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Schneller in die Montage

Stücklistenmanagement im Sondermaschinenbau

Schneller in die Montage

Der Verpackungsmaschinenhersteller S&B GmbH fertigt zum Großteil Sonder- und Speziallösungen. Durch die Einführung einer ERP-Software von Sage gelingt es dem Unternehmen aus Altenstadt, die benötigten Teile schneller zu beschaffen und seine Maschinen zuverlässiger zu liefern.

Schneller in die Montage mit der ERP-Software von Sage [1]

Bild: S&B Verpackungsmaschinen GmbH

Ob eine Abpacklinie für Karotten, eine Folienmaschine oder eine Wiegemaschine, 60 bis 70 Prozent der Maschinen, die das Unternehmen S&B fertigt, sind Sonderlösungen. Einzelne Teile wie eine Rüttelmaschine sind dagegen Standardkomponenten, die entweder selbst gefertigt oder eingekauft werden. Das stellt eine Software, die diesen Prozess von der ersten Anfrage über die Auftragserstellung, Disposition sowie Beschaffung bis zur Auslieferung abbilden muss, vor besondere Herausforderungen.

Stückliste ist wichtig

Wichtig ist dabei eine präzise Stückliste, beziehungsweise deren Struktur, auf der sämtliche Prozesse aufbauen. „Unsere alte Software war nicht in der Lage, die Stücklistenstruktur so abzubilden, wie wir sie gebraucht hätten“, sagt Geschäftsführer Thomas Carta und erläutert: „Deshalb war eine Menge manueller Arbeit nötig, um die Basis unseres Geschäfts überhaupt darzustellen – sowohl in Bezug auf den Fertigungsauftrag als auch auf die Kalkulation.“ Um einen Auftrag schneller in die Montage zu bringen, sollte die Transparenz im Geschäftsablauf erhöht und die manuelle Arbeit bei der Planung reduziert werden. Zudem sollte mit einer neuen Fertigungssoftware erkennbar sein, welche Teile noch zugekauft werden müssen. In der Vergangenheit kam es oft zur zeitlichen Verzögerung der Aufträge, da die entsprechenden Komponenten fehlten.

Anpassung in zwei Schritten

Zunächst passte das Team von Sage die Software an die spezifischen Anforderungen des Einzelfertigungsunternehmens an. Dies erfolgte in zwei Schritten: Zunächst identifizierte das Team, welche Produktausprägung die beste Basis für das S&B-Projekt bildet. Nach Auswahl des Moduls ‚Projektfertigung‘ wurde die Software mit Hilfe von Parametrierung auf die Anforderungen von S&B angepasst. Aufgrund vordefinierter Variablen ist eine solche Anpassung in der ERP-Software Sage X3 relativ schnell umsetzbar. Eine aufwändige Programmierung entfällt dadurch nahezu vollständig.

8.000 Artikel bereits erfasst

Im nächsten Schritt ging es um die Umsetzung: „Wir hatten uns entschlossen, keine Datenmigration durchzuführen – dafür lagen einfach zu viele Datenleichen im alten Programm“, erläutert Thomas Carta. An mehreren Wochenenden erfassten die Mitarbeiter von S&B die Stücklistendaten sämtlicher Teile und Produkte nach zuvor definierten Vorgaben in das neue System. Nur die Nummern behielt Carta bei, „weil es sich dabei um einen halbsprechenden Schlüssel handelt, der für uns sehr wichtig ist.“ Von den insgesamt 25.000 Artikeln wurden bereits 8.000 im ERP-System angelegt. „Dass wir heute mit der neuen Software im Stücklistenbereich, bei der Konstruktion, Disposition und Beschaffung weit besser aufgestellt sind als vorher, ist für uns ein gewaltiger Schritt nach vorn“, betont der Unternehmenschef.

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Bild: S&B Verpackungsmaschinen GmbH

Lieferzeit und Preis bestimmen

Führt ein S&B-Mitarbeiter im ERP-System die Funktion ‚Reserviere mir den Auftrag XY‘ aus, erhält er eine Übersicht über die sich im Lager befindlichen notwendigen Teile und die erforderlichen Nachbestellungen. Anhand der Daten über den prognostizierten Wareneingang, die Arbeitszeiten, die den Fertigungsmaschinen zugrunde liegen, und der Personalauslastung kann der Maschinenbauspezialist den Liefertermin relativ genau vorhersagen. Auch der Preis der Maschine lässt sich so bestimmen. Diese systembasierte Kalkulation war ein weiteres wichtiges Ziel, das S&B mit der neuen Unternehmenssoftware verfolgte. Denn bisher wurden aufgrund der unzureichend transparenten Stücklisten im alten System die Zahlen – wie Zukaufteile, Arbeitsstunden und Gemeinkosten – in einer Excel-Tabelle erfasst und anschließend aufwendig nachbearbeitet. Dies ist heute anders. Sollten allerdings noch keine Herstellungs- oder Einkaufspreise hinterlegt sein, macht das ERP-System darauf aufmerksam, um Fehlkalkulationen zu verhindern..

Übergang zur Buchhaltung

Auch ein automatischer Übergang zwischen Fertigungssoftware und der Finanzbuchhaltung war ein Ziel von S&B, um so die Rechnungserstellung direkt aus dem Fertigungsauftrag und der Fertigstellung abzuleiten. Hier wählte man einen sicheren Weg und ließ die alte Finanzbuchhaltungssoftware zunächst noch parallel zur Neuen laufen. „Das war zwar ein relativ hoher Aufwand, aber wir konnten die Zahlen vergleichen und damit aufspüren, wo wir Fehler gemacht hatten, um so die Software zu optimieren“, erklärt Carta.

Fernzugriff für den Service

Zukünftig soll als weitere Funktionalität das Customer Relationship Management (CRM) in die neue Software integriert werden. Im Zuge dessen sollen auch die S&B-Vertriebs- oder Service-Mitarbeiter die Software unterwegs nutzen können. Sie haben dann beispielsweise die Möglichkeit, mobil abzufragen, welche Teile im Lager vorliegen oder wann der Kunde mit einem voraussichtlichen Liefertermin rechnen kann. Thomas Carta zeigt sich zufrieden mit der neuen Lösung:. „Wir haben es geschafft, 90 Prozent unserer Auftragsvarianten abzudecken.“