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RPA-Spezialisten und Fachabteilungen vernetzt

Robotic Process Automation bei Kuka

RPA-Spezialisten und Fachabteilungen vernetzt

Beim Roboterhersteller Kuka kümmert sich ein eigens zusammengestelltes Team von RPA-Spezialisten darum, Abläufe zwischen den IT-Systemen mit Software-Robotern zu automatisieren. Deren Erfolg steht und fällt mit der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. Denn die Fachabteilungen wissen, welche repetitiven Arbeitsabläufe sich an Software-Roboter abgeben lassen.

Bild: ©Yingyaipumi/stock.adobe.com [1]

Bild: ©Yingyaipumi/stock.adobe.com

Vom Roboter über die Zelle bis hin zur vollautomatisierten Anlage bietet Kuka Lösungen aus einer Hand. Die physischen Industrieroboter des Unternehmens automatisieren mechanische, sich wiederholende Abläufe. Sie übernehmen monotone Aufgaben und Fertigungsprozesse, die vorher ein Mensch erledigen musste. Das gleiche gilt für Software-Roboter, die den Beschäftigten ebenfalls repetitive Aufgaben und sich wiederholende Abläufe in Softwareanwendungen abnehmen. Seit dem Jahr 2018 setzt Kuka deshalb auf Robotic Process Automation (RPA). Die Ziele dahinter sind es, die Prozesse weiter zu optimieren sowie die Datenqualität und -verfügbarkeit zu verbessern. Zudem sollte die RPA-Technologie als Zwischenlösung für die Integration von IT-Systemen eingesetzt werden, wenn das Entwickeln einer Schnittstelle länger dauert. Um den geeigneten RPA-Anbieter zu finden, hat Kuka zunächst ein Proof of Concept (PoC) durchgeführt. Kriterien bei der Auswahl waren dabei der Funktionsumfang der RPA-Lösung, die Flexibilität der Automatisierung, die Erlernbarkeit der Technologie, Kosteneffizienz, Schnittstellen zu Systemen für CRM und ERP oder Webanwendungen sowie Konnektoren zu Datenbanken. Das Szenario für den PoC bildete die bis dato oft noch manuell erfolgte Datenübertragung zwischen dem SAP-System und Microsoft Excel. Der Software-Roboter sollte Daten aus dem SAP-System extrahieren, in Excel übertragen und dort weiterverarbeiten. Die Wahl fiel am Ende auf das System UiPath, das sich ohne Programmierhintergrund bedienen lässt.

RPA-Abteilung gegründet

Aufgrund der Erfahrungen aus dem PoC entschloss sich Kuka, ein Center of Excellence (CoE) für RPA zentral innerhalb der IT-Abteilung anzusiedeln, um einerseits Governance sicherzustellen und sich andererseits mit anderen IT-Teams abstimmen zu können. Das Team wird ergänzt durch dezentrale Key User in den Fachbereichen, die ihr Prozesswissen einbringen und so zum Identifizieren von passenden RPA-Cases beitragen. So kam auch der erste RPA-unterstützte Prozess bei Kuka im Bereich Kundenservice zustande.

Datentransfer zwischen den Systemen

Im ersten Prozess, der durch RPA-Technik ergänzt wurde, ging es darum, den Transfer interner Ersatzteilbestellungen vom neuen eCommerce-System in das ERP-System zu automatisieren. Da es sich um ein neues System handelte, gab es noch keine IT-Lösung in Form eines Interfaces zum ERP-System. Kurz nach der Einführung der RPA-Technologie gelang es, 85 Prozent der Bestellungen zu automatisieren. Gleichzeitig stieg die Datenqualität, da Fehler durch die manuelle Übertragung entfielen. Mittlerweile hat Kuka rund 50 Prozesse in unterschiedlichen Fachabteilungen automatisiert. Beispielsweise wurde ein Bot in der Personalabteilung eingeführt, der Kontodaten der Beschäftigten ändert. Andere unterstützen wiederum das Controlling bei Reports wie dem Monatsabschluss, indem sie Daten und Zahlen aus verschiedenen Systemen zusammenführen und aufbereiten. Gesteuert werden die Software-Roboter über den UiPath Orchestrator. Die Bots laufen auf identischen Servern in einer globalen Bot-Farm, sind aber nach Aufgabenbereich abgegrenzt, um dem Rollenkonzept gerecht zu werden.

Zu Beginn des Projekts wurden die Software-Roboter oftmals mit den physischen Robotern des Augsburger Unternehmens verwechselt. (Bild: ©Ilya Berezovskiy/stock.adobe.com) [2]

Zu Beginn des Projekts wurden die Software-Roboter oftmals mit den physischen Robotern des Augsburger Unternehmens verwechselt. (Bild: ©Ilya Berezovskiy/stock.adobe.com)

Zeit beim Systemwechsel sparen

Ein weiterer Use Case für den RPA-Einsatz ist die Migration von Daten bei einem Systemwechsel. Das ist oft eine einmalige Aufgabe, jedoch müssen dabei nicht selten zehntausende Datensätzeübertragen werden. Bei Kuka stand eine solche Migration beim Upgrade von SAP R/3 auf S/4Hana an. Dafür kalkulierte man zunächst mit sechs Personentagen von drei Mitarbeitern. Durch den Software-Roboter gelang die Migration der Daten automatisiert über das Wochenende.

Hilfe zur Selbsthilfe

Die richtige Kommunikation bezüglich des RPA-Einsatzes ist ein Schlüssel, um die Beschäftigten für die Technologie zu gewinnen. Zu Beginn gab es beispielsweise Diskrepanzen zwischen dem, was das RPA-Team und interne Anwender unter Robotic Process Automation verstanden. Beispielsweise wurden die Software-Roboter häufig mit einem physischen Roboter assoziiert. Hier gilt es alle Mitarbeiter hinreichend über die Technologie aufzuklären, schließlich sollten sich die Beschäftigten am besten selbst Gedanken über Prozesse machen, die sich in ihren Fachabteilungen automatisieren lassen. Dazu bietet der Konzern einerseits Schulungen an, in der sogenannten UiPath Academy wird ebenfalls weiterführendes Wissen vermittelt. Hinzu kommt ein Forum, in dem sich die UiPath-Anwender gegenseitig Tipps geben. Die Mitarbeiter sollen sich so in die Lage versetzen, Probleme eigenständig zu lösen. Die Grundlagen der Bot-Entwicklung sind dabei vergleichsweise schnell zu erlernen, was das Verständnis und die Motivation der Beschäftigten schnell steigen ließ. Für die Zukunft steht bei Kuka die Erweiterung von RPA mittels Machine Learning an, um auch Fälle mit unstrukturierten Daten bearbeiten zu können. Zudem beschäftigen sich die RPA-Spezialisten bei Kuka auch mit dem Anwendungsbereich Computer Vision.