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Auftragsbearbeitung bei Mühlböck

Personal entlastet, Auslastung erhöht

Beim Anlagenbauer Mühlböck bildete der Produktkonfigurator das Herzstück der Auftragsbearbeitung. Mit der Einführung eines neuen ERP-Systems sollte dieser abgelöst werden. Eine Aufgabe, die sich als sehr komplex herausstellte. Nach langer Suche und einem gescheiterten Versuch stellte sich schließlich Asseco Solutions dieser Herausforderung.

 (Bild: Mühlböck Holztrocknungsanlagen GmbH)

(Bild: Mühlböck Holztrocknungsanlagen GmbH)

So groß wie ein Einfamilienhaus oder eine ganze Lagerhalle: Die Holztrocknungsanlagen von Mühlböck sind nichts für beengte Platzverhältnisse. Abhängig vom Anwendungszweck und den Gegebenheiten vor Ort werden diese individuell zugeschnitten und produziert. Entsprechend zeichnet sich Mühlböck durch seine hohe Fertigungstiefe aus: Alle Konstruktions- und Fertigungsschritte erfolgen inhouse. Von der Forschung und Entwicklung über die Produktion sämtlicher Anlagenkomponenten bis hin zur Programmierung der Steuerungssoftware. Rund 140 Mitarbeiter kümmern sich um Planung, Fertigung und Wartung der Anlagen am Stammwerk im oberösterreichischen Eberschwang sowie der Niederlassung in Hartberg in der Steiermark.

Konfigurator als Grundlage

Rein technisch schaffte in der Vergangenheit der Produktkonfigurator die Grundlage für individuelle Planung und Fertigung. Aus über 200 Parametern selektierten die Techniker darin die Eigenschaften der gewünschten Anlage. Daraufhin generierte der Konfigurator die zugeschnittenen Fertigungsdokumente wie Arbeitspläne und Stücklisten. „Für unser Tagesgeschäft war der Produktkonfigurator absolut unverzichtbar“, erklärt Mattäus Diermayr, IT-Administrator bei Mühlböck. „Das stellte uns jedoch vor eine gewaltige Herausforderung, als 2013 die Überlegung aufkam, eine neue ERP-Lösung zur Unterstützung unserer Geschäftsprozesse einzuführen.“ Erforderlich geworden war dies unter anderem dadurch, dass die bisher genutzte ERP-Lösung im Laufe der Zeit technisch veraltet war und den Anforderungen nicht länger gerecht wurde. So deckte die Altlösung hauptsächlich den Bereich Fertigung ab. Andere Prozessstufen, wie beispielsweise die Betriebsdatenerfassung, wurden hingegen nicht unterstützt und mussten durch Drittlösungen abgedeckt werden. In der Folge setzte sich die IT-Landschaft bei Mühlböck aus verschiedenen Inseln zusammen, deren Anzahl auch in Zukunft noch weiter zugenommen hätte. So bestand bei Mühlböck u.a. die Bestrebung, Monteure und Techniker durch eine Mobillösung unmittelbar an das zentrale System anzubinden. Doch auch dafür bot die Altlösung keine entsprechende Funktionalität.

Umstieg statt Upgrade

„Wir haben unsere Optionen analysiert und dabei hat sich gezeigt, dass eine Aktualisierung der Altlösung im Prinzip einer Neuinstallation gleichgekommen wäre“, erinnert sich Diermayr. „So setzte sich intern die Überlegung durch, stattdessen auf ein neues ERP-System umzusteigen.“ Über knapp fünf Jahre erstreckte sich die Suche nach einer Lösung, mit der eine Ablösung des Produktkonfigurators realisierbar wäre – ohne Erfolg. Ein erster Anlauf blieb erfolglos und das Team um Mattäus Diermayr musste schließlich von der vereinbarten Ausstiegsklausel Gebrauch machen und die Suche begann erneut. „Am Ende war die Asseco Solutions der einzige Hersteller, der sich überhaupt an die Ablösung herantraute“, fasst der IT-Administrator das Ende des Auswahlprozesses zusammen. Der ERP-Spezialist holte den Konfiguratorhersteller ABi ins Boot. Gemeinsam starteten die beiden Partner ihrerseits einen Anlauf zur Erstellung eines Prototyps. Der Kick-off zur Applus-Einführung erfolgte im September 2018. Das Go-Live fand am 1. Januar 2020 statt.

