Qualitätsmanagement bei Doyma

Der Rahmen für 25 Jahre Gewährleistung

25 Jahre Garantie gibt Doyma auf seine Dichtungs- und Brandschutzsysteme für Tiefbau, Gebäudetechnik und Energieversorgung. Bei einer solchen Zeitspanne muss sich das Unternehmen auf die Qualität seiner Produkte verlassen können. Diese unterstützt seit 2018 die Qualitätsmanagement-Software von Consense.

Sämtliche Betriebsanweisungen sind in Consense IMS Enterprise hinterlegt. (Bild: Doyma GmbH & Co)

Rohre und Leitungen ermöglichen die Ver- und Entsorgung von Industrie-, Gewerbe- und Privatgebäuden. Um diese in das Gebäude einzuführen, muss die Gebäudehülle durchdrungen und das Bauwerk weiterhin vor Wasser, Feuer sowie Rauchgas abgeschottet und geschützt werden. Hier kommt das Unternehmen Doyma mit Sitz im niedersächsischen Oyten ins Spiel. Das Unternehmen fertigt Dichtungs- und Brandschutzsysteme und agiert in den drei Kernkompetenzfeldern Tiefbau, Gebäudetechnik und Energieversorgung. Zum Portfolio gehören Durchführungssysteme für Rohre, Kabel, Ein- und Mehrspartenhauseinführungen für Ver- und Entsorgungsleitungen, Brandschutzprodukte sowie Sonderkonstruktionen und Spezialanfertigungen von Dichtungssystemen.

25 Jahre Garantie

Auf seine Produkte gibt das Familienunternehmen 25 Jahre Garantie. Dafür hat Doyma ein funktionierendes Qualitätsmanagement aufgebaut. „Vor einiger Zeit wurde uns empfohlen, über eine digitale Lösung zur Abbildung unseres Qualitätsmanagementsystems nachzudenken, um zukunftsfähig zu bleiben“, erklärt Volker Landscheidt, der die Qualitätssicherung verantwortet. Das Unternehmen entschied sich für die Einführung des integrierten Managementsystems IMS Enterprise des Aachener Unternehmens Consense. „Wir haben uns eine Lösung gewünscht, mit der wir Prozesse und Dokumente in einem System zusammenbringen. Außerdem sollte uns das neue QM-System dabei unterstützen, die in Protokollen definierten Aufgaben zusammen mit Maßnahmen aus anderen Quellen in ein zentrales Maßnahmenmanagement zu überführen“, so Landscheidt.

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200 Prozessanwendungen eingepflegt

Im April 2017 wurde mit dem Aufbau des neuen Managementsystems begonnen. Ziel war es, die Anfang 2018 für Doyma anstehende Migration der ISO9001 auf die Revision aus 2015 mithilfe von Consense umzusetzen. Ein externes Audit bildete die gesetzte Deadline für die Einführung. Für jeden Unternehmensbereich wurde ein Key-User benannt, der eine Schulung durchlief, um anschließend die Prozesse für seinen Bereich zu beschreiben. Rund 200 Prozessanweisungen wurden in das QM-System eingepflegt. Mit der Software können die Prozesse in Form von Flussdiagrammen abgebildet werden, entsprechend der tatsächlichen Abläufe im Unternehmen. Alle Prozessschritte wurden dabei mit den verantwortlichen Mitarbeitern und dazugehörigen Dokumenten verknüpft. Die Zugriffsberechtigungen wurden durch Rollen und Rechte geregelt. „Die Darstellung in Form von Flussdiagrammen war ein entscheidender Vorteil im Vergleich zu unserem alten System. Schnittstellen oder Verknüpfungen zu anderen Prozessen können jetzt einfacher als mit vielen Worten dargestellt werden. Beim Modellieren der Prozesse macht man sich außerdem intensiv Gedanken darüber, wie diese in der Realität tatsächlich ablaufen. Das gibt die Chance zum Verbessern“, findet Volker Landscheidt.

