzept zu begegnen. Konkret bedeutet das, zunächst die grundlegenden organisatorischen Abläufe zu optimieren und anschließend den ERP-Nutzungsgrad zu erhöhen. Erst danach sollte über Softwareeinführung nachgedacht werden. Im administrativen Bereich werden häufig Standard-Addons, RPA-Tools oder Anpassungen eingeführt.

ANZEIGE

Die Transformation meistern

Unternehmen stehen unter erheblichem Transformationsdruck, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu sichern. Doch es benötigt erfahrene Experten für die Gestaltung dieser digitalen und organisatorischen Prozesse.‣ weiterlesen

In der Anwendung

Bei der Firma Kaup, einem Hersteller von Stapleranbaugeräten, entschied man sich aufgrund des hohen Aufwands für das Erstellen von E-Mails zu SAP-Vorgängen jeglicher Art deshalb für das SAP AddOn ‚SmartMail‘. Das Tool generiert archiviert in verschiedenen Bereichen automatisch E-Mails aus SAP-Belegen. So werden etwa in Anfrage- bzw. Bestell-E-Mails neben dem SAP-Beleg-PDF auch automatisch alle notwendigen Zeichnungsunterlagen und Einkaufsbedingungen über das AddOn ergänzt. Betreffzeile und Mail-Body werden einheitlich in der bevorzugten Kommunikationssprache des aktuellen Geschäftspartners formuliert und mit aktuellen Belegdaten angereichert. Weitere Funktionen sind automatische Adressierung an mehrere Empfänger, HTML-Gestaltungsmöglichkeiten gemäß Firmen-CI oder automatisches Anhängen von Signaturen.

Die versendeten E-Mails werden automatisch an verlinkte Dokument-Infosätze oder über die Dienste zum Objekt archiviert. Das standardisiert und vereinfacht das Wiederfinden der Korrespondenz. Bei notwendiger Bearbeitung vor dem Versenden der E-Mails kann diese direkt aus SAP-GUI und ohne Systembruch abgewickelt werden. Die meisten E-Mails werden jedoch ohnehin ohne Benutzereingriff im Batch-Betrieb versendet und archiviert. Beispiele dafür sind etwa Bestellbestätigungen, Auftragsbestätigungen, Ausgangsrechnungen, Versandbenachrichtigungen und Geräte-Dokumentationen.

Kaup generiert und archiviert mit dem AddOn mehr als 150.000 Mails pro Jahr.

ANZEIGE

Breitbandausbau: Smartes Update für die Industrie

Der deutsche Glasfaserausbau treibt die Industrie der Zukunft voran. Mit vernetzten Maschinen im Internet der Dinge laufen Prozesse effizient und automatisiert ab.‣ weiterlesen

„Bei einer realisierten Zeitersparnis von ca. 3 bis 4 Minuten pro Vorgang, summiert sich unsere jährliche Zeitersparnis auf über 600.000 Arbeitszeit-Minuten. Das entspricht in etwa der Arbeitsleistung von 6 Vollzeitkräften und führt zu einem ROI von deutlich <1 Jahr“, sagt Wolfgang Euler, IT-Leiter bei Kaup.

Das könnte Sie auch interessieren:

44% der Cyberangriffe erfolgreich
Studie zur Abwehrmechanismen deutscher Unternehmen

Tenable hat im Zuge einer Studie herausgefunden, dass 44% der Cyberangriffe, denen deutsche Unternehmen in den vergangenen zwei Jahren ausgesetzt waren, erfolgreich verliefen. Sicherheitsteams seien daher gezwungen, Arbeitszeit und Maßnahmen auf eine reaktive Eindämmung von Cyberangriffen zu fokussieren, anstatt diese schon im Vorfeld zu verhindern.‣ weiterlesen

IT-Sicherheit für industrielle Automatisierungssysteme
Entwicklungsprozess zertifiziert

Der Mannheimer Automatisierungsspezialist Pepperl+Fuchs ist jetzt entsprechend IEC62443-4-1 zertifiziert. Im Rahmen einer Übergabefeierlichkeit erhielten die Experten für industrielle Sensorik und elektrischen Explosionsschutz auf der Fachmesse SPS in Nürnberg aus den Händen des prüfenden TÜV Süd die Zertifizierungsurkunde.‣ weiterlesen

