Purchase-to-Pay digitalisiert

Rechnungsprozesse auf Effizienz getrimmt

Für das Geschäftsmodell von Meyle sind dezentrale Einkaufsprozesse essenziell wichtig. Um das komplexe Rechnungswesen dennoch transparent und effzient zu gestalten, setzt die Marke von Meyer Industrie-Electronic auf das Tool Nscale von Ceyoniq.

(Bild: Ceyoniq Technology GmbH)

Das Kerngeschäft von Meyle ist die Distribution von Komponenten für die Automatisierungstechnik und Beratungsdienstleistungen. Die Firma hat ein umfangreiches Produktportfolio, zahlreiche nationale und internationale Zulieferer und mehr als 10.000 Kunden weltweit. Bei Meyle müssen jährlich rund 13.000 Belege verarbeitet werden, was lange ein zeit- und somit kostenintensiver manueller Prozess war. Heute läuft der Vorgang größtenteils ohne menschliches Zutun ab.

E-Rechnungen trieben Projekt

In der Regel nehmen die Meyle-Mitarbeiter Kundenanforderungen auf und stellen daraufhin einen Warenkorb mit den entsprechenden Komponenten zusammen. Dabei sind sie sowohl für die Beschaffung der benötigten Teile verantwortlich als auch für deren Auslieferung. Eine Trennung von Ein- und Verkauf existiert nicht. Dieses Vorgehen hat für die Kunden Vorteile, sorgt aber für einen komplexen Purchase-to-Pay-Prozess bei Meyle. Besonders die Verwaltung von Eingangsrechnungen gestaltet sich aufwendig, da alle Beschäftigten aus dem Vertrieb selbständig Einkäufe tätigen können. Die Zuständigkeiten und Fristverwaltung waren somit vor der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung von Intransparenz geprägt und die Auskunftsfähigkeit häufig nicht gegeben. „Den Bedarf, hieran etwas zu ändern, hatten wir bereits erkannt. Zudem haben zuletzt immer mehr Lieferanten auf elektronische Rechnungen umgestellt, was ein weiterer Treiber für das Projekt war“, blickt Frank Schürmann zurück, der bei Meyle neben seinen Aufgaben im Vertrieb auch für eine reibungslos arbeitende IT verantwortlich ist. Die Bearbeitung und rechtskonforme Archivierung der elektronischen Rechnungen stellt hohe technologische Anforderungen an Meyle. Um diese zu erfüllen, plante Frank Schürmann die Einführung einer Lösung für das Invoice Management. „Dabei war es uns wichtig, ein System einzuführen, dass uns Mehrwerte über die reine Ablage der Rechnungen hinaus bietet und unsere Prozesse workflowgestützt abbilden und optimieren kann.“ Erster Ansprechpartner war die Hamburger Software GmbH & Co. KG (HS), deren ERP-Lösung Meyle nutzt.

Integration in ERP-System

Aljoscha Kuhr, Produktmanager DMS bei Hamburger Software, führt hierzu aus: „Als ERP-Anbieter sind wir spezialisiert auf Anwendungen für Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Lohnabrechnung und Personalmanagement. Um unseren Kunden ein vollumfängliches Angebot machen zu können, haben wir eine enge Partnerschaft mit der Ceyoniq Technology geschlossen und deren Lösungen zur Dokumentenverarbeitung tief in unsere Systeme integriert.“ Im Meyle-Projekt stand Ceyoniq-Sales-Manager Frank Kleigrewe als Ansprechpartner bereit. Nachdem der Mitarbeiter mit den Stärken von nscale auf dem Gebiet des Invoice Managements argumentierte, wurde beschlossen, den Purchase-to-Pay-Prozess bei Meyle mit dem Tool zu digitalisieren. Christian Bartsch verantwortet bei Ceyoniq das Partner Management. „Die Zusammenarbeit mit HS Hamburger Software verlief gewohnt harmonisch, sodass wir dem Meyle-Team innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens eine passende Lösung bereitstellen und diese in Betrieb nehmen konnten“, erinnert er sich.

