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Personalzeiterfassung

Generationswechsel bei der Zeiterfassung

Mit ihren umfangreichen After-Sales-Services und dem ‚Rund-um-die-Uhr‘-Betrieb von Maschinen- und Produktionsanlagen stellt die Industrie hohe Anforderungen an die Zeiterfassung, Zeitbewertung und Gehaltsabrechnung. Schichtarbeit, Arbeitszeitmodelle, länderspezifische Feiertage und Überstundenkontos erschweren die Lohnabrechnung – vor allem wenn immer noch mit Excel gearbeitet wird.

 (Bild: ©Peter Atkins/Fotolia.com)

(Bild: ©Peter Atkins/Fotolia.com)

Richtig komplex wird es bei der Lohnabrechnung in der Industrie, wenn mitarbeiterspezifische Lohnmerkmale wie Nacht- und Sonderzuschläge, Urlaubsansprüche, Pausenzeiten, Krankheitstage oder anrechenbare Überstunden abgegrenzt und bewertet werden müssen. „Das macht nicht nur die Lohnabrechnung am Monatsende zur echten Herausforderung, sondern erschwert auch die Dokumentation und Compliance-Überwachung im Rahmen des Mindestlohngesetzes, deren Verletzung neben anfallenden Nachzahlungen mit empfindlichen Bußgeldern in Höhe von bis zu 500.000 Euro geahndet wird“, schildert Hans-Jürgen Fockel, Geschäftsführer des Zeitbewertungs-Spezialisten Lanos.

Dokumentation und Compliance-Überwachung

Seit Anfang 2019 gilt in Deutschland ein gesetzlicher Mindestlohn von 9,19 Euro pro Stunde, zum Jahresbeginn 2020 steigt er auf 9,35 Euro. So sieht der Gesetzgeber nicht nur vor, dass die Arbeitszeiten präzise erfasst und über einen Zeitraum von mindestens zwei Jahren revisionssicher archiviert werden, sondern auch, dass die kalkulatorischen Effektivlöhne die bestehenden Lohnuntergrenzen nicht unterschreiten, und zwar unter Berücksichtigung sämtlicher Lohn-Merkmale und -Bestandteile. Viele Unternehmen sind jedoch mit der Berechnung der komplexen Lohnmerkmale überfordert und wissen schlicht nicht, ob sie mit einzelnen Arbeitnehmern auch effektiv noch über der Lohnuntergrenze liegen. Fehlt der Mindestlohn-Nachweis oder fördert die Prüfung unzulässige Verrechnungen und die Unterlaufung des Mindestlohns zutage, besteht nicht nur eine bußgeldbewehrte Ordnungswidrigkeit, sondern die Arbeitnehmer können ihren Anspruch auf Zahlung des Mindestlohnes auch arbeitsrechtlich durchsetzen. „Was viele Unternehmen dabei nicht wissen: Der Gesetzgeber sieht ebenfalls eine verschuldensunabhängige Arbeitgeberhaftung bzw. Durchgriffshaftung vor. Werden beispielsweise Subunternehmen, z.B. Service-, Wartungs- oder Logistik-Dienstleister, zur Auftragserfüllung herangezogen, haftet der Auftraggeber ebenfalls für Verstöße des Subunternehmens“, betont Hans-Jürgen Fockel.

Mängel in der Datenqualität führen zu Nacharbeit

Fehler, aufwändige Nachbearbeitungen oder Korrekturen der Gehaltsbe- und abrechnung der Mitarbeiter treten gerade in den Service-intensiven Industrien wie dem Maschinen- und Anlagenbau, der Medizin- oder Elektrotechnik zutage, wo der Kundendienst einen großen Anteil des Gesamtumsatzes ausmacht. „Die Ursache liegt dafür häufig in einer unzureichenden mobilen Zeiterfassung sowie einer mangelnden Datenqualität, da die komplexen Zeiterfassungsdaten über die bestehenden Standard-Schnittstellen nicht automatisiert an die Lohnabrechnungssoftware übergeben werden. Dies verursacht zum Monatsbeginn ein unnötig hohes Arbeitsaufkommen bei der Berechnung der Monatsgehälter und erschwert zudem schnelle und korrekte Auswertungen, die eigentlich für die notwendige Transparenz im Service und eine zuverlässige Planung und Ressourcensteuerung im Tagesgeschäft sorgen sollten.

