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Mit standardisierten Abläufen zum wettbewerbsfähigen ERP-System

Meilensteine einer ERP-Systemeinführung

Mit standardisierten Abläufen zum wettbewerbsfähigen ERP-System

Bei der Implementierung eines ERP-Systems reduzieren standardisierte und erprobte Prozesse das Projektrisiko in der Regel deutlich. Basieren sollten diese Abläufe auf guter Zusammenarbeit zwischen ERP-Verantwortlichen, Key-Usern und den Systemintegratoren. Dieser Beitrag schildert, auf welche Projekt-Meilensteine sich Anwender einstellen sollten.

Eine erfolgreiche ERP-Einführung beginnt nicht erst mit der Projektierung. (Bild: Schrempp edv GmbH) [1]

Eine erfolgreiche ERP-Einführung beginnt nicht erst mit der Projektierung. (Bild: Schrempp edv GmbH)

Eine gut geplante und strukturierte ERP-Einführung lässt sich in die drei Hauptphasen Projektstart, Projektdurchführung und Projektabschluss einteilen. Doch bereits vor dem eigentlichen Projektstart ist es wichtig, eine solide Grundlage zu schaffen. Für die Planung und insbesondere Kontrolle der jeweiligen (Detail-)Phasen muss ein reguläres Projektmanagement eingesetzt werden – Meilensteine bilden hierbei eine große Rolle. Neben der klassischen Einführung sollten sich Experten um eine vollständige und sinnvolle Datenmigration kümmern. Nur so lässt sich sicherstellen, dass es zu keinen Verlusten oder Inkonsistenzen kommt.

Einvernehmen ist erfolgskritisch

In der ersten Phase sollten sämtliche Projektinhalte abgestimmt und festgelegt werden. Hier entstehen in Zusammenarbeit mit dem Systemintegrator das Projekthandbuch und die Bestandsaufnahme der eigenen Infrastruktur. Darüber hinaus sollten die ERP-System Test- und Produktivinstanzen aufgesetzt und bereitgestellt werden. Für einen erfolgreichen Projektablauf ist es unerlässlich, das Einführungsmodell, die Aufbau- und Ablauforganisation und die Projektregeln ausführlich mit dem Integrator zu besprechen – ohne beidseitiges Einvernehmen könnte das Projekt scheitern. Nachdem die allgemeinen Parameter festgelegt wurden beginnen die grundlegenden Workshops. Neben einer Erläuterung der Standardfunktionalitäten wird gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen und den Key-Usern ein Umsetzungskonzept für die Fachbereiche erarbeitet. Hierunter fallen u.a. die Verifizierung der Individualanforderungen, Datenübernahme-Checks und das Change Management.

Der Kern der Implementierung

In der Realisierungsphase werden die zuvor festgelegten Geschäftsprozesse umgesetzt und verfeinert. Ein ebenfalls wesentlicher Bestandteil dieser Phase ist das Customizing, die Erstellung von Workflows und Auswertungen sowie die Report- und Drucklayoutanpassungen. Zum Schluss stellt der Systemintegrator erste Prozessreviews vor. Im Rahmen des Reviewprozesses sollten gemeinsame Überprüfungen aller bisherigen Prozessworkflows durchgeführt und Maßnahmen zur Anpassungsoptimierung festgelegt werden. Dadurch werden mögliche Fehler frühzeitig erkannt und schnell behoben, ohne das Projekt zu gefährden. Es sollte selbstverständlich sein, dass jede einzelne Phase immer wieder iterativen Überprüfungen unterliegt. Für einen planmäßigen Start sind die Workshops zur Vertiefung der Kenntnisse und der Qualifizierung der Key-User des eingerichteten Systems unerlässlich. Neben der Vorstellung der umgesetzten Programmfunktionalitäten müssen die Anwender so geschult werden, dass sie eigenständig im System arbeiten und dieses (aus)testen können. Die gemeinsame Erstellung der Endanwender-Dokumentation mit den Key-Usern vertieft nochmals die Kenntnisse. Eine zentrale Verbreitung an alle Endanwender ist obligatorisch.

Geschäftsvorfälle ausgiebig testen

Ein großer Meilenstein ist der simulierte Auftragsdurchlauf. Dabei soll das System weitreichend – nach den vorher definierten Anforderungen – getestet und entsprechend verifiziert werden. Hierfür sollten Mustergeschäftsvorfälle festlegt werden, welche die Key-Usern durchspielen können. Nach erfolgreicher Abnahme durch die Prozessverantwortlichen sollte die Abteilung Key-Account mit in das Projekt eingeführt werden, welche sich nach dem Go-Live um die Betreuung kümmern wird. Nachdem alle Tests erfolgreich verlaufen sind und die Key-User sich eigenständig im System zurechtfinden, werden die Endanwender – sowohl durch die Key-User als auch durch die ERP-Experten – ausführlich geschult. Bei diesen Schulungen sollte besonders auf das Feedback der Anwender geachtet werden, um ein entsprechendes Feintuning durchzuführen. Ziel dieser Phase sollte es sein, dass jeder Anwender eigenständig in seinem Fachbereich arbeiten kann.

Feinschliff und Review

Mit dem Go-Live starten die Echtstartbetreuung seitens der Projektierung und des Key-Account-Managements. Letzte Datenübernahmen werden abgeschlossen und die Schulungs- und Produktivinstanzen werden allen Anwendern zur Verfügung gestellt. Im Anschluss erfolgt nach Abstimmung mit den Prozessverantwortlichen die Freigabe für das System. Damit ist das ERP-System beim Anwender in Betrieb. In einem abschließenden Review wird noch einmal begutachtet, dass die ERP-Lösung sicher funktioniert und es werden bereits mögliche Optimierungsmaßnahmen festgelegt. Denn ein wahrlich erfolgreiches ERP-Projekt beginnt nicht mit dem Verkauf und endet nicht mit dem Go-Live, sondern ist als kontinuierlicher Verbesserungsprozess über alle Ebenen zu verstehen. Besonders die Nachbetreuung – etwa durch den Key-Account – ist ein wesentlicher Faktoren, um das ERP-System dauerhaft wettbewerbsfähig zu halten.