ANZEIGE

Intelligente Bestellprozesse

Die innovativen Retarus Cloud Services für Integration und Automatisierung machen Prozesskommunikation agiler, sicherer und zuverlässiger.‣ weiterlesen

Spürbare Unterschiede

Seit der Einführung des Moduls hat sich bei Meyle viel getan. Wurden Rechnungen früher papierbasiert verarbeitet, wobei die Prüfung und Freigabe jeweils manuell erfolgte, ist dieses Verfahren einem neuen Ablauf gewichen: Rechnungen gehen per E-Mail ein und werden durch ein integriertes Tool klassifiziert. OCR-basiert (Optical Character Recognition) erkennt die Software, ob es sich um eine Kostenrechnung oder eine Warenrechnung handelt. Entsprechend verläuft der anschließende Workflow.

(Bild: Meyer Industrie-Electronic GmbH)

Ohne manuelle Prüfung freigegeben

Als Kostenrechnungen werden bei Meyle Rechnungen bezeichnet, die für Waren für den internen Bedarf anfallen, also etwa Verpackungsmaterialien oder Bürobedarf. Diese Rechnungen gehen nach einer Vorkontierung an die Buchhaltung, wo eine sachliche Prüfung stattfindet, bevor sie verbucht werden. Warenrechnungen nehmen einen nahezu vollständig automatisierten Weg. Es handelt es sich um Forderungen, die für Produkte anfallen, die Meyle für Kunden bestellt. Wird eine Rechnung als Warenrechnung klassifiziert, prüft die Software, ob im ERP-System ein Lieferschein hinterlegt ist, der den Wareneingang bestätigt. Des Weiteren wird die Lieferscheinnummer mit der auf der Rechnung aufgeführten Nummer verglichen und geprüft, ob die Beträge übereinstimmen. Ist das der Fall, wird die Rechnung an die Person weitergereicht, die die Bestellung getätigt hat, um von dieser mit einem Klick freigegeben zu werden. Automatisch wird daraufhin aus dem Wareneingangsschein im ERP-System eine Wareneingangsrechnung gebucht, die an die Buchhaltung übergeben und von dieser beglichen wird. Eine manuelle Prüfung der Rechnungen findet nicht mehr statt. Das System sorgt zudem für die rechtssichere Archivierung der Dokumente, inklusive Lösch- und Sperrfristen sowie rollenbasierter Zugriffsberechtigungen. Da die Dokumente zentral und digital vorliegen, ist der unternehmensweite Zugriff und bei Bedarf eine parallele Bearbeitung durch mehrere Beschäftigte möglich. Die Auskunftsfähigkeit gegenüber Dritten ist jederzeit auf Knopfdruck gegeben. Hinzu kommt eine rechtzeitige Inanspruchnahme von Skonti durch eine automatisierte Fristenverwaltung.

ANZEIGE

Wie Sie smarter automatisieren

Prozesse optimieren und Kosten senken? Bildanalysen mit KI können dabei wertvolle Hilfe bieten. Auf der automatica in München stellt IDS neue Produkte und Möglichkeiten vor. Erhalten Sie hier einen Einblick, was das Unternehmen an Stand B5.203 zeigen wird.‣ weiterlesen

Prozesskosten gesenkt

Frank Schürmann zieht ein positives Fazit: „Es hat sich viel zum Besseren verändert. Insbesondere die automatische Prüfung sorgt für eine große Zeitersparnis. Der ganze manuelle und größtenteils analoge Vorgang fällt weg. Das spart extrem viel Zeit und auch die Prozesskosten sinken durch die Vermeidung von Fehler- und Fehlerfolgekosten.“ Er ist sich sicher: „Würde unsere Eingangsrechnungsverarbeitung heute noch manuell ablaufen, müssten wir dafür mindestens eineinhalb zusätzliche Mitarbeiter beschäftigen.“

Das könnte Sie auch interessieren:

Additive Fertigung und Produktionstechnik
Sprecher für Formnext-Rahmenprogramm gesucht

Für die 3D-Druckmesse Formnext im November 2023 sucht Veranstalterin Mesago noch Sprecher. Anwender können sich bis Ende Juni mit ihren Beiträgen vorstellen. Hintergrund ist das überarbeitete Messekonzept, in dem drei Vortragsbühnen für intensiveren Austausch zwischen Anbietern und Anwendern sorgen sollen.‣ weiterlesen

