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Grundlagen zur Robotic Process Automation

Roboter für die Geschäftssoftware

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Welcher Prozess ist geeignet?

Mit Hilfe von Tools wie Process Mining und Process Recording lassen sich zur Automatisierung geeignet Prozesse schnell identifizieren, da diese Tools in der Lage sind, Prozesse daraufhin zu analysieren. Sie erkennen wo eine Automatisierung durch RPA Sinn ergibt oder ob der Softwareroboter durch die Komplexität der Aufgabe – zumindest heute noch – dem menschlichen Kollegen unterlegen ist.

Generell sind zur Automatisierung durch RPA besonders Prozesse geeignet, die

  • • arbeitsintensiv sind,
  • • hohen manuellen Anteil haben und dadurch besonders fehleranfällig sind,
  • • auf strukturierten Daten basieren,
  • • ein mittleres bis hohes Transaktionsvolumen haben,
  • • lange Laufzeiten haben,
  • • für die keine Änderung innerhalb der nächsten Monate geplant sind,
  • • für deren Ablauf klare Entscheidungskriterien (Regeln) zugrunde liegen,
  • • nicht zu viele Varianten bei der Ausführung haben.

Dauer der Integration

Da eine RPA-Lösung die Benutzereingaben eines Mitarbeiters über die Benutzeroberfläche einer Anwendung nachahmt, entfällt das Programmieren einer Anwendungsschnittstelle (API). Erfahrungsgemäß sind Prozesse in zwei bis sechs Wochen, von der Planung bis zur Inbetriebnahme, automatisierbar.

Was eine Lösung leisten sollte

Es gibt zahlreiche RPA-Softwarelösungen, die sich teils ähneln, in einigen Eigenschaften aber auch deutlich unterscheiden. Ratsam bei der Auswahl ist es deshalb zu prüfen, welche Anforderungen das Unternehmen stellt und welche Funktionen das Automatisierungssystem bieten muss. Wichtig ist, dass ein System:

  • • flexibel ist und gut skaliert, etwa über eine Cloud und virtuelle Maschinen,
  • • verschiedene Präsentationsschichttechnologien gut unterstützt,
  • • mit einer Produktions- und Stagingumgebung ausgestattet werden kann,
  • • Anmeldeinformationen und Ausführungsprotokolle in einem zentralen Datenbank-Repository bereithält,
  • • durch eine Verschlüsselung und SSL-Protokolle geschützt ist.

Zugriffsrechte und Lizenzen

Da RPA-Bots auf verschiedene Software-Anwendungen und Daten zugreifen, ist es zwingend erforderlich, in einem dedizierten Rollenkonzept zwischen Zugriffsrechten für Mensch (Mitarbeiter-Login) und Maschine (Maschinen-Login) zu unterscheiden. Schon heute wird in vielen Unternehmen in Dialog-User und System-User unterschieden. Die Zugriffsrechte und Anmeldeinformationen eines Bot müssen definiert und hinterlegt werden. Dabei gelten für die virtuelle Assistentenberechtigung die gleichen Anforderungen hinsichtlich Namenskonventionen, Verantwortlichkeiten, Benutzer- und Berechtigungsmanagement wie bei der Mitarbeiterberechtigung.

Troubleshooting

Über Scheduling-Systeme kann die Roboterproduktivität optimiert werden, indem die Verfügbarkeit nach Bedarf und Priorität verwaltet wird. Zu den zentralen RPA-Funktionen für das Sicherheitsmanagement gehört auch eine Protokollierung der Aktionen jedes Benutzers und jeder ausgeführten Aufgabe sowie detaillierte Prüfpfade. Um Fehler zu finden, aber auch um Betrug oder andere Versuche, die die Arbeit eines Roboters untergraben, zu erkennen, wird für jeden Roboter ein Audit-Protokoll ausgeführt. So lässt sich nachvollziehen, welche Änderungen an einem Roboter vorgenommen wurden und wer diese Änderungen wann vorgenommen hat.


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