Personalisierte Startseite

Zum externen Audit Anfang 2018 waren dann etwa 90 Prozent der Prozesse und Dokumente in der Software enthalten. enthalten. „Unser Auditor war begeistert, dass wir in so kurzer Zeit die Dokumentation in die digitale Form gebracht hatten“, so Landscheidt. Ihn freut besonders, dass das Audit zugleich bestätigte, dass sich die Doyma-Mitarbeiter bereits nach kurzer Zeit gut im System zurechtfanden und es auch wirklich nutzten. Die Software wird von Mitarbeitern im Büro und der Produktion gleichermaßen eingesetzt. Meldet sich ein Mitarbeiter im System an, gelangt er auf seine personalisierte Startseite, auf der er einen genauen Überblick über ihn betreffende Prozesse sowie die anstehenden Aufgaben erhält. „Wir nutzen die Startseite außerdem, um die Unternehmensziele bekanntzumachen und Neuigkeiten zu verbreiten, z.B. neue Kollegen vorzustellen.“ Die Mitarbeiter bei Doyma schätzen vor allem die Suchfunktion der Software, in der inzwischen sämtliche Betriebsanweisungen hinterlegt sind.

Klare Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Im Integrierten Managementsystem sind alle Prozessschritte und Zuständigkeiten beschrieben (Bild: Doyma GmbH & Co)

Modularer Aufbau

Die Basisversion der QM-Software lässt sich durch weitere Module ergänzen, z.B. Maßnahmenmanagement, Auditmanagement oder Kennzahlenmanagement. Bei Doyma kommt u.a. das elektronische Formularmanagement Formsvon Consense zum Einsatz, mit dem sich dynamische Formulare inklusive automatisierter Workflows erstellen, verwalten und auswerten lassen. Die Integration bestehender Formulare ist dabei auch ohne spezielle IT-Kenntnisse möglich. Diese werden online ausgefüllt und nach einem strukturierten Workflow an die entsprechenden Stellen weiterverteilt, bearbeitet und archiviert. Wiederkehrende Prozesse lassen sich dabei ebenfalls automatisieren. „Einige zuvor schon existierende Formulare werden jetzt über ‚Vorgänge‘ angelegt und über Consense Forms geregelt. Ein Beispiel ist der klassische Unfallbericht. Er wird ausgefüllt und über einen vorgezeichneten Weg im System an die entsprechenden Stellen im Unternehmen geleitet. Man kann Fotos oder weitere Unterlagen ergänzen und den Bericht mit Maßnahmen verknüpfen. Am Ende wird er automatisch archiviert“ so Landscheidt. Man wisse zudem immer genau, wo sich ein Dokument gerade befindet. Neben den Unfallberichten werden auch weitere Dokumente wie etwa Anträge für die Nutzung von Gefahrstoffen mit Forms gelenkt. Zukünftig sollen z.B. auch interne Bestellungen über das Tool geregelt werden. „Allerdings ist der Aufbau etwas anspruchsvoller, da es im Workflow viele Abzweigungen gibt. Wir sind aber schon bei den Probeläufen, sodass ich zuversichtlich bin, dass wir auch hier Forms bald nutzen werden“, sagt Landscheidt.

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Weitere Module geplant

Die softwarebasierte Unterstützung des Qualitätsmanagements bringt im Arbeitsalltag viele Erleichterungen und Zeitersparnis mit sich. Ein Beispiel: „Die Erfüllung der ISO9001 erfordert unter anderem auch die Wirksamkeitsprüfung von Maßnahmen. Diese rutschen einem im Tagesgeschäft schnell einmal durch. Das kann jetzt nicht mehr passieren, denn das System erinnert daran. Bei Audits ist dann auch der Nachweis sehr viel einfacher“, so Volker Landscheidt. Auch für den Ausbau des QM-Systems gibt es bereits Pläne: Wenn der Prozess für die internen Bestellungen erstellt ist, kann sich Landscheidt vorstellen, auch das Verbesserungsvorschlagswesen über die Consense-Lösung zu organisieren. Über das Modul Schulungsmanagement könnten zudem künftig auch die Weiterbildungsmaßnahmen über das Managementsystem organisiert werden.

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