Für das Geschäftsmodell von Meyle sind dezentrale Einkaufsprozesse essenziell wichtig. Um das komplexe Rechnungswesen dennoch transparent und effzient zu gestalten, setzt die Marke von Meyer Industrie-Electronic auf das Tool Nscale von Ceyoniq.
(Bild: Ceyoniq Technology GmbH)
Das Kerngeschäft von Meyle ist die Distribution von Komponenten für die Automatisierungstechnik und Beratungsdienstleistungen. Die Firma hat ein umfangreiches Produktportfolio, zahlreiche nationale und internationale Zulieferer und mehr als 10.000 Kunden weltweit. Bei Meyle müssen jährlich rund 13.000 Belege verarbeitet werden, was lange ein zeit- und somit kostenintensiver manueller Prozess war. Heute läuft der Vorgang größtenteils ohne menschliches Zutun ab.
In der Regel nehmen die Meyle-Mitarbeiter Kundenanforderungen auf und stellen daraufhin einen Warenkorb mit den entsprechenden Komponenten zusammen. Dabei sind sie sowohl für die Beschaffung der benötigten Teile verantwortlich als auch für deren Auslieferung. Eine Trennung von Ein- und Verkauf existiert nicht. Dieses Vorgehen hat für die Kunden Vorteile, sorgt aber für einen komplexen Purchase-to-Pay-Prozess bei Meyle. Besonders die Verwaltung von Eingangsrechnungen gestaltet sich aufwendig, da alle Beschäftigten aus dem Vertrieb selbständig Einkäufe tätigen können. Die Zuständigkeiten und Fristverwaltung waren somit vor der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung von Intransparenz geprägt und die Auskunftsfähigkeit häufig nicht gegeben. „Den Bedarf, hieran etwas zu ändern, hatten wir bereits erkannt. Zudem haben zuletzt immer mehr Lieferanten auf elektronische Rechnungen umgestellt, was ein weiterer Treiber für das Projekt war“, blickt Frank Schürmann zurück, der bei Meyle neben seinen Aufgaben im Vertrieb auch für eine reibungslos arbeitende IT verantwortlich ist. Die Bearbeitung und rechtskonforme Archivierung der elektronischen Rechnungen stellt hohe technologische Anforderungen an Meyle. Um diese zu erfüllen, plante Frank Schürmann die Einführung einer Lösung für das Invoice Management. „Dabei war es uns wichtig, ein System einzuführen, dass uns Mehrwerte über die reine Ablage der Rechnungen hinaus bietet und unsere Prozesse workflowgestützt abbilden und optimieren kann.“ Erster Ansprechpartner war die Hamburger Software GmbH & Co. KG (HS), deren ERP-Lösung Meyle nutzt.
Aljoscha Kuhr, Produktmanager DMS bei Hamburger Software, führt hierzu aus: „Als ERP-Anbieter sind wir spezialisiert auf Anwendungen für Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Personalmanagement. Um unseren Kunden ein vollumfängliches Angebot machen zu können, haben wir eine enge Partnerschaft mit der Ceyoniq Technology geschlossen und deren Lösungen zur Dokumentenverarbeitung tief in unsere Systeme integriert.“ Im Meyle-Projekt stand Ceyoniq-Sales-Manager Frank Kleigrewe als Ansprechpartner bereit. Nachdem der Mitarbeiter mit den Stärken von nscale auf dem Gebiet des Invoice Managements argumentierte, wurde beschlossen, den Purchase-to-Pay-Prozess bei Meyle mit dem Tool zu digitalisieren. Christian Bartsch verantwortet bei Ceyoniq das Partner Management. „Die Zusammenarbeit mit HS Hamburger Software verlief gewohnt harmonisch, sodass wir dem Meyle-Team innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens eine passende Lösung bereitstellen und diese in Betrieb nehmen konnten“, erinnert er sich.
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Seit der Einführung des Moduls hat sich bei Meyle viel getan. Wurden Rechnungen früher papierbasiert verarbeitet, wobei die Prüfung und Freigabe jeweils manuell erfolgte, ist dieses Verfahren einem neuen Ablauf gewichen: Rechnungen gehen per E-Mail ein und werden durch ein integriertes Tool klassifiziert. OCR-basiert (Optical Character Recognition) erkennt die Software, ob es sich um eine Kostenrechnung oder eine Warenrechnung handelt. Entsprechend verläuft der anschließende Workflow.
(Bild: Meyer Industrie-Electronic GmbH)
Als Kostenrechnungen werden bei Meyle Rechnungen bezeichnet, die für Waren für den internen Bedarf anfallen, also etwa Verpackungsmaterialien oder Bürobedarf. Diese Rechnungen gehen nach einer Vorkontierung an die Buchhaltung, wo eine sachliche Prüfung stattfindet, bevor sie verbucht werden. Warenrechnungen nehmen einen nahezu vollständig automatisierten Weg. Es handelt es sich um Forderungen, die für Produkte anfallen, die Meyle für Kunden bestellt. Wird eine Rechnung als Warenrechnung klassifiziert, prüft die Software, ob im ERP-System ein Lieferschein hinterlegt ist, der den Wareneingang bestätigt. Des Weiteren wird die Lieferscheinnummer mit der auf der Rechnung aufgeführten Nummer verglichen und geprüft, ob die Beträge übereinstimmen. Ist das der Fall, wird die Rechnung an die Person weitergereicht, die die Bestellung getätigt hat, um von dieser mit einem Klick freigegeben zu werden. Automatisch wird daraufhin aus dem Wareneingangsschein im ERP-System eine Wareneingangsrechnung gebucht, die an die Buchhaltung übergeben und von dieser beglichen wird. Eine manuelle Prüfung der Rechnungen findet nicht mehr statt. Das System sorgt zudem für die rechtssichere Archivierung der Dokumente, inklusive Lösch- und Sperrfristen sowie rollenbasierter Zugriffsberechtigungen. Da die Dokumente zentral und digital vorliegen, ist der unternehmensweite Zugriff und bei Bedarf eine parallele Bearbeitung durch mehrere Beschäftigte möglich. Die Auskunftsfähigkeit gegenüber Dritten ist jederzeit auf Knopfdruck gegeben. Hinzu kommt eine rechtzeitige Inanspruchnahme von Skonti durch eine automatisierte Fristenverwaltung.
Frank Schürmann zieht ein positives Fazit: „Es hat sich viel zum Besseren verändert. Insbesondere die automatische Prüfung sorgt für eine große Zeitersparnis. Der ganze manuelle und größtenteils analoge Vorgang fällt weg. Das spart extrem viel Zeit und auch die Prozesskosten sinken durch die Vermeidung von Fehler- und Fehlerfolgekosten.“ Er ist sich sicher: „Würde unsere Eingangsrechnungsverarbeitung heute noch manuell ablaufen, müssten wir dafür mindestens eineinhalb zusätzliche Mitarbeiter beschäftigen.“
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