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Kostenkontrolle und Dokumentation verbessern

Mobile Software für Instandhalter

Kostenkontrolle und
Dokumentation verbessern

Die Digitalisierung der Instandhaltung geht über IoT und vorausschauende Wartung hinaus. Mit mobiler, cloudbasierter Software können die eigenen Prozesse optimiert und die Qualität der Aufträge besser dokumentiert werden.

 (Bild: Hörburger AG) [1]

(Bild: Höburger AG)

Anlagen in Industrieunternehmen sind meist komplex, der Umfang und die Details der Wartungsarbeiten häufig nicht komplett vorhersehbar. Bei Ad-hoc-Aufträgen bleiben Dokumentation und Controlling häufig auf der Strecke. Eine mobile Software für Planung, Verwaltung, Arbeitszeiterfassung und Dokumentation gibt betrieblicher Instandhaltung und Instandhaltungsdienstleistern die Werkzeuge, ein aussagekräftiges Controlling zu etablieren und ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren. Die Hörburger AG hat diesen Schritt vor mittlerweile mehr als fünf Jahren gewagt. Das 1974 gegründete Unternehmen ist ein Dienstleister in den Bereichen Gebäudeautomation, Schaltschrankbau, Energiemanagement und Maschinenautomatisierung. Die Aufträge reichen von der Beratung und Projektierung über die Inbetriebnahme bis zur Instandhaltung und Wartung der Anlagen. 1995 gehörte die Hörburger zu den ersten, die ihr Qualitätsmanagement zertifizieren ließen. Mit entsprechend hohen Ansprüchen wurden seit eh und je Kundenaufträge bearbeitet.

Mit Excel an der Grenze

Doch gab es stets Grenzen der Optimierung. Zwar wurden im Zuge eines ersten Digitalisierungsprojekts die Instandhaltungsdokumente in Excel übertragen, doch „was anfangs als pragmatische Lösung erschien, wurde immer mehr zu einem Problem“, erinnert sich Christian Wenzel, verantwortlich für die IT und Softwareentwicklung bei der Hörburger. „Denn eine Zusammenarbeit in einer gemeinsamen Tabelle ist immer schwierig. Und unsere Techniker hatten oft keine aktuellen Informationen bei sich. Auch die Qualität und Effizienz der Inbetriebnahmen war verbesserungswürdig, da das Protokoll erst nach abgeschlossener Arbeit erstellt wurde. Eine große Herausforderung für die Techniker, die sich an die Details eines ganzen Arbeitstages erinnern mussten“. Problematisch war dies insbesondere an der Schnittstelle zwischen Projektleitung und Servicetechnikern. Zwar wurde bereits eine gut funktionierende Projekterstellungssoftware eingesetzt. Die Auftragsdokumentation, Koordination und Informationsübergabe erfolgte jedoch über Excel und mehrere Insellösungen. Bei Inbetriebnahmen mit über 400 Einzelschritten und Projekten, die sich zwar ähnelten, aber nie einhundert Prozent identisch waren, macht das sowohl die Planung als auch die Dokumentation schwierig.

Der Einsatz mobiler Software kann bei der Instandhaltung mehrere Probleme lösen. Beispielsweise liegen Servicetechnikern immer die aktuellen Dokumente der jeweiligen Anlage vor. (Bild: Eberspächer GmbH) [2]

Der Einsatz mobiler Software kann bei der Instandhaltung mehrere Probleme lösen. Beispielsweise liegen Servicetechnikern immer die aktuellen Dokumente der jeweiligen Anlage vor. (Bild: Eberspächer GmbH)

Mehrere Probleme lösen

Prozesssteuerung, Kostenkontrolle und Qualitätsdokumentation sind deshalb auch die wichtigsten Funktionen, die eine mobile Software für die Wartung und Instandhaltung etablieren muss. Für eine betriebliche Instandhaltung sind zumindest die Fallstricke der Prozesssteuerung meist einfacher zu umgehen. Zentrale und Service-Arbeitsort liegen nahe beieinander und die Prozesse werden direkt mit der Produktion und dem Facility Management abgestimmt. Die Granularität der Kostenkontrolle dagegen kann bereits stark von Unternehmen zu Unternehmen schwanken. Können Materialverbrauch und Zeitaufwand einzelnen Maschinen, Instandhaltungsmitarbeitern oder Aufträgen zugeordnet werden? Für das Controlling und die Planung sind dies die entscheidenden Fragen. Für externe Dienstleister werden diese Fragen ungleich herausfordernder. Mobile Software kann für die Instandhaltung im besten Fall gleich mehrere Aspekte dieses Problemkomplexes lösen:

Mitarbeiter beachten

Neben all diesen funktionellen Anforderungen müssen auch die Mitarbeiter bedacht werden. Dessen war sich Christian Wenzel bewusst, als er 2013 auf die Suche nach einer mobilen Instandhaltungssoftware ging. „Die wichtigste Anforderung an die neue mobile Lösung war eine einfache Bedienung. Nur so konnten wir mit einer Akzeptanz bei unseren Technikern rechnen. Es war uns sehr wichtig, dass sie dadurch wirklich eine Arbeitserleichterung erfahren und Freude bei der Verwendung haben“. Die Entscheidung fiel damals nicht nur deshalb auf die mobile Field Service Management Software MFR. Auch die Optimierung der eigenen Prozesse, insbesondere der Erstellung und Pflege der passenden Checklisten, sollte durch die mobile Software ermöglicht werden. „Die Projekte sind zwar sehr ähnlich, aber nicht hundertprozentig identisch. Deswegen mussten wir einen Weg finden, Anpassungen leicht vorzunehmen. Durch die offenen Schnittstellen der Software ist es möglich, die passende Checkliste aus unserer Projekterstellungssoftware automatisch zu generieren. Damit haben wir unseren Arbeitsablauf enorm verbessert“. Die Checklisten können die Servicetechniker direkt am mobilen Endgerät Schritt für Schritt ausfüllen, bei Bedarf Fotos hinzufügen und Restmängel dokumentieren. Letztere werden direkt automatisch aus dem Protokoll erstellten Wartungsbericht angehängt und binnen kürzester Zeit an den Kunden verschickt. Die mobile Lagerhaltung erlaubt seit vergangenem Jahr auch die mitarbeitergenaue Zuordnung aller Verbrauchs- und Ersatzmaterialien. Die Techniker können bei Bedarf über ihre Endgeräte Materialien bestellen und erhalten bei Lagereingang eine automatische Notiz und Verbuchung auf ihr mobiles Lagerkonto. Typische Verbrauchsmaterialien können mit Mindestmengen versehen werden, so dass das Fehlen der passende Schraube oder Lüsterklemme nicht erst vor Ort auffällt. Für die Hörburger bedeutet dass neben schlanken Prozessen und effizienter Auftragsbearbeitung auch eine klare Kostenkontrolle und Abrechenbarkeit.