Die mobile Zeiterfassung entwickelt sich in vielen Branchen zum Standard. (Bild: Reiner SCT)

Die mobile Zeiterfassung entwickelt sich
in vielen Branchen zum Standard. (Bild: Reiner SCT)

Zeiterfassung mit Excel noch weit verbreitet

Insbesondere für die Projektarbeit und Zeiterfassung kommt im Mittelstand noch häufig Excel zum Einsatz. Da die Zeiten hier manuell eingetragen werden, besteht gerade bei komplexeren Anforderungen wie unterschiedlichen Einsatz- und Arbeitsorten ein erhöhtes Fehler- und Missbrauchspotenzial. Aktuellen Entwicklungen hin zu flexibleren Arbeitszeiten, mehr Mobilität und Arbeit im Home-Office kann damit kaum effektiv Rechnung getragen werden – zumal die Dokumentationen auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Ort der Beschäftigung vorgehalten werden müssen. Einträge werden oft nicht zeitnah vorgenommen oder können im Nachhinein nicht mehr zuverlässig zugeordnet oder nachvollzogen werden. Auch werden dadurch Analysen zu Planungs- und Controlling-Zwecken auf Mitarbeiterebene erschwert und Ersatzregelungen zum Überstundenausgleich nur mit erhöhtem Verwaltungsaufwand möglich. Das Eigeninteresse der Unternehmen dürfte hier schwerer wiegen: Denn die Grundlage für modernes Personalmanagement und -Controlling bildet nicht nur die Dokumentation der Anwesenheit von Mitarbeitern, sondern vor allem die Auswertung von aufgaben- und projektbezogenen Arbeitszeiten als Basis für die Abrechnung, Kalkulation und Planung der Ressourcen.

Immer mehr moderne Zeiterfassungssysteme

Die zunehmend auf Mobilität und Flexibilität ausgerichteten Arbeitsmodelle und erweiterte Compliance- und Dokumentations-Anforderungen haben bereits viele mittelständische Unternehmen veranlasst, ihre Zeiterfassung zu professionalisieren und mit elektronischen Erfassungssystemen auszustatten. „Der durch diese Anforderungen entstehende verwaltungstechnische Mehraufwand verkürzt die Amortisierungszeiten für moderne Zeiterfassungssysteme je nach bestehender Infrastruktur zum Teil erheblich. Die Unterstützung heutiger Schlüsseltechnologien wie Online-Erfassung oder Smartphone-Apps macht das Handling, die Auswertung und Gestaltung von Arbeitszeiten zum wichtigen Steuerungsinstrument für viele kleine und mittelständische Unternehmen, bei denen die Personalkosten gar bis zu 70% der gesamten Betriebskosten ausmachen“, gibt Hans-Jürgen Fockel zu bedenken.

Zeiterfassung funktioniert auch Online

Um das Potenzial einer elektronischen Zeiterfassung für das eigene Unternehmen zu bewerten und die Funktionen rund um die Erfassung, Planung, Auswertung, Abrechnung und das Controlling zu testen, bietet Lanos Unternehmen eine 30-tägige, kostenfreie Online-Demo mit allen Funktionen der Zeiterfassungs-Software TimeCard von Reiner SCT an, mitsamt den Modulen Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Urlaubsplanung und optional Zutrittskontrolle, auf die sowohl über Terminals als auch über eine dedizierte Smartphone App zugegriffen werden kann. Als Middleware zwischen der TimeCard und der Lohnbuchhaltung kommt die Zeitbewertungs-Software Lohnbuchhaltung+ zum Einsatz, die für eine intelligente, zuverlässige Datenaufbereitung und ein professionelles Berichtswesen sorgt. „Damit kann sich das Management, der Personalverantwortliche oder auch der Außendienstmitarbeiter ein genaues Bild über Handling, Usability und Mehrwert machen und vor einem etwaigen Investment abwägen, wie man sich in puncto Zeiterfassung künftig aufstellen möchte. Denn vielfach mangelt es trotz des noch vermeintlich hohen Nutzungsgrades von Excel-Anwendungen bei verantwortlichen Entscheidern an transparenten und pragmatischen Lösungsangeboten, um die eigenen Anforderungen zu adressieren und den Generationswechsel in die elektronische Zeiterfassung voranzutreiben“, so Hans-Jürgen Fockel.


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