Auf dem Prüfstand
ChatGPTs Potenzial bei der Malware-Erstellung

Trend Micro hat die von OpenAI implementierten Sicherheitsfilter gegen schädliche Codegenerierung zur Entwicklung von Malware mit ChatGPT untersucht. Getestet wurden die Fähigkeiten von ChatGPT 3.5, automatisch und ohne menschliche Interaktion gebrauchsfertige Malware zu generieren.‣ weiterlesen

Hürden aufbauen, Faulheit ausnutzen
Jahresrückblick auf Cyberkriminalität

Ein Statement von Chester Wisniewski, Director, Global Field CTO bei Sophos, zur Cyberkriminalität im Jahr 2023.‣ weiterlesen

Gesetz zu künstlicher Intelligenz
EU einigt sich auf AI Act

Die europäischen Gesetzgeber, das Europäische Parlament und der Rat der EU haben sich auf das Gesetz über die künstliche Intelligenz geeinigt. „Künstliche Intelligenz verändert schon heute unseren Alltag. Und das ist erst der Anfang. Klug und breit eingesetzt, verspricht KI enorme Vorteile für unsere Wirtschaft und Gesellschaft. Daher begrüße ich die heutige politische Einigung des Europäischen Parlaments und des Rates über den Rechtsakt zur Künstlichen Intelligenz sehr“, sagte Ursula von der Leyen, Präsidentin der Europäischen Kommission.‣ weiterlesen

Electronic Data Interchange aus der Cloud
EDI-Onboarding in wenigen Tagen

Automobilzulieferer können neue Partner kaum lange warten lassen, bis die EDI-Verbindung steht und das Geschäft losgehen kann. Daher hat der Magnetventil-Spezialist Rapa die eigene EDI-Systemlandschaft von Aimtec gründlich modernisieren lassen. Heute dauert das Onboarding neuer Partner nur ein paar Tage. ‣ weiterlesen

Schulung, virtuelle Fertigung, Echtzeit-Simulation
Ein zweites Leben für Simulationsmodelle

Die Virtuelle Inbetriebnahme (VIBN) hilft, Steuerungssoftware funktionstechnisch abzusichern. Etwaige Anwendungen beschränken sich jedoch oft auf den Zeitraum vor dem Produktionsstart. Wie die Modelle der VIBN weiterverwendet werden können, beleuchtet dieser Artikel. ‣ weiterlesen

Customer Experience modellieren
Mit Produktnutzungsdaten zu neuen Geschäftsmodellen

Die IT-Systeme sollen Transparenz und Synergien bei Produkt- und Kundenlebenszyklen schaffen, um eine zukunftsweisende Produktion als Werttreiber zu etablieren. Dazu tragen das Customer Relationship Management und Produktnutzungsdaten bei. ‣ weiterlesen

Bitkom zum EU AI Act
„Ein regulatorischer Klotz am Bein“

Nach langen Verhandlungen haben sich Europäisches Parlament, der Rat der Europäischen Union und die Europäische Kommission auf einen Kompromiss zum EU AI Act geeinigt. Dieser muss nun noch formell beschlossen werden. Nach Ansicht Branchenverbands Bitkom schießt der Kompromiss jedoch über das Ziel hinaus.‣ weiterlesen

Fertigungsindustrie und kritische Infrastrukturen betroffen
Fehlendes Budget führt zu Cybersicherheitsvorfällen

Ein nicht unerheblicher Teil der Cybersicherheitsvorfälle in Deutschland (18%) sind auf fehlende Cybersicherheitsinvestitionen zurückzuführen, wie eine aktuelle Kaspersky-Umfrage zeigt. Dennoch hält hierzulande die große Mehrheit (79%) das vorhandene Etat für ausreichend. Im Europa-Vergleich wird deutlich, dass vor allem die Fertigungsindustrie und kritische Infrastrukturen deswegen mit Sicherheitsvorfällen zu kämpfen haben.‣ weiterlesen

Verwaltung einer Distributed Multicloud
Cloud Services am Würfelmodell analysieren

Analytik-Dashboards, Datenplattformen, IoT-Hubs, Machine-Learning-Services und natürlich Systeme für PLM, ERP und MES – fast jede Software für Produzenten lässt sich heute aus der Cloud beziehen. Die so entstehenden Distributed Multiclouds lassen sich anschaulich in einem Würfel-Modell analysieren. ‣ weiterlesen