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Projektmanagement bei der CRM-Einführung

Scrum oder Wasserfall –
eine Gegenüberstellung

Längst setzen nicht nur Startups, sondern auch Großunternehmen auf Scrum, Kanban und Co. Wo bei der Einführung von CRM-Software agile Methoden auftrumpfen und wo klassisches Projektmanagement schlägt, zeigt diese Gegenüberstellung.

Ablauf eines agilen Einführungsprojektes (Bild: Adito Software GmbH)

Ablauf eines agilen Einführungsprojektes (Bild: Adito Software GmbH)

Klassisches Projektmanagement steht gegenüber agilen Methoden zuweilen im Ruf, starr und behäbig zu sein und in längere Projekte zu münden. Bei der Einführung von Software folgen beide Methoden einer unterschiedlichen Logik und haben ihre Vor- und Nachteile. Folgender Check bietet eine praxisorientierte Entscheidungshilfe, welche Methode für welches Projekt geeignet ist.

Kosten klassischer Projekte

Bei der klassischen Einführungsmethode wird eine Software konzipiert, entwickelt und ausgeliefert und später durch kleinere Releases angepasst. Dieses sogenannte Wasserfall-Modell bietet auf den ersten Blick Kostensicherheit: Aufgrund der detaillierten Softwarespezifikation schätzt der CRM-Integrator ab, wie viele Manntage zur Entwicklung nötig sind. Daraus ergeben sich die Kosten für die Einführung. Doch bei umfangreichen CRM-Projekten kommt es in der Praxis laufend zu Änderungen. Müssen Prozesse vielleicht doch anders gestaltet werden? Passt das CRM auch noch zum Unternehmen, wenn sich in der Zukunft die Strukturen ändern? Kommen solche Fragen im Projekt auf, sollten sie ernstgenommen werden. Um jeden Preis an der ursprünglichen Spezifikation festzuhalten, kann sich negativ auf die Anwenderakzeptanz auswirken. Muss die Spezifikation angepasst werden, ändert sich der Aufwand und die Kostensicherheit ist dahin, wenn keine ausreichenden Puffer eingeplant wurden. Deshalb gilt im klassischen Projekt: Die Kosten sind kalkulierbar, sofern Veränderungen während der Umsetzung den eingeplanten Rahmen nicht übersteigen. Gerade bei großen Projekten ist das jedoch häufig der Fall.

Kosten agiler Projekte

Definierte Festpreise sind nichts für das agile Projekt. Starre Vorgaben widersprechen ganz klar dem Wesen der Agilität. Ein Entwicklerteam des Software-anbieters passt die Software schrittweise an individuelle Anforderungen unterschiedlicher Abteilungen an. Den Arbeitsaufwand für die jeweiligen Bereiche ermittelt das Projektteam im Grobkonzept. In der Praxis werden Entwicklungsschritte in überblickbare Zeiträume gegliedert, etwa mit 20 Manntagen pro Schritt. So strukturierte Bereiche können preislich besser kontrolliert werden. Das bietet zwar keine garantierte Kostensicherheit, Projektverantwortliche können den Aufwand dennoch einschätzen, weil die aktuellen Anforderungen gemeinsam erarbeitet und angepasst werden. Das beugt dem Risiko teurer Fehlentwicklungen vor. Die Gefahr beim agilen Projekt besteht jedoch an ganz anderer Stelle, denn oft kommt der Appetit beim Essen: Dann werden erste Bereiche sehr gut angepasst, es werden viele Funktionen umgesetzt, die ’nice to have‘ sind, aber eigentlich nicht vorgesehen waren. Das Problem besteht dann darin, dass die weiteren Bereiche aus Kostengründen nicht entsprechend der eigentlichen Planung umgesetzt werden können – oder nur mit einem höheren Kostenaufwand.

Der Faktor Zeit

Aufgrund ihrer Logiken folgen klassische und agile Projektmanagement-Methoden unterschiedlichen Zeitplänen. Ist der zeitliche Rahmen vorgegeben, etwa weil die neue Lösung für ein Kundenprojekt benötigt wird, wird der Zeitplan oft zum wichtigsten Entscheidungskriterium.


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