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Warum man bei Punker häufiger „Frag Pia!“ hört

Qualitätsmanagement und Wissenstransfer verknüpft

Seit der neuen DIN ISO9001:2015 sind gedruckte Handbücher für das Qualitätsmanagement nicht mehr zwingend, modernes Wissensmanagement ist dafür umso wichtiger. Viele Unternehmen arbeiten daran, das Wissen über ihre Prozesse zu ermitteln und für die Mitarbeiter verfügbar zu machen. Die mittelständische Punker GmbH in Eckernförde findet mit einem Unternehmenswiki einen individuellen Weg, eher trockene Verfahrensanweisungen mit lebendigem Wissensaustausch zu verbinden.

"Frag Pia!" hört man seit Einführung der Unternehmenswiki bei der Punker GmbH häufig. Und die Zertifizierung der neuen QM-Norm hat mit der QM-Software ebenfalls geklappt.

Bild: Punker GmbH

Man sieht es nicht auf den ersten Blick, aber Sämaschinen und Wäschetrockner haben tatsächlich etwas gemeinsam: Ventilatorräder. Solche radialen Lüfterräder werden nicht nur in der Klimatechnik, sondern auch in vielen weiteren Bereichen eingesetzt, wie in der Agrar- und Bahntechnik, der Nahrungsmittelverarbeitung, Medizintechnik oder eben in Haushaltsgeräten. Die Punker GmbH hat Lösungen für die gesamte Bandbreite dieser Anwendungen und beliefert aus seinen Standorten in Deutschland und den USA Kunden weltweit.

Qualitätsmanagement und Wissenstransfer verbinden

Bei einem Produktportfolio mit über 22.000 Varianten hat Qualitätsmanagement (QM) hier von jeher einen besonderen Stellenwert. Bereits seit 2002 ist das Unternehmen nach der ISO-Norm zertifiziert. 2016 standen neue Herausforderungen an: Die Dokumentenlenkung sollte vereinfacht und der Wissenstransfer verbessert werden. Auslöser waren die Anforderungen der DIN EN ISO9001:2015 im Bereich des Wissensmanagements. Entsprechend diesen neuen Vorgaben sollen Organisationen das notwendige Wissen über ihre Prozesse, Produkte und Dienstleistungen zunächst bestimmen, aber auch erhalten und vermitteln. Neue Erfordernisse und der Erwerb künftigen Zusatzwissens sind dabei ebenfalls zu berücksichtigen. Wie das umzusetzen ist, muss jedes Unternehmen passend zu den eigenen Strukturen für sich herausfinden. Punker ist ein Unternehmen mit 60-jähriger Geschichte. Am Standort in Eckernförde arbeiten knapp 300 Mitarbeiter, weitere 20 am Standort in Hickory, USA. Zusätzlich zu den QM-Dokumenten lagen viele der Informationen, die für die tägliche Arbeit genutzt wurden, auf einzelnen Computern. Hinzu kam als größter Schatz das Wissen in den Köpfen der Mitarbeiter, Experten mit langjähriger Erfahrung, von denen nicht wenige in absehbarer Zeit in den Ruhestand gehen würden. Wie konnte man dieses wertvolle implizite Wissen auch anderen zugänglich machen?