Regelwerk übernommen

Im Rahmen der Migration konnte das Regelwerk des alten Produktkonfigurators, in dem zahlreiche Mannjahre an Entwicklung und Weiterentwicklung steckten, von Asseco automatisiert übernommen werden. Und auch darüber hinaus profitiert Mühlböck von Verbesserungen und Optimierungen, die am Konfigurator vorgenommen wurden – und werden. Die Grundlage dafür bildet ein auf dem KVP-Ansatz (kontinuierlicher Verbesserungsprozesses) basierender Ablauf. „Unser internes KVP-Team dient dabei als Anlaufstelle für die Fertigung“, erklärt Mattäus Diermayr. Es übersetzt die Optimierungsvorschläge in konkrete Verbesserungen für den Produktkonfigurator. Denn dieser stellt die Weichen für den Fertigungsprozess. Er entscheidet über die Parameter, beispielsweise welche Blechformate für einen bestimmten Auftrag ausgewählt werden.

Weniger Materialverbrauch

Dadurch wurde etwa die Anzahl der verschiedenen Profillängen und Blechformate reduziert, die in der Vergangenheit am Lager vorgehalten werden mussten. „Davon versprechen wir uns gerade für die Zukunft weniger Material und damit weniger Kapitalbindung in unserem Lager“, so der Administrator. „Schon heute konnten wir durch die Optimierungen die Planungsmöglichkeiten der Techniker verbessern. So wird bereits hier für weniger Verschnitt in der Fertigung gesorgt. Für uns war die Migration und Optimierung des Konfigurators ein voller Erfolg.“

 (Bild: Mühlböck Holztrocknungsanlagen GmbH)

(Bild: Mühlböck Holztrocknungsanlagen GmbH)

Projektmanagement vereinfachen

Generell bestand das Ziel der ERP-Einführung darin, das Projektmanagement zu vereinfachen und für mehr Transparenz in der Auftragsabwicklung zu sorgen. Für ersteres nutzt Mühlböck das Projektmodul der Software. Darin erhalten die Mitarbeiter unter anderem Zugriff auf die Projektliste. Diese stellt zu jedem Projekt unterschiedliche Parameter wie beispielsweise hinterlegte Zahlungspläne oder erfolgte Zahlungseingänge bereit. Auch überfällige Beträge lassen sich in der Liste nun durch Markierungen erkennen. Vor der ERP-Einführung erfolgte das Projektmanagement auf Excel-Basis. Die erforderlichen Daten wurden händisch in Listen eingepflegt, was immer wieder für Verzögerungen im Gesamtprozess sorgte. Darüber hinaus war so nicht immer nachvollziehbar, welcher Mitarbeiter wann eine bestimmte Änderung in den Listen vorgenommen hatte. Bei Unstimmigkeiten mussten die jeweiligen Projektleiter auf die Suche nach der Fehlerquelle gehen. So ergab sich nicht selten informeller Kommunikationsaufwand. Dieser Ablauf erfolgt heute zentralisiert und transparent in der ERP-Software. Jeder Mitarbeiter hat bei Bedarf nun Zugriff auf aktuelle Projektinformationen.