Umfrage ‚IT & Sustainability – Reifegradindex 2023‘
Nachhaltigkeit ist wichtig, gehandelt wird später

Neun von zehn Firmen halten CO2-Neutralität zwar für wichtig. Doch über 50 Prozent der befragten Unternehmen verschiebt dafür nötige Investitionen ins nächste Jahrzehnt, haben die Marktforscher von PAC in einer Umfrage unter 150 Entscheidern in Fertigung und Logistik ermittelt. ‣ weiterlesen

Laser World of Photonics und World of Quantum
Photonik und Quantentechnologien im Fokus

Zeitgleich zur Automatica vom 27. bis 30 Juni trifft sich auch die internationale Photonikbranche in München, wo die Laser World of Photonics stattfindet. Die Messe informiert mit ihrem Rahmenprogramm über aktuelle Trends der Branche, vermittelt Wissen, bietet jungen Talenten eine Bühne und lässt Raum für den persönlichen Austausch mit Experten. ‣ weiterlesen

VDMA zum Auftragseingang im April
Maschinen- und Anlagenbau startet schwach ins Frühjahr

Die Bestellungen im Maschinen- und Anlagenbau gingen im April um 20 Prozent gegenüber Vorjahr zurück, meldet der VDMA. Schon im März lag der Wert sechs Prozent im Minus‣ weiterlesen

Anwendungen für Ressourceneffizienz
Nachhaltiger wirtschaften mit IoT

Nicht nur EU und Bundesregierung erwarten von der Wirtschaft, auch die Verbraucher fordern einen bewussteren Umgang mit Ressourcen. Mit einer Internet of Things-Applikation lässt sich an den Stellschrauben dazu drehen, meldete das IT-Infrastruktur- und Dienstleistungsunternehmen NTT kürzlich.‣ weiterlesen

Maintenance in Dortmund
Viele Besucher und positives Feedback

Am 24. und 25. Mai stand Dortmund im Zeichen der industriellen Instandhaltung. Mehr als 4.000 Besucher und rund 200 Aussteller zählte der Veranstalter Easyfairs am Ende der diesjährigen Maintenance.‣ weiterlesen

Konjunkturbarometer Einkaufsmanagerindex
Weniger Exporte im Mai

Die Geschäftsbedingungen in der deutschen Industrie wurden im Mai schlechter, meldet das BME im Einkaufsmanagerindex EMI. Vor allem im Ausland ging die Nachfrage kräftiger zurück, teilt der US-amerikanische Finanzdienstleister S&P Global mit, der hinter der Analyse steht.‣ weiterlesen

Unternehmensjubiläum
GFOS wird 35

Die GFOS blickt auf 35 Jahre Unternehmensgeschichte zurück und blickt in diesem Zuge auch in die Zukunft. So will der Softwareanbieter seine Geschäftsaktivitäten international erweitern.‣ weiterlesen

Digitaler Zwilling
Mitsubishi Electric tritt IDTA bei

Die 2020 gegründete IDTA wächst und begrüßt mit Mitsubishi Electric Europe ihr 100. Mitglied.‣ weiterlesen

Wechsel an der Fraunhofer-Spitze
Holger Hanselka wird Präsident der Fraunhofer-Gesellschaft

Prof. Dr.-Ing. Holger Hanselka, Präsident des Karlsruher Instituts für Technologie (KIT) wird der 11. Präsident der Fraunhofer-Gesellschaft und löst Prof. Dr.-Ing. Reimund Neugebauer nach fast elf Jahren ab.‣ weiterlesen

Neuer Vorstand
Wechsel an der Spitze bei DMG Mori

Christian Thönes, Vorstandsvorsitzender bei DMG Mori, hat am Donnerstag sein Amt niedergelegt. Sein Vertrag wurde im Rahmen einer Aufsichtsratssitzung einvernehmlich beendet. Alfred Geißler wurde vom Aufsichtsrat zum Nachfolger bestellt.‣ weiterlesen