QM-System mit Firmenwiki

Martin Brunkert, Leiter Qualität und Operational Excellence der Punker GmbH, erklärt: „Wir wollten einen fließenden Übergang von den eher trockenen Verfahrensanweisungen hin zum Wissensaustausch, zu einer lebendigen Kommunikation. Deshalb haben wir nach einer Software gesucht, die klassisches Qualitätsmanagement nach Freigabeprozessen mit einem Wiki verbindet – damit unsere Mitarbeiter eigene Beiträge eingeben und sich mit anderen Nutzern austauschen können.“ Eine im Unternehmen betreute Masterarbeit zum Thema Wissensmanagement betrachete verschiedene Systeme und Anbieter. Kriterien waren neben der Eignung als QM-Tool und dem Wiki-Ansatz auch Mehrsprachigkeit sowie ein modernes, an Social Media-Plattformen angelehntes Design. Die Lösung sollte nicht überdimensioniert sein und auch preislich im Rahmen liegen. Wichtigstes Ziel: Die im Sommer 2017 anstehende Zertifizierung nach der neuen ISO-Norm sollte bereits mit der neuen Software absolviert werden. Schließlich entschied sich der Hersteller für die Anwendung von Orgavision. Die Software bietet automatisierte Prüf- und Freigabe-Workflows zur Dokumentenlenkung und ist neben den Anforderungen der DIN EN ISO9001:2015 auch auf weitere Normanforderungen und Management-Systeme ausgerichtet. Vor allem unterstützt das System den Wissenstransfer. Durch gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Blog- und Kommentarfunktionen und eben durch ein Firmenwiki. Wichtig war auch, dass die Software on premise genutzt werden konnte, denn man wollte die sensiblen Daten im eigenen Haus halten.

"Frag Pia!" hört man seit Einführung der Unternehmenswiki bei der Punker GmbH häufig. Und die Zertifizierung der neuen QM-Norm hat mit der QM-Software ebenfalls geklappt.

Bild: Punker GmbH

Plattform mit eigenem Logo

Nachdem im Frühjahr 2016 die Software in der Standardversion installiert war, stand die Gestaltung von Struktur und Inhalten an. Welche Informationen benötigten die Mitarbeiter an den einzelnen Standorten, welche Inhalte betrafen das gesamte Unternehmen und mussten daher zweisprachig verfügbar sein? Grundsätzlich ging es um Dokumente und Informationen, die nicht bereits in den Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammdaten oder Archiven enthalten waren. So z.B. auch Wartungsverträge oder Benutzungsanleitungen für die verschiedenen Kundenportale, um auch im Vertretungsfall eine optimale Kundenbetreuung zu gewährleisten. Das Redaktionsteam – Key User aus allen Unternehmensbereichen – pflegte auch schon einen Grundstock an aktuellen Informationen in das neue System ein, und zwar nicht nur die bereits altbekannten QM-Dokumente. Um von Anfang an auch einen Mehrwert für die Mitarbeiter zu schaffen, band man auch aktuelle sowie häufig gesuchte Informationen wie Essenspläne, Dienstreise- und Urlaubsanträge mit ein. Über Beiträge im Unternehmensblog und der Mitarbeiterzeitschrift hielt das Kernteam alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand, bevor Ende 2016 Schulungen und Rollout für das ganze Unternehmen erfolgten. Eine weitere Idee war es, die neue Software mit personifiziertem Logo und einem Namen einzuführen: Pia. Das Kürzel steht für Punker.info.app. „Wir wollten, dass unsere Mitarbeiter das neue System von Anfang an als unsere eigene, zum Unternehmen gehörende Plattform verstehen“, erklärt Martin Brunkert. Das gelang: In beiden Sprachen wurde Pia zum Begriff. „Frag Pia!“ oder „Sag’s Pia!“ gehören heute zum täglichen Sprachgebrauch im Unternehmen, berichtet Martin Brunkert.

Teil der Unternehmenskultur

Im Sommer 2017 durchlief der Produzent erfolgreich die Zertifizierung nach der neuen ISO-Norm. Die benötigten Dokumente sind nun über das neue QM-System verfügbar und werden ständig aktualisiert und gepflegt. Für die Zukunft wünscht sich der Qualitätsmanager, dass noch mehr Nutzer nicht nur lesen, sondern auch selbst mit neuen Inhalten zum Wachstum der Wissensplattform beitragen. Technisch ist das derzeit noch nicht für alle möglich, weil die Mitarbeiter in der Produktion meist keinen eigenen Zugang zum Unternehmenswiki haben. Das wird sich im Zuge der Digitalisierung und der zunehmenden Nutzung von mobilen Devices und Tablets auch in Produktionsbereichen ändern. Aber es ist vor allem eine Frage der Motivation. „Das neue Tool ist für uns eine gute Grundlage, aber Wissensaustausch muss Teil der Unternehmenskultur sein, muss gelebt und gefördert werden“, so Martin Brunkert.

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