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Konsolidierte IT-Landschaft

Vom System-Archipel
zur ERP-Standardsoftware

Beim Maschinenbauer Reisch wurde die IT zunehmend zum Sorgenkind: Mit der hauptsächlich aus Insellösungen bestehenden Systemlandschaft konnte das Familienunternehmen seine Abläufe ab einem gewissen Punkt nicht mehr effizient abbilden. Seit der Einführung einer branchenspezifischen ERP-Lösung hat sich das grundlegend gewandelt.

ERP-Lösung regelt Abläufe der Systemlandschaft

Bild: ams.Solution AG

Das Familienunternehmen Reisch Maschinenbau entwickelt Sondermaschinen für lokale mittelständische Unternehmen und internationale Kunden. Seit einigen Jahren spielt zudem die Lohnfertigung eine immer wichtigere Rolle: „Die Lohnfertigung ist eine ideale Ergänzung, um unsere Maschinen auch abseits des Projektgeschäfts optimal auszulasten“, sagt Roland Bachmann, der die ERP-Einführung bei Reisch als Projektleiter verantwortete. Aufgrund der zahlreichen Einzellösungen in der IT fehlte es dem Mittelständler jedoch an Transparenz. „Wir konnten beispielsweise gar nicht erkennen, an welcher Stelle in der Fertigung sich ein Auftrag gerade befand“, sagt Bachmann. „Eine detaillierte Kapazitätsplanung für die Maschinen war so nur schwer möglich.“

Der Weg zum ERP-System

Da sich auch viele andere Geschäftsabläufe wie Materialwirtschaft oder Wareneingang mit der damaligen IT nur noch unzureichend abbilden ließen, entschied sich das Unternehmen im Jahr 2016, ein ERP-System unternehmensweit zu implementieren. Am Ende fiel die Wahl auf die Branchenlösung AMS.ERP von AMS.Solution.

Auf der grünen Wiese

Die Einführung verlief in zwei Schritten: Zunächst implementierte ein Projektteam die Module für Einkauf und Wareneingang, ein halbes Jahr später folgten Vertrieb, Entwicklung, Fertigung, Disposition, Materialwirtschaft, Montage, Versand und Servicemanagement sowie Personalwesen und Controlling. „Für uns war dieses Projekt ein riesiger Schritt“, sagt Bachmann. „Denn bis dato hatten wir in vielen Bereichen schlicht mit Excel-Tabellen gearbeitet, durchgängige IT-Lösungen gab es kaum. Im Prinzip haben wir auf der grünen Wiese angefangen.“ Für Reisch bot dieser Neustart aber auch die Chance, einen großen Teil seiner bestehenden Geschäftsprozesse zu überdenken und zu optimieren. Dabei konnten sich die Projektverantwortlichen in vielen Punkten an der Struktur der ERP-Anwendung orientieren.

Alle Projekte im Blick

Reisch bearbeitet im Jahr etwa 1.000 Kundenaufträge. Rund 20 davon sind Großprojekte, der Rest entfällt auf die Lohnfertigung. Insbesondere bei den größeren Vorhaben leistet das ERP-System wichtige Unterstützung: Statt Excel-Listen nutzen die Vertriebsmitarbeiter heute einen Kalkulationskatalog im ERP-System, der ihnen mehr als 30 verschiedene Positionen zur Auswahl anbietet – bis hin zum benötigten Material. Auf diese Weise lassen sich mit wenigen Nutzereingaben Angebote erstellen. Aber auch während eines Großprojektes, das in der Regel sechs bis neun Monate dauert, hat Reisch heute stets den Überblick: „Mit dem ERP-System können wir jederzeit kontrollieren, ob wir mit dem Vorhaben noch in time sind, ob sich die kalkulierten Kosten mit den tatsächlichen decken, ob das Material bereits vollständig vorliegt und vieles mehr“, sagt Bachmann. Auch der jeweilige Projektleiter sowie die Geschäftsführung können auf diese Daten zugreifen.

ERP-Lösung für besseres Auftragsmanagement

Bild: ams.Solution AG

Von Anfang an im Boot

Da viele Mitarbeiter zuvor noch nie mit einem ERP-System gearbeitet hatten, war es dem Unternehmen wichtig, die späteren User so früh wie möglich ins Boot zu holen. Im Kernprojektteam war daher jede Fachabteilung mit mindestens einem Mitarbeiter vertreten. „Dieses Team war von Anfang an in alle Entscheidungen einbezogen“, so Bachmann. „Auch den Entschluss, das ERP-System von AMS.Solution einzuführen, haben wir gemeinsam gefasst. Während des Projektes, speziell bei den Teileinführungen, haben wir die Fachbereiche ebenfalls immer sehr eng einbezogen.“ Um den Nutzen des Systems zu quantifizieren, sei es aber noch zu früh, so Bachmann. „Was sich aber spürbar verändert hat, ist das Zusammenspiel der einzelnen Geschäftsbereiche. Die Prozesse laufen reibungsloser und die Transparenz ist erheblich besser als vor der Systemeinführung. Und wir sind zu jedem Zeitpunkt über die Auslastung unseres Maschinenparks informiert und erkennen so frühzeitig freie Kapazitäten.“

Weiterer Ausbau geplant

Nach dem Go-live im Frühjahr 2017 hat sich das Projektteam damit beschäftigt, einige externe Systeme an die unternehmensweite Standardsoftware anzubinden, um auch hier Medienbrüche zu vermeiden. Für die Verknüpfung der CAD-Lösung Creo Elements/Direct mit dem ERP-System wird zum Beispiel eine Standardschnittstelle des ERP-Anbieters genutzt. Im nächsten Schritt will der Maschinenbauer seine ERP-Lösung um das Business Intelligence-Modul AMS.BI ergänzen. Die Controlling-Lösung, die in das Auftragsmanagement integriert ist, wertet den gesamten Geschäftsverlauf automatisiert aus und stellt sowohl Finanzkennzahlen als auch realwirtschaftliche Indikatoren bereit. Auf diese Weise will Reisch die Produktivität seines Projektgeschäfts kontinuierlich verfolgen und dadurch die weitere Unternehmensentwicklung vorausschauend steuern.


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