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ERP-Einführung bei Roba Baumann

Kunden besser einbinden

Der Möbelhersteller Roba Baumann übernimmt für viele seiner Kunden die Logistik im Online-Handel. Um den steigenden Kundenanforderungen gerecht zu werden, hat das Unternehmen seine ursprünglich eingesetzte Unternehmenssoftware komplett ausgetauscht. Zum Einsatz kommt nun eine ERP-Lösung von Sage.

ERP-Einführung bei Roba Baumann - Kunden besser einbinden

Die ERP-Software sorgt mit einer sicheren webbasierten und mobilen Technologie für
eine bessere, individuellere Nutzererfahrung.
Bild: Sage GmbH

Möchte man dem Nachwuchs ein Kinderzimmer einrichten, ist man bei der Roba Baumann GmbH im fränkischen Ebersdorf an der richtigen Adresse. Das Hauptprodukt ist seit den 1970er-Jahren das Standardzimmer. Aber auch Kaspertheater, Puppenhäuser oder Kaufläden gehören zum Portfolio des Unternehmens. Gegründet im Jahr 1927 beschäftigt das Unternehmen heute rund 100 Mitarbeiter.

Steigende Marktanforderungen

Unter den Geschäftspartnern des Mittelständlers finden sich namhafte Möbelhersteller und große Handelsketten. Im zunehmend wichtigen Online-Handel übernimmt das Unternehmen für viele Kunden die Logistik. „Gerade für uns Mittelständler werden die Herausforderungen des Marktes immer größer“, erklärt Volker Ring, Leiter für Finanzen und Rechnungswesen. Einerseits werden die Kundenwünsche anspruchsvoller, was z.B. das Quality-Management angeht. Andererseits steigen die Anforderungen an die Geschwindigkeit. Da die seit 25 Jahren eingesetzte Unternehmenssoftware bei alldem immer häufiger an ihre Grenzen kam, integrierte Roba im vergangenen Jahr ein neues System. Die Wahl fiel auf die ERP-Software Sage Business Cloud Enterprise Management, da die Lösung der Geschäftsführung bereits bekannt war. „Wichtig war für uns, dass wir mit der neuen Software abteilungsübergreifender und damit schneller arbeiten können“, sagt Ring.

Prozesse untersucht

Vor der Einführung der neuen Software nahm der Hersteller alle bestehenden Prozesse auf und führte Gespräche mit allen Abteilungen, die ihre Verbesserungsvorschläge einbringen konnten. Vor allem die Zusammenarbeit der Abteilungen Kundenauftrag und Einkaufsbestellung sollte verbessert werden. „Ziel war eine hohe Lieferbereitschaft, ohne dabei das Lager überquellen zu lassen“, erklärt Ring. Der Prozess hat ein dreiviertel Jahr gedauert. Es folgte die Implementierung, bei der auch spezielle Wünsche des Unternehmens realisiert wurden. Im Lager sollte beispielsweise die vorhandene Infrastruktur wie Scannersystem und WLAN genutzt werden. Der Sage-Partner Etiscan entwickelte hierfür eine Lösung.

ERP-Einführung bei Roba Baumann - Kunden besser einbinden | Volker Ring, Leiter für Finanzen und Rechnungswesen bei Roba Baumann, optimierte mit Sage Business Cloud Enterprise Management die Prozesse im Unternehmen. (Bild: Sage GmbH)

Volker Ring, Leiter für Finanzen und Rechnungswesen bei Roba Baumann, optimierte mit Sage Business Cloud Enterprise Management die Prozesse im Unternehmen.
Bild: Sage GmbH

Kundenanbindung ist einfacher

„Die Vorteile der mobilen Lagerlogistik und der besseren Zusammenarbeit der Abteilungen sind schon sehr deutlich: Die Disposition wurde optimiert und passt nun besser zu Roba, denn dort können Einkauf und Bestellung in China drei Monate dauern“, erklärt Ring. Ein Kundenauftrag berührt nun nicht mehr unbedingt das Lager, sondern kommt direkt vom Lieferanten zum Kunden. Der Vertrieb kann direkt aus dem System heraus arbeiten und die elektronische Kundenanbindung funktioniert nun viel einfacher – sowohl für bestehende wie auch für Neukunden. „Früher haben wir nur Schnittstellen programmieren lassen, wenn es sich gelohnt hat. Jetzt können wir das auch bei kleineren Aufträgen vornehmen, denn mit der Sage-Lösung lassen sich die Kunden einfach anbinden“, sagt Ring. Auch in seinem eigenen Verantwortungsbereich sieht der Leiter für Finanzen und Rechnungswesen Verbesserungen. Transfers zwischen dem Tochterunternehmen in Ungarn und den chinesischen Joint-Ventures haben sich vereinfacht. „Wir können jetzt ohne aufwändiges Controlling umfangreiche Auswertungen, auf Wunsch auch grafisch visualisiert, anfertigen. Damit haben wir die Grundlage, uns in allen Bereichen zu verbessern“, erklärt er. Alle Anwender im Unternehmen profitieren von der Lösung, denn was früher über Tastaturkürzel bearbeitet werden musste, lässt sich nun dank einer individuell anpassbaren Oberfläche intuitiv erledigen.

Rollout auch in Ungarn

Nach der Einführung bei Roba Baumann in Deutschland soll das ERP-System auch beim Tochterunternehmen in Ungarn zur Anwendung kommen. „Dann können wir die Intercompany-Prozesse wie automatische Belegflüsse besser abbilden. Das vereinfacht die Kommunikation, es muss nichts mehr telefonisch abgefragt werden, in der Folge entstehen weniger Fehler“, beschreibt Ring seine Erwartungen. Am Hauptsitz in Ebersdorf sind die digitalisierten Belege bereits für jeden zugänglich, der sie einsehen muss. Mitarbeiter müssen nicht mehr in Aktenschränken suchen, sondern greifen per Computer auf die Informationen zu. „Mit der Sage-Lösung kann Roba als mittelständisches Unternehmen am schnelllebigen Markt mithalten. Kundenwünsche lassen sich mit der Lösung auch in Zukunft und bei Zeitdruck erfüllen“, sagt Volker Ring.

ERP-Einführung bei Roba Baumann - Kunden besser einbinden | Die Marke roba steht seit mehr als 90 Jahren für qualitativ hochwertige und innovative Kindermöbel. (Bild: Sage GmbH)

Die Marke roba steht seit mehr als 90 Jahren für qualitativ hochwertige und innovative Kindermöbel.
Bild: Sage GmbH


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