Datenqualität verbessert

„Gleichzeitig hat sich so auch die Datenqualität in unserem Haus deutlich verbessert“, so Diermayr. „Dadurch, dass in der Vergangenheit quasi jeder seine eigenen Excel-Listen nutzte, gab es keine einheitlichen Formate. Der Pflegeaufwand war hoch. Nicht selten hatten wir zudem das Problem, dass in einer Excel-Liste andere Informationen standen als in unserem vorherigen ERP-System – oder in den Informationsbeständen im Controlling. In so einem Fall den Fehler zu finden und zu korrigieren, das ist extrem mühsam.“ Heute werden wichtige Datenreservoirs zentral in Applus gepflegt, was die einheitliche Bearbeitung durch alle Mitarbeiter ermöglicht. Kommt es dennoch einmal zu fehlerhaften Eingaben, weist entweder das ERP-System darauf hin oder die Kollegen bemerken den Fehler. Dadurch, dass alle nun mit ein und demselben Datenbestand arbeiten, werden Informationen zwangsläufig durch das Mehr-Augen-Prinzip kontrolliert. Im Ergebnis gelang es Mühlböck, die Datenqualität zu verbessern.

Die Holztrocknungsanlagen von Mühlböck werden abhängig vom Anwendungszweck und den Gegebenheiten vor Ort individuell zugeschnitten und produziert. (Bild: Mühlböck Holztrocknungsanlagen GmbH)

Die Holztrocknungsanlagen von Mühlböck werden abhängig vom Anwendungszweck und den Gegebenheiten vor Ort individuell zugeschnitten und produziert. (Bild: Mühlböck Holztrocknungsanlagen GmbH)

Transparentere Inhouse-Prozesse

Von dem zentralen Datenbestand profitiert auch generell die Transparenz der Inhouse-Prozesse bei Mühlböck, etwa im Kontext der Materialbeschaffung. So können heute nicht nur die Projektleiter, sondern auch die einzelnen Abteilungen erkennen, welches Material wann für welches Projekt benötigt wird. Zudem wissen sie, wann es konkret zur Verfügung steht. In der Vergangenheit waren dazu Nachfragen beim Einkauf nötig. Realisiert wurde der neue Prozess mithilfe der Warengruppen in Applus. Insgesamt ist es gelungen, seit der Applus-Einführung die personellen Ressourcen um bis zu 15 Prozent zu entlasten, die Auftragsdurchlaufzeiten um bis zu 10 Prozent zu beschleunigen und die Kapazitätsauslastung in der Fertigung um 25 Prozent zu erhöhen.

Weitere Projekte in Planung

In Zukunft sollen die Wartungsteams von Mühlböck über die Smart-Service-Lösung von Asseco mobil angebunden werden. Die Techniker haben dadurch die Möglichkeit, ihre Einsätze beim Kunden vor Ort zu dokumentieren. Bereits vor dem Termin erhalten sie alle relevanten Informationen zu ihrem Einsatz wie Arbeitsaufträge, Bedienungs- oder Montageanleitungen an ihr Mobilgerät gesendet. Vor Ort können dann Daten auch offline erfasst werden. Sobald wieder eine Internetverbindung besteht, werden diese übermittelt. Zudem ist ein Versionsupdate auf Applus-Version 7.1 geplant. Diese bietet unter anderem Browserunabhängigkeit. Mühlböck will auch von den KI-Funktionalitäten der neuen Version profitieren. „Schon heute haben wir erste intelligente Funktionen im Einsatz, in Form der KI-Dashboards von Applus“, erklärt Diermayr. Diese unterstützten die Mitarbeiter bei der Individualisierung ihrer Applus-Steuerzentrale, indem passende Dashboard-Elemente auf Basis ihrer individuellen ERP-Nutzung vorgeschlagen werden. Im Bereich der Lagerhaltung sollen KI-Funktionen künftig historische Materialbedarfe mit der aktuellen und geplanten Auftragslage zusammenzubringen und auf dieser Basis optimale Losgrößen berechnen. „Damit könnten wir unsere ohnehin deutlich verbesserte Lagerhaltung noch weiter optimieren. Darüber hinaus versprechen wir uns auch von der KI-gestützten Prozessoptimierung weitere Effizienzgewinne“, so Diermayr.


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